Archive for november 2016

Boeken van loonkosten

ANB5 registreert de netto uitgaven aan lonen en betalingen aan de belastingdienst (loonkosten werkgever). Zorg er voor dat alleen de echte posten in de betreffende kostengroep zijn opgenomen en niet allerlei bijkomende posten. Als er afwijkende betalingen in geregistreerd worden dan is het heel moeilijk om aan het eind van het jaar (in december) de aansluiting te kunnen maken naar de boekhoudkundige / fiscale verwerking van de salarisadministratie. Deze boekingen zijn allemaal ZONDER BTW!

Verwerken netto lonen
In ANB5 hebben we (een aantal van) deze posten, die in ANB5 beschouwd worden als uitgaven ten laste van het resultaat (in boekhoudtermen is dat niet zo!):

  1. netto lonen (12x, deze bedragen zijn inclusief uitbetaald vakantiegeld)
  2. loonbelasting, aan de fiscus (12x, dit is inclusief loonheffing over vakantiegeld)
  3. bedrijfstakafhankelijke afdrachten (12x)
  4. reservering vakantiegeld werkgever (12x boeking en 1 of meer keer vrijval met een min-teken)

Dit gedeelte netto-lonen post 1 t/m post 3 moet je in elk geval boeken, omdat deze van je bankrekening betaald worden. Het gedeelte hierna kan je overlaten aan je boekhouder bij het opmaken van de jaarrekening. Als je ervoor kiest om zelf de aansluiting te maken naar een bruto-salaris-registratie dan staat hieronder een lijst met handelingen om de ANB5-boekingen om te zetten. Let op, deze is nog in ontwikkeling!


Verwerken bruto lonen
Aan het eind van het jaar moet dat overeenkomen met de posten volgens een boekhoudsysteem:

  • W1 bruto lonen (W&V)
  • W2 uitbetaald vakantiegeld (W&V)
  • W3 bruto vergoedingen en toeslagen (W&V)
  • W4 sociale lasten (W&V)
  • W5 bedrijfstakafhankelijke regelingen (W&V)
  • W6 reservering vakantiegeld inclusief kosten werkgever (W&V)
  • B1 tebetalenNettoloon (balans)
  • B2 tebetalenLoonheffing (balans, betreft december en eventuele correcties)
  • B3 tebetalenBedrijfstakregeling (balans)
  • B4 reservering vakantiegeld (balans)

ANB5 combineert
Om van de ANB5 registratie naar de boekhoudregistratie te komen moeten een aantal omboekingen gemaakt worden, de meeste aan het eind van het jaar:

  • toevoegen van de jaartotalen uit de salarisadministratie (kosten werkgever) aan de kosten (plus-teken): W1 t/m W5 (vakantiereservering zou al goed moeten zijn)
  • “omboekpost” van de ANB5-jaartotalen post 1 t/m 3 ten behoeve van bruto registratie (min-teken)
    • uitbetaald netto loon” bij ANB5-post 1.
    • “ingehouden loonheffing” bij ANB5-post 2.
    • “werknemerdeel sociale lasten en premies” bij ANB5-post 2.
    • restant = “werkgeverdeel sociale lasten en premies” bij ANB5-post 2.
    • “werknemerdeel bedrijfstakafhankelijke heffingen” bij ANB5-post
    • restant = “werkgeverdeel bedrijfstakafhankelijke heffingen” bij ANB5-post 3.

Nu kan je de toegevoegde posten via een bankmutatie “salaris van netto naar bruto” betaald melden, zodat je niet met openstaande posten blijft zitten. Uiteindelijk zal er een openstaand saldo open blijven op ofwel W1 t/m W5 ofwel de ANB5 posten. Dit moet als nog te betalen balanspost op de jaarrekening verschijnen. Daarvoor moet je een balanspost aanmaken met het nog te betalen, openstaande bedrag (met een min-teken, in B1, B2 of B3) en die nabetalen tegen het openstaande bedrag. Als dan in het volgende jaar dit bedrag betaald wordt, dan maak je een nieuwe balanspost aan voor hetzelfde bedrag maar nu met een plus-teken en die betaal je van de bank.

Vakantiegelden de maandelijkse reservering vakantiegeld zou overeen moeten komen met de reserveringen uit de loonadministratie. De geboekte vrijval vakantiereserveringen zou overeen moeten komen met de vrijval volgens de loonadministratie.

Bij het uitbetalen van vakantiegelden boek je daarnaast de reserve vakantiegeld van de balans (B4) tegen.

Nu kan je de vakantiereserve-posten via een bankmutatie “reservering vakantiegeld” betaald melden, zodat je niet met zoveel openstaande posten blijft zitten. Uiteindelijk zal er een openstaand saldo open blijven op ANB5 post4. Als het goed is komt deze overeen met het saldo vakantiereserve uit de loonadministratie. Dit openstaande bedrag kan dan worden betaald met een aan te maken bonnetje voor B4. Dan verschijnt de vakantiereserve vanzelf weer op de jaarrekening.

Kostenbonnetjes – hoe moet ik ze invullen voor een juiste verwerking

Het invullen van uitgaven (kostenbonnetjes) bepaald hoe ze uiteindelijk in de jaarrekening verwerkt zullen worden. Om te zorgen dat dat goed gaat is het belangrijk om ze in 1x goed in te vullen. Anders blijft er bij het maken van de jaarrekening veel extra werk over.

Uitgaven voor andere fiscaal-juridische entiteiten horen niet de boekhouding thuis. Deze hebben een eigen administratie en bankrekening! Denk hierbij aan houdstermaatschappijen / dochterondernemingen. Prive-uitgaven in een eenmanszaak moeten duidelijk herkenbaar geregistreerd worden, dus niet in een mix van allerlei kleine bonnetjes (bijvoorbeeld in een maandelijkse post “prive-opname”). In een BV horen geen prive-opnamen.

Gewone” uitgaven: zorg ervoor dat ze in de juiste groep komen en dat er een omschrijving bij staat die duidelijk maakt waarvoor de uitgaven zijn gedaan. Dit moet ook een jaar later voor een andere persoon begrijpbaar zijn (de boekhouder / de belastingdienst).

  • Balansposten hebben meestal geen BTW: leningen bijvoorbeeld
  • Sommige uitgaven hebben lage BTW, bijvoorbeeld levensmiddelen of de trein
  • Sommige uitgaven hebben geen BTW, bijvoorbeeld rente,verzekeringen, lonen, bedrijfsvereniging, prive-opnamen

Belastingen: Geef bij factuurreferentie het aangiftenummer op, bij orderreferentie kan het betaalkenmerk (dat vul je ook bij de bank in bij de betaling). Vul bij omschrijving ALTIJD het jaartal in waar de betaling betrekking op heeft. Geef ook aan voor welke maand, kwartaal of jaar het is en vermeld duidelijk welke soort belasting het is.

  • Loonbelasting: omschrijving “loonheffing maand jaartal “. Deze zijn altijd zonder BTW (BTW=0 / ex BTW=inc BTW)
  • Afdracht BTW: omschrijving “btw periode jaartal ” of “btw suppletie jaartal”. Deze moet altijd in de subgroep “Afdracht BTW” zitten voor een correcte verwerking in de jaarcijfers. Deze is altijd uitsluitend BTW (ex BTW=0 / BTW=inc BTW)
  • Vennootschapsbelasting: omschrijving “vennootschap jaartal “. Deze moet altijd in de subgroep “Vennoot…” zitten voor een correcte verwerking in de jaarcijfers. Deze zijn altijd zonder BTW (BTW=0 / ex BTW=inc BTW)

Als er rente betaald moet worden of ontvangen wordt, dan moet daar een apart kostenbonnetje voor gemaakt worden. Dit is dan namelijk “Rente belastingdienst” en geen afdracht aan de belastingdienst. Een enkele betaling heeft dan dus betrekking op 2 kostenbonnetjes.

Bijzondere boekingen