Archive for the ‘Howto’ Category.

Koppeling ANB5 en BOL.com

ANB5 heeft een speciale exportfunctie om het assortiment gemakkelijk te kunnen uploaden naar BOL.com.  Hiervoor kan je zelf een aantal variabelen opgeven, waaronder de standaard levertijd, de gewenste marge, de provisie voor BOL en de mee te rekenen verzendkosten. Je laat ANB5Mailbot het exportbestand in csv maken. Dit kan je inplakken in de standaard excel-template die BOL heeft. Let erop dat je de EAN als getal zonder decimalen weergeeft.

Op de website bij BOL kan je dit excelbestand uploaden. Vervolgens controleer je bij je aanbod of de producten voor BOL bruikbaar zijn of dat er aanpassingen nodig zijn voor categorie of andere producteigenschappen.

Bankafschriften inlezen en kosten aanmaken

Vanuit het bankafschrift kosten aanmaken is heel gemakkelijk en snel. Maar helaas niet zonder nadelen: je kan dubbel aangemaakte kosten krijgen (ze waren er al, maar je hebt niet goed genoeg gezocht en ze nogmaals aangemaakt) maar je krijgt ook heel snel totaal onleesbare kosten (de afschriftinfo wordt in opmerking gedumpt zonder verdere opmaak).

Om lange zoektochten als gevolg hiervan te voorkomen is het vaak handiger om een extra tussenstap te maken:
• Kosten eerst aanmaken via tabblad kosten, niet vanuit het bankafschrift. Dit kan ook in een nieuw geel pakket! Check daarbij even of je ze niet al hebt! Dat gaat gemakkelijker met de volgende richtlijn: factuurnummer bij factuurreferentie, klantnummer of betaalkenmerk bij orderreferentie, in de omschrijving kort aangeven maand en jaar en waar het geld voor gebruikt is.
• Bij importeren bankafschrift in de eerste import alleen linksonder aangeven of het verkoop-inkoop-kosten of 1 van de soorten kruisposten betreft en ALTIJD kiezen voor overslaan (zeker bij gecombineerde betalingen wordt het anders een spaghetti)
• Pas bij het “verwerken van de bankinformatie” de definitieve boeking doen

Hoe gaat ANB5 om met RMAs en reparaties door externe partijen

ANB5 maakt bij het aanmaken van een RMA onderscheid tussen goederen (echte voorraad staat aan in artikelmanager) en diensten (echte voorraad staat uit in artikelmanager).

Als het product een dienst is dan wordt er een bedrag gevraagd, de huidige inkoopprijs is de suggestie. Is het een echt product dan wordt de huidige voorraadprijs als basis gebruikt.

Reparatie naar RMA: maakt een bestelregel voor +1 APN voor de klantprijs van het APN (ingevulde prijs + verkrijgkosten + marge volgens ANB5) en een order voor +1 APN voor de ingevulde prijs

Nieuwe RMA aanmaken: maakt een inkoop voor 0x APN (om de ingevulde prijs vast te leggen) en 0x “is vervangen door”. Daarbij komt een order voor +1 APN voor het terug te ontvangen product (echte voorraad) resp. de te betalen reparatiekosten (dienst)

RMA aanpassen: hier kan je de afgesproken prijs in de order (maar niet in de klantbestelling!!) wijzigen indien het een dienst betreft (de reparatiekosten vallen hoger of lager uit dan vooraf begroot). Voor een echt artikel is deze optie er niet.

RMA afmelden: vraagt voor ee ndienst nogmaals de reparatieprijs (vooringevuld met prijs uit de order). Bij afmelden blijft de inkoop altijd op bedrag=-1 zodat de administratie hem moet invullen. Voor een echt product wordt het bedrag op 0 gezet bij omruil, reparatie of credit uit garantie en op -1 voor een toegekende credit.

Inboeken en betalen Belastingdienst

Betalingen aan de Belastingdienst zijn altijd slecht herkenbaar en zowel loonherffing als ofdracht BTW gaan aan het eind van de maand. Ze worden in ANB5 echter heel verschillend verwerkt.

Maak daarom gelijk het kostenbonnetje aan in ANB5 als je de aangifte instuurt naar de Belastingdienst en de betaling klaar zet bij de bank. Vul in ANB5 het aangiftenummer in als factuurreferentie, het betaalkenmerk als orderreferentie en zet in de opmerking de soort belasting en maand of kwartaal en jaartal waar het bij hoort. Dan gaat het eigenlijk altijd goed met de kostengroep en btw-waarde.

Als je het doet vanuit het bankafschrift is het veel lastiger: ze gaan typisch op dezelfde dag en met een lange onleesbare rij cijfers als kenmerk en belanden dan al snel in de verkeerde groep en gaan dan ook fout met het in te vullen bedrag bij exBTW en BTW.

Consignatie / rackjob naar klant

Als je een consignatie bij een klant hebt staan dan kan je daar gewoon een onbetaalde factuur van hebben. Met een eigendomsvoorbehoud in de leveringsvoorwaarden en een registratie van de serienummers die in consignatie geleverd zijn is meteen duidelijk dat het eigendom bij jou blijft totdat de klant alles betaald heeft.

Vervolgens wordt natuurlijk verkocht uit de consignatievoorraad en dit wordt weer aangevuld met andere exemplaren. Om het overzicht en het juridische eigendom te behouden van de spullen die in consignatie bij de klant staan is het raadzaam om regelmatig, bijvoorbeeld elke maand, de consignatiefactuur te hernieuwen.

Maak een lijst van alle serienummers / artikelen die op dat moment bij de klant staan. Maak hiervoor 2 facturen: eentje met alle aantallen plus en eentje met alle aantallen min. De klant moet dan het verschil tussen de vorige consignatiefactuur en de net gemaakte credit betalen (dat is immers verkocht). De nieuwe consignatievoorraad bestaat uit de net gemaakte plus-factuur en zal worden aangevuld met een tweede consignatiefactuur waarop de aanvullingen geregistreerd staan.

Nieuwe versies – vervangen oude

Eens in de zoveel tijd moeten de versies van ANB5 vervangen worden. Hiermee zorgen we er voor dat oude versies niet meer per ongeluk gebruikt kunnen worden en iedereen beschikt over de laatste uitbreidingen en patches.

Soms zijn pakketten echter nog in gebruik door medewerkers. Een tip daarbij is om de in-gebruik-zijnde pakketten te hernoemen (bijv ANB5Fact.exe naar ANB5Factold.exe), dat kan zonder dat de medewerkers het pakket hoeven af te sluiten.

Hierna kan de nieuwe versie naar de map gekopieerd worden. Zodra mensen dan het pakket afsluiten en opnieuw openen zullen zem et de nieuwe versie gaan werken. De volgende dag kan dan de oude versie verwijderd worden.

ANB5Sales – de scanner doet het niet

Maak in dat geval alle bestellingen aan als backorder. Deze kunnen na een kleine aanpassing omgezet worden naar levering, alleen dan helaas zonder batchcodes.

Maak eerst een backup:

  • ga naar de map c:\anb5\bestel en maak een kopie van de map van vandaag. Kopieer ook alle xml-bestellingen daarin.
  • pas alle bestellingen 1 voor 1 aan
    • open de bestelling (123.xml) met kladblok
    • vervang op regel 2 “Backorder” door “Levering”
    • vervang op regel 4 filiaalnummer “0” door het nummer van de bus
    • kies opslaan
  • kies in ANB5Sales voor “Uploaden bestellingen”
  • Controleer of de bestellingen goed aangekomen zijn (ANB5Webconnect of in ANB5Sales weboverzicht)

 

Openingsbalans in ANB5

Voordat de openingsbalans ingevuld kan worden moeten er eerst een aantal zaken voor het afgesloten jaar worden gecontroleerd:

  • zitten alle kosten in de juiste groepen
  • zijn er kosten die betrekking hebben op het vorige jaar? Zo ja dan kunnen deze met rechtsklikken “kosten – hoort bij vorig jaar” daaraan toegevoegd worden. Ze worden dan door ANB5 als nog-te-betalen beschouwd
  • zijn er kosten die horen bij volgend jaar? zo ja geef ze dan ook een datum in volgend jaar
  • is alle loonadministratie voldoende verwerkt? Eventuele openstaande bedragen kunnen desgewenst omgezet worden naar een balanspost (kan ook later handmatig)
  • een openstaande balanspost verschijnt dubbel op de jaarrekening: bij crediteur EN als balanspost. Probeer die daarom te vermijden (neem alleen betaalde balansposten op in ANB5)

Kies in ANB5Admin (gele pakket) voor het  tabblad Openingsbalans en selecteer het juiste jaartal

Klik op de knop <Aanvullen eindbalans>

Klik vervolgens op <Zet eindbalans over naar openingsbalans>

Pas nu met rechtsklikken de waarden aan zodat ze overeenkomen met de jaarrekening van de boekhouder. Houdt voor de plus en min tekens rekening met de volgende punten:

  • de W&V-posten worden ingevuld als positieve waarden: ANB5 weet dat inkoopex en kosten afgetrokken moeten worden van verkoopex. Een positief ingevuld kas-of bankverschil wordt verwerkt als negatieve kosten, een negatief kas- of bankverschil als gewone kostenpost.
  • op de balans komen positief ingevulde waarden in principe bij Activa (Debet, links), negatief ingevulde waarden bij Passiva (Credit, rechts)
  • Af te dragen BTW (“btwovervorigjaar”) komt altijd bij Passiva, voor afdracht gebruik je een negatief ingevulde waarde, voor BTWteruggaaf een positief ingevulde waarde.
  • (handels)crediteuren / nog-te-betalen wordt positief ingevuld maar wordt dan juist wel als passiva / credit verwerkt door ANB5 (omdat crediteuren daar “horen”). Vooruitbetaalde leveranciers en vooruitbetaalde kosten moeten dan ook met een min-teken ingevuld worden om bij activa op de balans te komen.

Bijzonderheden van ANB5

  • ANB5 geeft in de openingsbalans ook de waarden mee van de winst- en verliesrekening van het afgelopen jaar. Dit maakt vergelijking tussen jaren eenvoudiger (zeker na aanpassingen door de boekhouder). Het gevolg is wel dat post 10501 = Reserves niet meer overeenkomt met het Eigen Vermogen zoals een boekhouder dat opgeeft: de boekhouder geeft de waarde na mutatie met het resultaat van afgelopen jaar, terwijl ANB5 zelf nog het resultaat uit de winst- en verliesrekening toevoegt aan de reserves. Je moet dus de waarde van de boekhouder verminderen met de winst als je hem in ANB5 invult.
  • op de jaarrekening komt “kostprijs omzet”: die staat niet als zodanig in de ANB5 openingsbalans, maar zij wordt berekend uit de waarde van inkoop ex BTW vermindert met de voorraadtoename (of vermeerdert met de voorraadafname) tussen de voorraadwaarde op 31 december en 1 januari van het vorige jaar.
  • “openstaande balansposten” (bijvoorbeeld reserve vakantiegeld of nog te betalen loonheffing) worden in de openingsbalans niet apart vermeld maar opgenomen als onderdeel van de crediteuren omdat ze anders “dubbel” meegeteld worden.
  • Vennootschapsbelasting (BV) / Opname prive (eenmanszaak of VOF) van vorig jaar moeten in de openingsbalans van het nieuwe jaar toegevoegd worden aan de algemene bedrijfsreserves: deze wil je niet over meerdere jaren opgeteld op de jaarrekening zien, daar moeten alleen mutaties van het lopende jaar staan. Ze moeten ook deze naam hebben (“Vennootschapsbelasting” resp. “Opname prive”).

Klanten hebben zich dubbel geregistreerd in de webshop

Helaas komt het regelmatig voor dat een klant zich nogmaals registreert. Meestal met dezelfde informatie die ook al eerder ingevuld was en dus ook al lokaal bekend is.
Controleer dat wel goed van tevoren! Als de nieuwste informatie anders is dan de lokaal bekende dan moet dat in ANB5Fact (blauwe pakket) aangepast worden naar de meest actuele informatie en daarna kan pas verder gegaan worden met het ontdubbelen.

• Selecteer links de nieuwste webklant van de 2 klantregistraties en kies rechts voor de juiste lokale klant. Doe dan . Je krijgt de vraag “Een bestaande klant wordt overschreven. Stoppen?” en dan antwoord je No. Nu krijg je de vraag over het samenvoegen van winkelwagentjes en oude inloginfo vervangen door nieuwe. Hier kies je voor Yes
• Nu krijg je een waarschuwing dat de lokale klantinfo niet aangepast is, daarom moet je dit niet doen als er wijzigingen in andere informatie zijn gemaakt dan de inloginformatie. Klik op
• Links kan je nu met rechtsklikken de nieuwste klantregistratie weggooien met . Alles wat hier aan winkelwagentjes onder hing zit inmiddels bij de oudste klantregistratie

Boeken van loonkosten

ANB5 registreert de netto uitgaven aan lonen en betalingen aan de belastingdienst (loonkosten werkgever). Zorg er voor dat alleen de echte posten in de betreffende kostengroep zijn opgenomen en niet allerlei bijkomende posten. Als er afwijkende betalingen in geregistreerd worden dan is het heel moeilijk om aan het eind van het jaar (in december) de aansluiting te kunnen maken naar de boekhoudkundige / fiscale verwerking van de salarisadministratie. Deze boekingen zijn allemaal ZONDER BTW!

Verwerken netto lonen
In ANB5 hebben we (een aantal van) deze posten, die in ANB5 beschouwd worden als uitgaven ten laste van het resultaat (in boekhoudtermen is dat niet zo!):

  1. netto lonen (12x, deze bedragen zijn inclusief uitbetaald vakantiegeld)
  2. loonbelasting, aan de fiscus (12x, dit is inclusief loonheffing over vakantiegeld)
  3. bedrijfstakafhankelijke afdrachten (12x)
  4. reservering vakantiegeld werkgever (12x boeking en 1 of meer keer vrijval met een min-teken)

Dit gedeelte netto-lonen post 1 t/m post 3 moet je in elk geval boeken, omdat deze van je bankrekening betaald worden. Het gedeelte hierna kan je overlaten aan je boekhouder bij het opmaken van de jaarrekening. Als je ervoor kiest om zelf de aansluiting te maken naar een bruto-salaris-registratie dan staat hieronder een lijst met handelingen om de ANB5-boekingen om te zetten. Let op, deze is nog in ontwikkeling!


Verwerken bruto lonen
Aan het eind van het jaar moet dat overeenkomen met de posten volgens een boekhoudsysteem:

  • W1 bruto lonen (W&V)
  • W2 uitbetaald vakantiegeld (W&V)
  • W3 bruto vergoedingen en toeslagen (W&V)
  • W4 sociale lasten (W&V)
  • W5 bedrijfstakafhankelijke regelingen (W&V)
  • W6 reservering vakantiegeld inclusief kosten werkgever (W&V)
  • B1 tebetalenNettoloon (balans)
  • B2 tebetalenLoonheffing (balans, betreft december en eventuele correcties)
  • B3 tebetalenBedrijfstakregeling (balans)
  • B4 reservering vakantiegeld (balans)

ANB5 combineert
Om van de ANB5 registratie naar de boekhoudregistratie te komen moeten een aantal omboekingen gemaakt worden, de meeste aan het eind van het jaar:

  • toevoegen van de jaartotalen uit de salarisadministratie (kosten werkgever) aan de kosten (plus-teken): W1 t/m W5 (vakantiereservering zou al goed moeten zijn)
  • “omboekpost” van de ANB5-jaartotalen post 1 t/m 3 ten behoeve van bruto registratie (min-teken)
    • uitbetaald netto loon” bij ANB5-post 1.
    • “ingehouden loonheffing” bij ANB5-post 2.
    • “werknemerdeel sociale lasten en premies” bij ANB5-post 2.
    • restant = “werkgeverdeel sociale lasten en premies” bij ANB5-post 2.
    • “werknemerdeel bedrijfstakafhankelijke heffingen” bij ANB5-post
    • restant = “werkgeverdeel bedrijfstakafhankelijke heffingen” bij ANB5-post 3.

Nu kan je de toegevoegde posten via een bankmutatie “salaris van netto naar bruto” betaald melden, zodat je niet met openstaande posten blijft zitten. Uiteindelijk zal er een openstaand saldo open blijven op ofwel W1 t/m W5 ofwel de ANB5 posten. Dit moet als nog te betalen balanspost op de jaarrekening verschijnen. Daarvoor moet je een balanspost aanmaken met het nog te betalen, openstaande bedrag (met een min-teken, in B1, B2 of B3) en die nabetalen tegen het openstaande bedrag. Als dan in het volgende jaar dit bedrag betaald wordt, dan maak je een nieuwe balanspost aan voor hetzelfde bedrag maar nu met een plus-teken en die betaal je van de bank.

Vakantiegelden de maandelijkse reservering vakantiegeld zou overeen moeten komen met de reserveringen uit de loonadministratie. De geboekte vrijval vakantiereserveringen zou overeen moeten komen met de vrijval volgens de loonadministratie.

Bij het uitbetalen van vakantiegelden boek je daarnaast de reserve vakantiegeld van de balans (B4) tegen.

Nu kan je de vakantiereserve-posten via een bankmutatie “reservering vakantiegeld” betaald melden, zodat je niet met zoveel openstaande posten blijft zitten. Uiteindelijk zal er een openstaand saldo open blijven op ANB5 post4. Als het goed is komt deze overeen met het saldo vakantiereserve uit de loonadministratie. Dit openstaande bedrag kan dan worden betaald met een aan te maken bonnetje voor B4. Dan verschijnt de vakantiereserve vanzelf weer op de jaarrekening.