Archive for februari 2015

Controleer jezelf

Elke dag wordt de verkoop gecontroleerd door het doen van de kascontrole en pincontrole. Het resultaat wordt altijd doorgeboekt, als alles goed gaat is er natuurlijk geen verschil. Als er wel een kasverschil of pinverschil is dan duidt dat op gemaakte boekfouten:
– Er is wel iets verkocht maar geen factuur gemaakt
– Er is iets gefactureerd maar de betaling is niet (goed) geboekt
– Iemand is een oudere factuur komen nabetalen maar dit is niet ingevuld in ANB5Fact
– Er is geld uitgegeven aan inkoop of kosten maar dat is niet goed geboekt
Gelijk oplossen scheelt heel veel werk en hoe langer geleden hoe moeilijker de oplossing wordt. Is het klaar dan gaat de dagafsluiting in de ordner ‘Verkoop’ en wordt de pinrol (erbij) gearchiveerd.

PHP pagina ‘controles binnen ANB5’ geven een actueel overzicht van de stand van de administratie / registratie. Alle potentiële problemen worden hier aangegeven zodat ze niet achteraf pas door de boekhouder gemeld worden. Als alles netjes geregistreerd wordt dan geeft ANB5 ook een betrouwbaar beeld van het bedrijf. Worden allerlei problemen niet opgelost maar overgeslagen dan kan ANB5 natuurlijk geen goed beeld geven van de stand van uw bedrijf. Informatie die er niet is kan ook niet worden gebruikt.

Boekhouding

inkoop
Binnenkomende inkoopfacturen worden vergeleken met de ontvangsten van handelsgoederen van de betreffende leverancier. Het leverancierfactuurnummer wordt eraan gekoppeld en het gefactureerde bedrag moet overeenkomen met de waarde van de geleverde goederen plus de opgegeven order- en verzendkosten. ANB5 controleert dit zelf en geeft een afwijking duidelijk aan. U kunt vervolgens zelf besluiten of en welke actie u wilt ondernemen. Daarbij krijgt u een inkoopnummer dat rechtsboven op de factuur komt en deze wordt volgens dit nummer ingevoegd in de ordner ‘Inkoop’. Afhankelijk van uw voorkeur kan de inkoopfactuur tijdelijk in een ordner / postvak ‘nog te betalen’, maar ANB5 houdt ook zelf de lijst met handelscrediteuren bij.

kosten
Alle uitgaven binnen het bedrijf die niet direct betrekking hebben op handelsgoederen worden in ANB5 kosten genoemd. Hiervoor kunt u zelf hoofdgroepen en subgroepen aanmaken om een beter overzicht te krijgen van de bedragen die naar verschillende soorten uitgaven gaan (kostenplaatsen en grootboeknummers in boekhoudjargon). Ook deze krijgen een nummer dat rechtsboven op de factuur komt, voordat ze in een eigen ordner ‘Kosten’ bewaard worden conform de wettelijke bewaartermijn. Afhankelijk van uw voorkeur kan de kostenbon tijdelijk in een ordner / postvak ‘nog te betalen’, maar ANB5 houdt ook zelf de lijst met overige crediteuren bij.

Inkoop

besteladvies
ANB5 heeft altijd een lijst met de artikelen die bijbesteld moeten worden bij leveranciers. Deze lijst wordt gemaakt uit de huidige voorraad, de gewenste minimale voorraad (hoeveel vindt u dat er in de kast moeten liggen) en de bestellingen van klanten. Van deze lijst is direct te zien hoeveel van het betreffende product er de laatste 30 dagen is verkocht, zodat de minimale voorraad simpel aangepast kan worden als de vraag naar het product stijgt of daalt. Als u bijvoorbeeld voor een week voorraad wilt hebben deelt u de omzet van de afgelopen 30 dagen door 4.

orders plaatsen
Het plaatsen van een order is een goed moment om productbeheer te doen voor het betreffende artikel.
Controleer of de minimale voorraad nog goed staat (zie besteladvies). Geeft ANB5 aan dat er een negatieve voorraad is zoek dan uit of dat terecht is en herstel de fout als dat niet zo is. Vaak betekent een tekort op een “rode” automatische een teveel op de “roze” (oeps-de-voorraad-is-negatief/).
Van het product zie je bij welke leveranciers je het al eens eerder hebt ingekocht en voor welke prijs. Daarnaast wordt de informatie uit sidebase weergeven voor deze combinatie van merk en vendorpartnumber. Sidebase is een totaaloverzicht van prijslijsten en beschikbaarheid van al uw gekoppelde leveranciers. Dit zit in een aparte lijst, die echter via merk-vendorpartnumber gekoppeld wordt aan uw eigen artikelbestand.
Plaats de in te kopen artikelen in order bij de gewenste leverancier, je kan meerdere orders tegelijk beheren. Herreken de marges uitgaande van de nu nieuw vastgestelde inkoopprijs en de gewenste verkoopprijs.

goederenontvangst
Dozen met handelsgoederen die binnenkomen worden gecontroleerd op transportschade alvorens te tekenen voor correcte ontvangst. Vervolgens wordt de doos uitgepakt en de inhoud wordt vergeleken met de pakbon van de leverancier.
Alle goederen worden ingeboekt tegen de bijbehorende order in ANB5. Zo is direct te zien of geleverd is wat er besteld was. Inboeken gebeurt zoveel mogelijk op serienummer (unieke identificatie van dit specifieke product), zodat daarna in het gehele bedrijfsproces te volgen is welk product het betreft en wat er mee gebeurt tijdens zijn (handels)leven. Heeft een product geen serienummer dan wordt de EANcode gescand. Dit biedt een controle of het product ook daadwerkelijk is wat in ANB5 verwacht wordt. Bovendien werkt het scannen met EANcode efficiënter, omdat je niet handmatig de juiste productregel hoeft uit te zoeken.
ANB5 geeft bij de inboek een inkoopnummer. Dit komt rechtsboven op de pakbon, die vervolgens in de ordner ‘Inkoop’ bewaard wordt volgens de wettelijke bewaartermijn. (boekhouding – inkoop)

Klantcontact

ANB5 registreert alle verkoopactiviteit rond een klant. Natuurlijk is er een klant ‘Contante verkoop’ voor anonieme verkoop, maar registratie op klant biedt heel veel uitgebreide service mogelijkheden. Denk hierbij aan klanthistorie, supplies bij hardware en eventuele leuke aanbiedingen op maat. Ook kan je hier het emailadres van de klant kwijt om hem te informeren. Overleg daarom altijd met een klant of hij in het systeem wil en registreer hem dan volledig.
ANB5 gaat verder dan alleen offertes, bestellen en factureren, wij ondersteunen ook backorders, bijzondere vragen, garantieafhandelingen en abonnementen op regelmatig terugkerende activiteiten.
Alle onderdelen van ANB5 ondersteunen logboeken. Hierin kan aanvullende informatie over de activiteit worden opgeslagen die vervolgens voor alle collega’s (en voor externe logboeken ook voor de klant) in te zien is. Hiermee kan de klant beter geïnformeerd worden en worden fouten bij de overdracht tussen medewerkers beperkt.
Alle product-gerelateerde activiteiten ondersteunen het scannen van serienummers en/of EANcodes. Zo worden fouten voorkomen en kan betere service worden verleend in geval van problemen.

Bedrijfsvoering met ANB5 = logistiek en geldstromen

Voor een goed inzicht in de bedrijfsvoering van een handelsbedrijf zijn zowel logistiek (de goederenstromen) als de geldstromen van essentieel belang. ANB5 heeft deze allemaal geïntegreerd in één enkele database en biedt dus continue inzicht in beide. Door de vergaande integratie wordt geen dubbel werk gedaan en kunnen beide onderdelen elkaar controleren op fouten.

Een paar basisprocessen zijn apart te onderscheiden, maar omdat het een geïntegreerd systeem is zit er overlap tussen de processen. Ze gebruiken immers allemaal dezelfde producten, maar gaan er verschillend mee om. De hoofdgroepen hebben in ANB5 elk hun eigen applicatie gekregen:
* Klantcontact – alles wat u met een klant te maken heeft wordt vastgelegd in ANB5Fact, het blauwe pakket. Dit omvat natuurlijk klantgegevens maar ook de complete historie van offertes, bestellingen, facturen, garantieaanspraken en overige vragen.
* Werkoverzicht – de werklijst met alles wat voor klanten gedaan moet worden is overzichtelijk in ANB5Genie, het rode pakket.
* Inkoop en RMA – ook dit overzicht is beschikbaar in ANB5Genie
ANB5Genie is dus eigenlijk de backoffice van uw bedrijf, waar ANB5Fact de front-office is.
* Boekhouding – alle financiële documenten en transacties worden geregistreerd in ANB5Admin, het gele pakket. Hierin zitten de inkoopfacturen (horend bij handelsgoederen), kostenbonnen (uitgaven die niet direct betrekking hebben op handelsgoederen) en kas- en bank-gegevens.
* Webshop – koppeling naar de website / webshop gaat met ANB5Webconnect.
Daarnaast zijn er ondersteunende tools voor overige taken die deel uitmaken van ANB5.