Archive for juni 2014

Papier is oud papier in wording

Waarom bewaart u zoveel stukken op papier? Vroeger om overzicht te houden, nu vooral als bewaarplicht. Digitale informatie is immers veel beter doorzoekbaar, gemakkelijker te backuppen en sneller door te sturen naar belanghebbenden dan papier. Verder heeft digitale informatie geen kosten voor papier en toner en is de opslag stukken simpeler en goedkoper.

Helemaal afschaffen van papier is voorlopig een utopie. Goederen in winkel en magazijn zullen toch gelabeld moeten worden. Daarnaast verlangt de belastingdienst dat een bedrijf de administratie bewaart voor controle-doeleinden. Voor omzet-gerelateerde zaken is dat 7 jaar gerekend vanaf 1 januari na het indienen van de jaarcijfers. Met 10 jaar na aanmaakdatum gaat dat over het algemeen goed. Voor personeelsgegevens geldt een langere bewaartermijn.

Binnen ANB5 doen wij ons best om zoveel mogelijk informatie in de database op te slaan. Dan is het voor iedereen overal en snel toegankelijk en is een backup relatief simpel te realiseren. In verband met de fiscale bewaarplicht maakt ANB5 wel elke dag een compact overzicht van de handelstransacties. Hierop staat alle informatie die bewaard moet worden. En dan zodanig compact dat er zo min mogelijk papier voor nodig is. Dat scheelt ordners in het archief. En we emailen zoveel mogelijk. Op naar een papierloze wereld!