Archive for the ‘ANB5’ Category.

Bankafschriften inlezen en kosten aanmaken

Vanuit het bankafschrift kosten aanmaken is heel gemakkelijk en snel. Maar helaas niet zonder nadelen: je kan dubbel aangemaakte kosten krijgen (ze waren er al, maar je hebt niet goed genoeg gezocht en ze nogmaals aangemaakt) maar je krijgt ook heel snel totaal onleesbare kosten (de afschriftinfo wordt in opmerking gedumpt zonder verdere opmaak).

Om lange zoektochten als gevolg hiervan te voorkomen is het vaak handiger om een extra tussenstap te maken:
• Kosten eerst aanmaken via tabblad kosten, niet vanuit het bankafschrift. Dit kan ook in een nieuw geel pakket! Check daarbij even of je ze niet al hebt! Dat gaat gemakkelijker met de volgende richtlijn: factuurnummer bij factuurreferentie, klantnummer of betaalkenmerk bij orderreferentie, in de omschrijving kort aangeven maand en jaar en waar het geld voor gebruikt is.
• Bij importeren bankafschrift in de eerste import alleen linksonder aangeven of het verkoop-inkoop-kosten of 1 van de soorten kruisposten betreft en ALTIJD kiezen voor overslaan (zeker bij gecombineerde betalingen wordt het anders een spaghetti)
• Pas bij het “verwerken van de bankinformatie” de definitieve boeking doen

Hoe gaat ANB5 om met RMAs en reparaties door externe partijen

ANB5 maakt bij het aanmaken van een RMA onderscheid tussen goederen (echte voorraad staat aan in artikelmanager) en diensten (echte voorraad staat uit in artikelmanager).

Als het product een dienst is dan wordt er een bedrag gevraagd, de huidige inkoopprijs is de suggestie. Is het een echt product dan wordt de huidige voorraadprijs als basis gebruikt.

Reparatie naar RMA: maakt een bestelregel voor +1 APN voor de klantprijs van het APN (ingevulde prijs + verkrijgkosten + marge volgens ANB5) en een order voor +1 APN voor de ingevulde prijs

Nieuwe RMA aanmaken: maakt een inkoop voor 0x APN (om de ingevulde prijs vast te leggen) en 0x “is vervangen door”. Daarbij komt een order voor +1 APN voor het terug te ontvangen product (echte voorraad) resp. de te betalen reparatiekosten (dienst)

RMA aanpassen: hier kan je de afgesproken prijs in de order (maar niet in de klantbestelling!!) wijzigen indien het een dienst betreft (de reparatiekosten vallen hoger of lager uit dan vooraf begroot). Voor een echt artikel is deze optie er niet.

RMA afmelden: vraagt voor ee ndienst nogmaals de reparatieprijs (vooringevuld met prijs uit de order). Bij afmelden blijft de inkoop altijd op bedrag=-1 zodat de administratie hem moet invullen. Voor een echt product wordt het bedrag op 0 gezet bij omruil, reparatie of credit uit garantie en op -1 voor een toegekende credit.

Inboeken en betalen Belastingdienst

Betalingen aan de Belastingdienst zijn altijd slecht herkenbaar en zowel loonherffing als ofdracht BTW gaan aan het eind van de maand. Ze worden in ANB5 echter heel verschillend verwerkt.

Maak daarom gelijk het kostenbonnetje aan in ANB5 als je de aangifte instuurt naar de Belastingdienst en de betaling klaar zet bij de bank. Vul in ANB5 het aangiftenummer in als factuurreferentie, het betaalkenmerk als orderreferentie en zet in de opmerking de soort belasting en maand of kwartaal en jaartal waar het bij hoort. Dan gaat het eigenlijk altijd goed met de kostengroep en btw-waarde.

Als je het doet vanuit het bankafschrift is het veel lastiger: ze gaan typisch op dezelfde dag en met een lange onleesbare rij cijfers als kenmerk en belanden dan al snel in de verkeerde groep en gaan dan ook fout met het in te vullen bedrag bij exBTW en BTW.

Consignatie / rackjob naar klant

Als je een consignatie bij een klant hebt staan dan kan je daar gewoon een onbetaalde factuur van hebben. Met een eigendomsvoorbehoud in de leveringsvoorwaarden en een registratie van de serienummers die in consignatie geleverd zijn is meteen duidelijk dat het eigendom bij jou blijft totdat de klant alles betaald heeft.

Vervolgens wordt natuurlijk verkocht uit de consignatievoorraad en dit wordt weer aangevuld met andere exemplaren. Om het overzicht en het juridische eigendom te behouden van de spullen die in consignatie bij de klant staan is het raadzaam om regelmatig, bijvoorbeeld elke maand, de consignatiefactuur te hernieuwen.

Maak een lijst van alle serienummers / artikelen die op dat moment bij de klant staan. Maak hiervoor 2 facturen: eentje met alle aantallen plus en eentje met alle aantallen min. De klant moet dan het verschil tussen de vorige consignatiefactuur en de net gemaakte credit betalen (dat is immers verkocht). De nieuwe consignatievoorraad bestaat uit de net gemaakte plus-factuur en zal worden aangevuld met een tweede consignatiefactuur waarop de aanvullingen geregistreerd staan.

Nieuwe versies – vervangen oude

Eens in de zoveel tijd moeten de versies van ANB5 vervangen worden. Hiermee zorgen we er voor dat oude versies niet meer per ongeluk gebruikt kunnen worden en iedereen beschikt over de laatste uitbreidingen en patches.

Soms zijn pakketten echter nog in gebruik door medewerkers. Een tip daarbij is om de in-gebruik-zijnde pakketten te hernoemen (bijv ANB5Fact.exe naar ANB5Factold.exe), dat kan zonder dat de medewerkers het pakket hoeven af te sluiten.

Hierna kan de nieuwe versie naar de map gekopieerd worden. Zodra mensen dan het pakket afsluiten en opnieuw openen zullen zem et de nieuwe versie gaan werken. De volgende dag kan dan de oude versie verwijderd worden.

Openingsbalans in ANB5

Voordat de openingsbalans ingevuld kan worden moeten er eerst een aantal zaken voor het afgesloten jaar worden gecontroleerd:

  • zitten alle kosten in de juiste groepen
  • zijn er kosten die betrekking hebben op het vorige jaar? Zo ja dan kunnen deze met rechtsklikken “kosten – hoort bij vorig jaar” daaraan toegevoegd worden. Ze worden dan door ANB5 als nog-te-betalen beschouwd
  • zijn er kosten die horen bij volgend jaar? zo ja geef ze dan ook een datum in volgend jaar
  • is alle loonadministratie voldoende verwerkt? Eventuele openstaande bedragen kunnen desgewenst omgezet worden naar een balanspost (kan ook later handmatig)
  • een openstaande balanspost verschijnt dubbel op de jaarrekening: bij crediteur EN als balanspost. Probeer die daarom te vermijden (neem alleen betaalde balansposten op in ANB5)

Kies in ANB5Admin (gele pakket) voor het  tabblad Openingsbalans en selecteer het juiste jaartal

Klik op de knop <Aanvullen eindbalans>

Klik vervolgens op <Zet eindbalans over naar openingsbalans>

Pas nu met rechtsklikken de waarden aan zodat ze overeenkomen met de jaarrekening van de boekhouder. Houdt voor de plus en min tekens rekening met de volgende punten:

  • de W&V-posten worden ingevuld als positieve waarden: ANB5 weet dat inkoopex en kosten afgetrokken moeten worden van verkoopex. Een positief ingevuld kas-of bankverschil wordt verwerkt als negatieve kosten, een negatief kas- of bankverschil als gewone kostenpost.
  • op de balans komen positief ingevulde waarden in principe bij Activa (Debet, links), negatief ingevulde waarden bij Passiva (Credit, rechts)
  • Af te dragen BTW (“btwovervorigjaar”) komt altijd bij Passiva, voor afdracht gebruik je een negatief ingevulde waarde, voor BTWteruggaaf een positief ingevulde waarde.
  • (handels)crediteuren / nog-te-betalen wordt positief ingevuld maar wordt dan juist wel als passiva / credit verwerkt door ANB5 (omdat crediteuren daar “horen”). Vooruitbetaalde leveranciers en vooruitbetaalde kosten moeten dan ook met een min-teken ingevuld worden om bij activa op de balans te komen.

Bijzonderheden van ANB5

  • ANB5 geeft in de openingsbalans ook de waarden mee van de winst- en verliesrekening van het afgelopen jaar. Dit maakt vergelijking tussen jaren eenvoudiger (zeker na aanpassingen door de boekhouder). Het gevolg is wel dat post 10501 = Reserves niet meer overeenkomt met het Eigen Vermogen zoals een boekhouder dat opgeeft: de boekhouder geeft de waarde na mutatie met het resultaat van afgelopen jaar, terwijl ANB5 zelf nog het resultaat uit de winst- en verliesrekening toevoegt aan de reserves. Je moet dus de waarde van de boekhouder verminderen met de winst als je hem in ANB5 invult.
  • op de jaarrekening komt “kostprijs omzet”: die staat niet als zodanig in de ANB5 openingsbalans, maar zij wordt berekend uit de waarde van inkoop ex BTW vermindert met de voorraadtoename (of vermeerdert met de voorraadafname) tussen de voorraadwaarde op 31 december en 1 januari van het vorige jaar.
  • “openstaande balansposten” (bijvoorbeeld reserve vakantiegeld of nog te betalen loonheffing) worden in de openingsbalans niet apart vermeld maar opgenomen als onderdeel van de crediteuren omdat ze anders “dubbel” meegeteld worden.
  • Vennootschapsbelasting (BV) / Opname prive (eenmanszaak of VOF) van vorig jaar moeten in de openingsbalans van het nieuwe jaar toegevoegd worden aan de algemene bedrijfsreserves: deze wil je niet over meerdere jaren opgeteld op de jaarrekening zien, daar moeten alleen mutaties van het lopende jaar staan. Ze moeten ook deze naam hebben (“Vennootschapsbelasting” resp. “Opname prive”).

Boeken van loonkosten

ANB5 registreert de netto uitgaven aan lonen en betalingen aan de belastingdienst (loonkosten werkgever). Zorg er voor dat alleen de echte posten in de betreffende kostengroep zijn opgenomen en niet allerlei bijkomende posten. Als er afwijkende betalingen in geregistreerd worden dan is het heel moeilijk om aan het eind van het jaar (in december) de aansluiting te kunnen maken naar de boekhoudkundige / fiscale verwerking van de salarisadministratie. Deze boekingen zijn allemaal ZONDER BTW!

Verwerken netto lonen
In ANB5 hebben we (een aantal van) deze posten, die in ANB5 beschouwd worden als uitgaven ten laste van het resultaat (in boekhoudtermen is dat niet zo!):

  1. netto lonen (12x, deze bedragen zijn inclusief uitbetaald vakantiegeld)
  2. loonbelasting, aan de fiscus (12x, dit is inclusief loonheffing over vakantiegeld)
  3. bedrijfstakafhankelijke afdrachten (12x)
  4. reservering vakantiegeld werkgever (12x boeking en 1 of meer keer vrijval met een min-teken)

Dit gedeelte netto-lonen post 1 t/m post 3 moet je in elk geval boeken, omdat deze van je bankrekening betaald worden. Het gedeelte hierna kan je overlaten aan je boekhouder bij het opmaken van de jaarrekening. Als je ervoor kiest om zelf de aansluiting te maken naar een bruto-salaris-registratie dan staat hieronder een lijst met handelingen om de ANB5-boekingen om te zetten. Let op, deze is nog in ontwikkeling!


Verwerken bruto lonen
Aan het eind van het jaar moet dat overeenkomen met de posten volgens een boekhoudsysteem:

  • W1 bruto lonen (W&V)
  • W2 uitbetaald vakantiegeld (W&V)
  • W3 bruto vergoedingen en toeslagen (W&V)
  • W4 sociale lasten (W&V)
  • W5 bedrijfstakafhankelijke regelingen (W&V)
  • W6 reservering vakantiegeld inclusief kosten werkgever (W&V)
  • B1 tebetalenNettoloon (balans)
  • B2 tebetalenLoonheffing (balans, betreft december en eventuele correcties)
  • B3 tebetalenBedrijfstakregeling (balans)
  • B4 reservering vakantiegeld (balans)

ANB5 combineert
Om van de ANB5 registratie naar de boekhoudregistratie te komen moeten een aantal omboekingen gemaakt worden, de meeste aan het eind van het jaar:

  • toevoegen van de jaartotalen uit de salarisadministratie (kosten werkgever) aan de kosten (plus-teken): W1 t/m W5 (vakantiereservering zou al goed moeten zijn)
  • “omboekpost” van de ANB5-jaartotalen post 1 t/m 3 ten behoeve van bruto registratie (min-teken)
    • uitbetaald netto loon” bij ANB5-post 1.
    • “ingehouden loonheffing” bij ANB5-post 2.
    • “werknemerdeel sociale lasten en premies” bij ANB5-post 2.
    • restant = “werkgeverdeel sociale lasten en premies” bij ANB5-post 2.
    • “werknemerdeel bedrijfstakafhankelijke heffingen” bij ANB5-post
    • restant = “werkgeverdeel bedrijfstakafhankelijke heffingen” bij ANB5-post 3.

Nu kan je de toegevoegde posten via een bankmutatie “salaris van netto naar bruto” betaald melden, zodat je niet met openstaande posten blijft zitten. Uiteindelijk zal er een openstaand saldo open blijven op ofwel W1 t/m W5 ofwel de ANB5 posten. Dit moet als nog te betalen balanspost op de jaarrekening verschijnen. Daarvoor moet je een balanspost aanmaken met het nog te betalen, openstaande bedrag (met een min-teken, in B1, B2 of B3) en die nabetalen tegen het openstaande bedrag. Als dan in het volgende jaar dit bedrag betaald wordt, dan maak je een nieuwe balanspost aan voor hetzelfde bedrag maar nu met een plus-teken en die betaal je van de bank.

Vakantiegelden de maandelijkse reservering vakantiegeld zou overeen moeten komen met de reserveringen uit de loonadministratie. De geboekte vrijval vakantiereserveringen zou overeen moeten komen met de vrijval volgens de loonadministratie.

Bij het uitbetalen van vakantiegelden boek je daarnaast de reserve vakantiegeld van de balans (B4) tegen.

Nu kan je de vakantiereserve-posten via een bankmutatie “reservering vakantiegeld” betaald melden, zodat je niet met zoveel openstaande posten blijft zitten. Uiteindelijk zal er een openstaand saldo open blijven op ANB5 post4. Als het goed is komt deze overeen met het saldo vakantiereserve uit de loonadministratie. Dit openstaande bedrag kan dan worden betaald met een aan te maken bonnetje voor B4. Dan verschijnt de vakantiereserve vanzelf weer op de jaarrekening.

Kostenbonnetjes – hoe moet ik ze invullen voor een juiste verwerking

Het invullen van uitgaven (kostenbonnetjes) bepaald hoe ze uiteindelijk in de jaarrekening verwerkt zullen worden. Om te zorgen dat dat goed gaat is het belangrijk om ze in 1x goed in te vullen. Anders blijft er bij het maken van de jaarrekening veel extra werk over.

Uitgaven voor andere fiscaal-juridische entiteiten horen niet de boekhouding thuis. Deze hebben een eigen administratie en bankrekening! Denk hierbij aan houdstermaatschappijen / dochterondernemingen. Prive-uitgaven in een eenmanszaak moeten duidelijk herkenbaar geregistreerd worden, dus niet in een mix van allerlei kleine bonnetjes (bijvoorbeeld in een maandelijkse post “prive-opname”). In een BV horen geen prive-opnamen.

Gewone” uitgaven: zorg ervoor dat ze in de juiste groep komen en dat er een omschrijving bij staat die duidelijk maakt waarvoor de uitgaven zijn gedaan. Dit moet ook een jaar later voor een andere persoon begrijpbaar zijn (de boekhouder / de belastingdienst).

  • Balansposten hebben meestal geen BTW: leningen bijvoorbeeld
  • Sommige uitgaven hebben lage BTW, bijvoorbeeld levensmiddelen of de trein
  • Sommige uitgaven hebben geen BTW, bijvoorbeeld rente,verzekeringen, lonen, bedrijfsvereniging, prive-opnamen

Belastingen: Geef bij factuurreferentie het aangiftenummer op, bij orderreferentie kan het betaalkenmerk (dat vul je ook bij de bank in bij de betaling). Vul bij omschrijving ALTIJD het jaartal in waar de betaling betrekking op heeft. Geef ook aan voor welke maand, kwartaal of jaar het is en vermeld duidelijk welke soort belasting het is.

  • Loonbelasting: omschrijving “loonheffing maand jaartal “. Deze zijn altijd zonder BTW (BTW=0 / ex BTW=inc BTW)
  • Afdracht BTW: omschrijving “btw periode jaartal ” of “btw suppletie jaartal”. Deze moet altijd in de subgroep “Afdracht BTW” zitten voor een correcte verwerking in de jaarcijfers. Deze is altijd uitsluitend BTW (ex BTW=0 / BTW=inc BTW)
  • Vennootschapsbelasting: omschrijving “vennootschap jaartal “. Deze moet altijd in de subgroep “Vennoot…” zitten voor een correcte verwerking in de jaarcijfers. Deze zijn altijd zonder BTW (BTW=0 / ex BTW=inc BTW)

Als er rente betaald moet worden of ontvangen wordt, dan moet daar een apart kostenbonnetje voor gemaakt worden. Dit is dan namelijk “Rente belastingdienst” en geen afdracht aan de belastingdienst. Een enkele betaling heeft dan dus betrekking op 2 kostenbonnetjes.

Bijzondere boekingen

Aanpakken klant uit de webshop

Veel klanten registreren zich nog een keer als ze hun inlog vergeten zijn. Kijk daarom eerst even of de klant al bestaat in plaats van elke nieuwe klant aan te pakken.
Typ bijvoorbeeld een stukje van de achternaam in het hokje “LOKAAL Achternaam” en klik op <Zoek lokale klant>. Als er dan niets verschijnt is het een nieuwe klant. Met de knop <Check webklanten> kan je die instellingen terug krijgen om de klant simpel te kunnen aanpakken.

Het aanpakken van een klant is een goed moment om de gegevens even te controleren op juistheid en schrijfwijze:

  • controleer de klant op dhr / mevr / firma / onbekend(=leeg laten)
  • haal het voorvoegsel (“van de” en soortgelijke) uit de achternaam en zet het in het hokje voorvoegsel
  • pas de schrijfwijze van postcode en telefoonnummer aan naar de standaardnotatie van je bedrijf (streepjes, spaties)
  • kijk of de prijsdif goed staat

Wat kost dat?

Een heel simpele vraag, maar hoe bepaal je dat eigenlijk? In principe zijn er twee verschillende manieren om te bepalen hoeveel iets moet kosten: cost-based of value-based.
Cost-based houdt in dat je berekent hoeveel kosten je moet maken om een bepaald artikel of een bepaalde dienst te kunnen leveren. Dat gaat over de ‘grondstoffen’, maar ook over de extra kosten zie nodig zijn, zoals een pand, medewerkers en alle andere zaken die nodig zijn voor een succesvolle bedrijfsvoering. De prijs wordt dan de inkoopprijs plus overhead plus winst.
Value-based begint aan de andere kant: welke prijs kan je vragen zonder dat je jezelf uit de markt prijst. Vroeger heette dat “wat de gek er voor geeft”. De prijs heeft dan geen relatie meer met de gemaakte kosten, maar wordt bepaald door het bedrag wat de koper er voor over heeft. Veel zogenaamnde sterke merken kennen een value-based prijsbeleid, waar de chinese namaak het dan cost-based veel goedkoper doet.
Beide prijsmethoden hebben hun sterke kanten. Cost-based is eenvoudiger te berekenen en minder mode gevoelig. Bovendien kun je niet armer worden van een transactie, de prijs bestaat immers uit kosten plus marge. Value-based biedt in potentie grotere winst-ruimte, de klant voelt niet wat een artikel of dienst kost, maar vergelijkt met anderen om te bepalen of hij de prijs redelijk vindt. Het risico is wel dat je met een kortingsactie onder de kostprijs gaat verkopen, de prijs heeft in dit prijsbeleid geen relatie met de kosten.
ANB5 is van zichzelf cost-based, voor een gezonde bedrijfsvoering moetj e niet onder de kostprijs verkopen. Toch is ANB5 ook inzetbaar in markten die typisch value-based ge-organiseerd zijn. Er is een speciale functie om uitgaande van een value-based prijsbeleid de marges te kunnen vaststellen. Zolang de kostprijs maar niet uit het oog verloren wordt bij het geven van (grote) kortingen aan klanten.