Archive for the ‘ANB5’ Category.

BTWnummer en eenmanszaak – nieuwe AVG regels

De belastingdienst erkent dat het huidige systeem van BTWnummers niet houdbaar is voor eenmanszaken. Het is in strijd met de privacyregels. Zij gaan daarom per 1 januari 2020 een nieuw BTW-indentificatienummer invoeren voor eenmanszaken, zodat hun BTWnummer niet langer gebaseerd is op het BSN.

ANB5 moet natuurlijk voorzien worden van dit BTW-indentificatienummer:

  • pas in ANB5Config alle briefpapier-variabelen aan. Hier komt het BTW-indentificatienummer in plaats van het BTWnummer
  • controleer dat je Algemene Voorwaarden het BTW-indentificatienummer gaan gebruiken
  • Laat in ANB5Fact (blauwe pakket) bij het BTWnummer van de klant jezelf (meestal klantnummer=1) het oude BTWnummer staan! De belastingdienst blijft voor haar communicatie met de eenmanszaak namelijk het oude nummer gebruiken.

 

Bundelproduct als basis voor maatwerk

Bundelproducten zijn ontworpen om aangeboden en verkocht te worden als geassembleerd product. Soms kunnen ze ook handig zijn als basis voor maatwerk.

  • je wilt de lijst met onderdelen aanpassen voor het maatwerk. De bundelmarge wordt vervangen door de som van de marge op alle onderdelen:
    • kies de juiste assemblage offerte en zet deze naar het werkblad
    • deselecteer het bundelproduct en het samengesteld-uit-product
    • kies in het hokje met het totaalbedrag voor klp en de enter-toets
  • je kiest de assemblage offerte en voegt hieraan een omruil toe: -1 vervangen door +1 om de gewenste aanpassing te maken

Howto: aanmaken van een bundelproduct (assemblagekoppeling)

Als je een bundelproduct wilt maken heb je 2 dingen nodig:

  • bundelAPN: dit is het APN waarop het geassembleerde product in de prijslijst verschijnt. Dit heeft een inkoopprijs (=som van de kostprijs van de onderdelen), een eigen EAN, marges en adviesverkoopprijs
  • een offerte met daarop -1x bundelAPN, 1x IsSamengesteldUitAPN en de lijst met onderdelen waaruit het samengesteld is (onderdelen met positief aantal)

Als je inlogt in ANB5Fact onder de klant ‘eigen vestiging’ (meestal klantnummer=1) en je gaat naar het tabblad Offerte dan kan je daar de offerte vinden van je bundelproduct:

  • met rechtsklikken voeg je de offerte toe aan de standaardoffertes
  • met rechtsklikken kan je de offerte toevoegen aan de assemblagekoppeling. De omschrijving van het bundelAPN wordt ook de korte omschrijving van de offerte.
  • als je dat wilt kan je met rechtsklikken de offerteinformatie bewerken: toelichting, korte omschrijving en de offertesoort en offerteset kunnen aangepast worden.

Hierna kan je in ANB5Genie met artikelmanager de marge-instellingen bewerken, want nu is de inkoopprijs goed gezet. Denk eraan dat je de juiste BTWcode gebruikt.

Snel zoeken van producten uit de basisprijslijst

Het is heel fijn om een standaardprijslijst te hebben met de basis-artikelen die je aan je klanten wilt aanbieden en waarvan je vindt dat ze op voorraad moeten zijn. Die prijslijst kan dan geprint op de balie, maar deze kan ook gebruikt worden om in ANB5Fact met een checkbox extra snel producten te kunnen vinden.

Deze checkbox ‘in prijslijst’ geeft alleen die producten weer die opgenomen zijn in de eerste offerte die is ingevuld bij de standaardoffertes in ANB5Config. ANB5Fact – Algemeen – offertescompact bevat dan op de eerste regel ‘Prijslijst;Offnr’ waarbij offnr het nummer is van de offerte waarin jullie de standaard prijslijst bijhouden.

Verkopen van bundelproducten zonder aparte assemblage-factuur

Vaak zullen bundelproducten eerst ge-assembleerd worden en dan kan het assemblageAPN direct vanaf de plank (op serienummer) worden gefactureerd.

Soms is echter serienummer registratie of handwerk bij de bundeling niet nodig. Dan kan het assemblageAPN direct gefactureerd worden, met eronder een lijstje van de samenstellende componenten. Hiervoor is het wel nodig dat de offerte waarop de componenten van het assemblageAPN staan ook aangemeld is als standaardofferte in bijvoorbeeld offerteuitgebreid of een offertecompact-lijst.

Bij verkoop zijn dan een paar handelingen nodig:

  • controleer dat bij de keuze voor een nieuwe offerte de checkbox ‘BundelAPN op voorraad nemen’ uitgevinkt is
  • de juiste offerte wordt naar het werkblad geselecteerd. ANB5 zet zelf de prijs van de losse componenten op 0.-, aantal en prijs van het assemblageAPN worden op 0 gezet en de totaalprijs wordt aan het ‘is samengesteld uit’ product gehangen.

De klant krijgt dus als aantallen alle losse items en als prijs de totaalprijs van het assemblageAPN maar dan hangend aan de dienst ‘samengesteld uit’.

Beheer van bundelproducten

ANB5 ondersteunt het maken van zogenaamde bundelproducten. Dat is een apart APN wat je zelf kan samenstellen uit losse componenten. Denk hierbij aan een ge-assembleerde computer, een kadopakket of aan een bundelactie van een “gratis product” bij aanschaf van iets groots. De koppeling tussen assemblageAPN (het APN voor de bundel) en de onderdelen waaruit het bestaat gaat via een offerte en wordt bijgehouden in ANB5Config – ANB5Fact – Algemeen – assemblagekoppeling. Logische opbouw: -1 assemblageAPN, +1 ‘is samengesteld uit’ (dienst van 0 euro), +1 alle onderdelen.

De verkoopprijs wordt net als voor alle andere artikelen in ANB5Genie vastgelegd voor het assemblageAPN. Let erop dat je de juiste BTWcode aan het bundelproduct hangt, dit zal meestal hoge BTW zijn (behalve als alle componenten een andere BTWcode hebben)! Door ANB5Util wordt de som van de kostprijs van de losse componenten ingevuld als inkoopprijs voor het assemblageAPN en in artikelmanager kan je hierover de marges vastleggen.  Daarmee kan de prijs van het assemblageAPN dus afwijken van de optelsom van de onderdelen als een klant die los zou aanschaffen (1 gezamenlijke marge in plaats van allemaal losse marges).

De voorraad in ANB5Fact is het aantal stuks van het assemblageAPN wat je op voorraad hebt. Ze komen op voorraad als je de assemblagefactuur factureert (die boekt alle onderdelen van de voorraad af en het assemblageAPN bij de voorraad bij). Voor de website en de prijslijst wordt een ‘virtuele’ voorraad bepaald. Die ‘virtuele’ voorraad bestaat uit voorraad_aantal – echtbesteld +assembleerbaar.

Voorraad_aantal is het aantal klaarstaande reeds gebundelde stuks

echtbesteld is het aantal stuks assemblageAPN wat door klanten besteld is (bestellingen met aantal>0 voor het assemblageAPN)

assembleerbaar is het aantal stuks assemblageAPN wat gemaakt zou kunnen worden uit de beschikbare losse componenten:

  • deze worden nu geassembleerd – bestellingen met aantal < 0 van het assemblageAPN waarvan alle onderdelen een ETA hebben anders dan 1-1-1900 en kleiner of gelijk aan nu (er is voldoende beschikbare voorraad voor de componenten uit deze assemblage-bestelling)
  • deze kunnen geassembleerd worden uit de vrije voorraad van de componenten – het component met de laagste beschikbare vrije voorraad bepaalt het mogelijk te assembleren aantal van het bundelproduct

Spullen mee naar een evenement

Als je spullen mee neemt naar een evenement dan komt er meestal ook weer veel retour. Natuurlijk is het belangrijk om de verkoop tijdens het evenement bij te houden. Maar ook is het belangrijk om netjes te registreren wat je meeneemt en wat er terugkomt:

In ANB5Fact heb je een klant die bij het evenement hoort of je maakt die aan.

  • je scant alles in met ofwel EANcode ofwel serienummer wat je meeneemt. Dit bewaar je in bestelling met klantorderreferentie ‘heen’
  • als je terugkomt scan je weer alles in op ofwel EANcode ofwel serienummer.
  • op het werkblad kan je kiezen om alle aantallen om te zetten naar retour-aantallen via ‘Instellingen’ – ‘Wissel aantallen plus min’
  • sla deze op als bestelling met klantorderreferentie  ‘retour’
  • nu factureer je beide bestellingen, maar je maakt alleen een pakbon en nog geen factuur
  • beide ongefactureerde pakbonnen factureer je samen naar een verzamelfactuur
  • als je deze print krijg je aan het eind een pagina met de netto verkoop

Hoe bepaalt ANB5 de ETA

ETA is de Expected Time to Arrival: wanneer mag je verwachten dat het product er is. Dat hangt uiteraard af van de beschikbaarheid bij de leverancier, de transporttijd en de inkoopfrequentie bij die leverancier. Hoe hoger de inkoopfrequentie hoe minder dagen er bij de ETA opgeteld worden.

Transporttijd volgt uit het leveranciertype, ANB5 rekent met 1 dag voor Nederladse leveranciers, 2 dagen voor EU-leveranciers en 7 dagen voor buitenlandse leveranciers

Prijslijst

De kolom voorraad geeft je eigen vrije voorraad

De kolom ETA geeft aan wanneer wij nieuwe voorraad (kunnen) krijgen:

  • Leeg veld als we echt geen idee hebben
  • Er is een order: de ETA van het item in de order is in de toekomst, dan wordt de ETA in de prijslijst orderitemETA+ leveranciertype
  • Er is geen order of de orderitemETA ligt in verleden: dan geldt de laagste levertijd uit groothandelinfo (grhinf). De ETA in grhinf moet hiervoor in de toekomst liggen of er is voorraad, de ETA in de prijslijst is dan de grhinf-ETA verhoogd met leveranciertype èn met inkoopfrequentie in afgelopen half jaar.

 

Bestelling-ETA

  • Er is vrije voorraad: ETA=vandaag
  • het artikel zit in een order met ETA in toekomst: orderitem-ETA + leveranciertype
    • Order met ETA vandaag of ouder: grhinf-ETA van deze leverancier + leveranciertype
  • Er zitten er onvoldoende in order om de bestelling te kunnen leveren, dan wordt groothandelinfo (grhinf) gebruikt: de ETA in grhinf moet in de toekomst liggen of er is voorraad. De grhinf-ETA wordt dan verhoogd met leveranciertype èn met inkoopfrequentie in afgelopen half jaar

Factureren zonder BTW aan een buitenlandse klant

Heeft deze klant al eerder offertes, bestellingen of facturen gehad? Zo ja maak dan een nieuwe klant aan voor deze klant zonder btw. Zo nee dan kan je de klant aanpassen. Maak wel altijd opnieuw de bestelling aan op het werkblad, want als je bestaande offertes, bestellingen of facturen hergebruikt dan blijft de btw erop staan!

Je hebt van de klant dan een btw-nummer nodig.
Je zet de klant op het juiste buitenland
Je vult het btw-nummer in
Druk op de knop “check btw-nummer”. Dit opent een webpagina waarop GELDIG hoort te verschijnen met de juiste bedrijfsinformatie
Als dat klopt dan kan je het vinkje klant met btw uitvinken.
Alles wat je voortaan aanmaakt krijgt btw-tarief 0 euro en een vermelding “intracommunautaire levering”.

Denk eraan dat deze een aparte vermelding krijgen bij de aangifte BTW.

Bankafschriften inlezen en kosten aanmaken

Vanuit het bankafschrift kosten aanmaken is heel gemakkelijk en snel. Maar helaas niet zonder nadelen: je kan dubbel aangemaakte kosten krijgen (ze waren er al, maar je hebt niet goed genoeg gezocht en ze nogmaals aangemaakt) maar je krijgt ook heel snel totaal onleesbare kosten (de afschriftinfo wordt in opmerking gedumpt zonder verdere opmaak).

Om lange zoektochten als gevolg hiervan te voorkomen is het vaak handiger om een extra tussenstap te maken:
• Kosten eerst aanmaken via tabblad kosten, niet vanuit het bankafschrift. Dit kan ook in een nieuw geel pakket! Check daarbij even of je ze niet al hebt! Dat gaat gemakkelijker met de volgende richtlijn: factuurnummer bij factuurreferentie, klantnummer of betaalkenmerk bij orderreferentie, in de omschrijving kort aangeven maand en jaar en waar het geld voor gebruikt is.
• Bij importeren bankafschrift in de eerste import alleen linksonder aangeven of het verkoop-inkoop-kosten of 1 van de soorten kruisposten betreft en ALTIJD kiezen voor overslaan (zeker bij gecombineerde betalingen wordt het anders een spaghetti)
• Pas bij het “verwerken van de bankinformatie” de definitieve boeking doen