Documentatie

Onderstaand vindt u algemene informatie over de meeste vragen die wij krijgen over ANB5. U kunt hierdoorheen bladeren door op de categorieën te klikken, of de zoekoptie rechtsboven op onze website te gebruiken. Mocht u iets niet kunnen vinden, dan willen wij u verzoeken contact op te nemen met uw contactpersoon.

>Algemeen

>> ANB5 business suite

De ANB5 business suite bestaat uit een groep nauw gekoppelde programma's voor het complete beheer van uw bedrijfsinformatie. Elk programma heeft zijn eigen specifieke functie, allemaal gebruiken ze dezelfde centrale database. Daarbij zorgt de onderlinge koppeling van de programma's vanuit de verkoop aan klanten voor een gelijktijdig automatisch voorraadbeheer en regelt het de bijbehorende financiële administratie, zodat die ook in drukke tijden niet achter gaat lopen op de bedrijfsvoering.


Het hele ontwerp van ANB5 gaat uit van bedrijfsprocessen, waarbij het vervullen van de wensen van de klant centraal staat. Zoveel mogelijk informatie is inzichtelijk te zien, gewoon terwijl de klant meekijkt. Als de klant zijn emailadres achter laat wordt hij automatisch per email geïnformeerd over de status van zijn bestelling en gemaakte facturen, zonder dat u met de hand die berichten hoeft te mailen. Ook kan de klant vanuit huis op de website nakkijken wat producten voor hem kosten en of ze voorradig zijn en ze desgewenst daar alvast bestellen of een garantieverzoek indienen.

ANB5 biedt standaard de mogelijkheid om alle produkten op serienummer te registreren, van de goederenontvangst, assemblage en verkoop tot de reparatie- en garantieafhandeling. Deze koppeling via het serienummer van een fysiek produkt met de daarvan geregistreerde gegevens in de database helpt veel fouten voorkomen en vereenvoudigt de afhandeling van garantieclaims aanzienlijk.

De uitgebreide registratiemogelijkheden in de ANB5 business suite maken het mogelijk om veel onduidelijkheden, fouten en problemen achteraf te kunnen traceren en op te lossen. Naast de serienummerregistratie zijn hiervoor nog een aantal mogelijkheden beschikbaar. Bij alle onderdelen bestaat de mogelijkheid om via een logboeksysteem notities te kunnen toevoegen en deze later weer in te zien. Papiertjes met aantekeningen hoeven niet langer meer zoek te raken.


Het ontwerp van ANB5 is zodanig gemaakt, dat het zowel een enkele, op zichzelf staande winkel kan beheren als een keten van een aantal nauw samenwerkende winkels. Groot voordeel van ANB5 is dat het pakket ontworpen is om op meerdere computers in een netwerk te draaien, waarbij per computer meerdere ANB5-onderdelen kunnen draaien, meerdere kopieën van een ANB5-onderdeel met elk een andere gebruiker en zelfs meerdere kopieën van hetzelfde ANB5-onderdeel met dezelfde gebruiker. Verder is het een open pakket, gebaseerd op een sql-database. Het is daarom goed mogelijk om met een spreadsheet tabellen in te zien en daarmee te voorzien in uw eigen specifieke informatie-behoefte zonder dat daarvoor dure uitbreidingen gekocht moeten worden.


>> Prijsbeleid binnen ANB5

Basisprijs

    Als er voorraad is van een product dan geldt de laatste inkoopprijs als basisprijs

    Als er geen voorraad is van een product dan geldt de meest recente backorder-prijs als basisprijs. Is de omvang van de backorder niet groot genoeg om alle bestellingen te kunnen uitleveren, dan rekent het systeem dat alsof er geen backorder is en wordt de groothandelinformatie gebruikt om de prijs te bepalen

    Als er geen voorraad is van een product en ook geen backorder, dan geldt de laagste prijs uit groothandelinf, van die leveranciers die voorraad hebben liggen

    Is er geen enkele groothandel die het product op voorraad heeft dan geldt de op een na laagste prijs uit groothandelinf als basisprijs



Adviesverkoopprijs

Deze is niet verplicht maar kan eveneens in de artikelmanager worden opgegeven. Bedenk hierbij dat de adviesverkoopprijs uitsluitend betrekking heeft op standaardklanten (prijsdif=100). Met deze functie kunnen vaste verkoopprijzen gerealiseerd worden, ook als de basisprijs fluctueert.

    Is de adviesprijs hoger dan de prijs voor prijsdif=100 zoals die uit de opgegeven marges (verk_prc en verk_add) volgt dan krijgt de klant de adviesprijs te zien. Na een extreme prijsdaling zou je je met de adviesprijs uit de markt prijzen. Daarom wordt de adviesprijs ook losgelaten als de basisprijs meer dan de adviesprijsondergrens lager ligt dan de adviesprijs.

    Is de standaardprijs hoger dan de adviesprijs dan mag er natuurlijk niet onder de kostprijs verkocht worden. De adviesprijs wordt losgelaten en de standaardprijs wordt gebruikt.

    Er is een php-pagina waarop te zien is hoe groot het verschil is tussen de standaardprijs en de adviesprijs, dit mag uiteraard niet te groot worden na bijvoorbeeld een inkoopprijsdaling

Als een product voorzien wordt van de tagcode=fx dan wordt het voor standaardklanten altijd tegen de adviesverkoopprijs verkocht, ongeacht de inkoopprijs en marge-instellingen!



Klantprijs

Marges worden per product vastgelegd in de artikelmanager in ANB5Genie (rode pakket)

    Voor een standaardklant (prijsdif=100) geldt er een verkoopprijs die bestaat uit een percentage over de basisprijs (verk_prc) en een vast bedrag opslag (verk_add) daarbij

    De hoogste staffel (prijsdif=0) krijgt een prijs bestaande uit een minimaal percentage over de basisprijs (min_prc) en een minimale opslag (min_add)

    Klanten met een andere kortingsstaffel (prijsdif<>100) betalen een percentage van het verschil tussen bovenstaande 2 marges, afhankelijk van de hoogte van hun prijsdif. Bv prijsdif=75 betaald: min.prijs + 0.75*(std.prijs - min.prijs)

>> Statistiek en rapportages

Binnen ANB5 zijn erg veel verschillende mogelijkheden om inzicht te krijgen in cijfers en statistiek. Met name de lokale PHP-pagina's zijn hierin erg flexibel en gemakkelijk aanpasbaar / uitbreidbaar. Heel inzichtelijk is de real-time jaarrekening op de PHP-pagina`s. Nooit meer wachten op de boekhouder, maar altijd zelf een actueel inzicht in uw bedrijfsprestaties. Aarzel nooit om een extra rapportage aan te vragen!


Omzet van produkten direct bij het inkopen

Open ANB5Genie (rode pakket) en ga naar het tabblad inkoop

Bij het aanmaken van orders staat rechts op het scherm een vierkant hokje

    Voor de `/` staat de lokale minimale voorraad

    Na de `/` staat eerst het verkochte aantal in filiaal0 (dus van de hele keten) gevolgd door het verkochte aantal ter plaatse gedurende de laatste 30 dagen



Cijfers voor jaarrekeningen worden elke nacht gemaakt door ANB5Util, het formaat is *.csv en *.htm

Er is een bestand (ketenID+filnr+jaar), waarin per week, maand en per kwartaal de verkoop, inkoop en kosten staan, uitgesplitst naar BTW-categorien

Er zijn een aantal bestanden met daarin overzichten van kosten, debiteuren, crediteuren, kasverschillen, bankverschillen etc

De bestanden staan in de map webrootlocal\afsluiting of in de map afsluitpad (bijv n:anb5\anb0\afsluiting)

>> Structuur in uw bedrijf – overzicht

ANB5 bestaat uit een heleboel samenwerkende onderdelen. Juist de combinatie van specifieke weergave met een centraal beheer van de gegevens erin, maakt ANB5 tot een zeer krachtig instrument.


ANB5Fact

Dit is de basis van uw bedrijf, de frontoffice. Hierin staat alle informatie voor uw klant, met zijn eigen klantspecifieke prijs zodat meekijken geen belemmering is. Natuurlijk heeft u een anonieme klant, maar het werken op klantnaam biedt veel voordelen. Handig gesorteerd heeft u de complete klanthistorie in beeld met betrekking tot offerts, bestellingen, facturen, reparaties, overige vragen en zelfs abonnementen op goederen of diensten zijn mogelijk. De klanteigen betaalafspraken zitten hierin automatisch verwerkt.


Website / webshop / ANB5Webconnect

Een actuele website is tegenwoordig onmisbaar. Omdat prijzen dagelijks wijzigen biedt alleen een automatisch proces de mogelijkheid om altijd up-to-date te blijven. Met ANB5 Business Suite wordt een website met webshop meegeleverd. Deze is bovendien gekoppeld aan uw eigen lokale administratie. U hoeft nooit webbestellingen of RMA-aanvragen over te typen!


ANB5Mailbot

zorgt voor de koppeling tussen verschillende vestigingen. ANB5Mailbot maakt het mogelijk om centraal klanten en producten te beheren en toch lokaal klanten van dienst te kunnen zijn. De persoonlijke noot van een lokaal bedrijf blijft behouden terwijl toch de schaalvoordelen van een groot bedrijf benut worden!


ANB5Mailer

zorgt voor het automatisch informeren van uw klanten. Na ontvangst van een bestelling krijgt de klant een bericht. Ook als er een factuur gemaakt is krijgt de klant automatisch een email. Desgewenst kan eenmaal per week een backorder- debiteurenoverzicht gemaild worden. Voor zakelijke klanten is het mogelijk om de Technische Dienst apart te informeren over de afhandelijk van RMA-verzoeken.
Een extra uitgebreide nieuwsbrief-mailingoplossing hoort eveneens bij ANB5.


ANB5Genie

zorgt voor het overzicht over alle bedrijfsprocssen van een vestiging: reparaties, bestellingen, in te kopen artikelen, overzicht met nog verwachte orders en RMAs.


ANB5Admin

zorgt voor het financieel administratieve overzicht: inkoopfacturen, bankafschriften, debiteuren en crediteuren en kruisposten. Daarnaast regelt ANB5Admin de medewerkers en eventuele voorraadinventarisaties.


ANB5Import

Dit programma zorgt voor de import van prijslijsten van leveranciers naar het standaardformaat van de sidebase. Via de sidebase is de informatie vervolgens integraal toegankelijk voor alle onderdelen van de ANB5 business suite. Ook de koppeling met IceCat-productinformatie wordt door ANB5Import verzorgd.


ANB5Agenda

voor extra overzicht voor uw medewerkers is er ANB5Agenda. Hierin kan simpel en snel worden bijgehouden welke klanten nog gebeld moeten worden en wie met welke reparatie / bestelling bezig is.


Lokale PHP

De PHP-paginas geven veel extra inzicht in het bedrijf. Behalve bij het opzoeken van allerlei zaken helpen ze ook om grip te houden op uw bedrijf. De real-time jaarrekening zorgt er voor dat u nooit meer door uw boekhouder verrast zult worden.


ANB5Config

Omdat we niet allemaal hetzelfde zijn kan ANB5 op maat ingesteld worden. Hier kunnen speciale produktgroepen en produktnummers opgegeven worden, de layout van het briefpapier worden ingesteld en andere keuze-instellingen worden gemaakt. Ook worden hierin de instellingen voor electronische koppelingen met leveranciers opgeslagen.


ANB5Util

de functie van ANB5Util is tweeledig: het bijwerken van prijzen uit de verzamelde groothandelinformatie en sidebase en het bijhouden van een aantal administratieve gegevens. Het dagelijks draaien van ANB5Util verzekert u van actuele prijzen, een altijd bijgewerkte website, van de nieuwste lijsten met debiteuren en crediteuren en van een overzicht van uw financiele positie.


Map afsluiting

In de map afsluiting zijn alle financiele cijfers bij elkaar te vinden. Ook staan hier een aantal lijstjes met controlepunten. Als alle controles regelmatig uitgevoerd worden is het afsluiten van het boekjaar een fluitje van een cent en bevat deze map alles wat voor de jaarrekening nodig is.

>> Structuur in uw bedrijf – PHP

De PHP-paginas geven veel extra inzicht in het bedrijf. Behalve bij het opzoeken van allerlei zaken helpen ze ook om grip te houden op uw bedrijf. De lijst met rapportages is heel uitgebreid en wordt voortdurend aangepast aan de nieuwste wensen: van alle gebruikers!


Hoofdgroepen hierin zijn:

Klantinformatie: adreslijsten, debiteuren, abonnementen

Productinformatie: eigenschappen per artikel, prijsstelling, voorraadposities

Verkoop: facturen, omzet statistieken en marges per merk, groep of product apart voor zelf te kiezen tijdvakken

Inkoop: leveranciers, automatische koppelingen, inkoopcijfers

Financieel: real-time jaarrekening, kostenoverzicht, aangifte omzetbelasting

Uitgebreide zoekmogelijkheden: allerlei informatie kan gemakkelijk opgezocht worden. Denk daarvoor niet alleen aan het zoeken van een klant, (inkoop)factuur of kostenbonnetje. Veel belangrijker zijn de mogelijkheden om specifieke serienummers te traceren, te kunnen zoeken in het uitgebreide logboeksysteem en om financiele transacties te kunnen volgen door  de gehele boekhouding.

Controles: hiervoor zijn vele overzichten om te zorgen dat alle bedrijfscijfers zuiver en betrouwbaar zijn. Hier zitten bijvoorbeeld waarschuwingen bij als klanten niet goed ingedeeld zijn, er ongefactureerde leveringen zijn, goederen een negatieve voorraad of ongeldige verkoopprijs hebben, er veel kasverschillen worden doorgeboekt, spullen onder de prijs verkocht worden of bankafschriften niet volledig afgesloten zijn.

>ANB5Admin - Administratie

>> Afschrijvingen

Op investeringen wordt elk jaar afgeschreven. Daarbij ontstaat een kostenbon in de winst- en verliesrekening ter grootte van de afschrijving en een aanpassing van de balanswaarde van het resterende ge-investeerde bedrag.

Afschrijvingen gaan zonder btw!
Voor het afschrijven wordt een negatieve kostenbon gemaakt op de investeringspost (balans, btw=0) en een bijbehorende positieve kostenbon op de bijbehornede afschrijvingenpost (w&v, btw=0). Beide kostenbonnen kunnen uit kas betaald worden (op contant boeken).

>> ANB5Admin – algemeen

In ANB5Admin, het gele pakket, vindt de financiële administratie van de ANB5 business suite plaats.


kascontrole, onmisbaar om fouten in de facturering tijdig te kunnen herstellen. Ook kunnen hier bankstortingen en geldopnames van de bank worden geregistreerd, alsmede eventuele nabetalingen op inkoopfacturen en kostenbonnen, zodat een sluitende registratie van geldstromen in het bedrijf mogelijk wordt.


inkoopfacturen kunnen worden voorzien van leverancier-factuurnummers en bedragen. Bij binnenkomst worden de goederen ingemeld, maar de factuur komt vaak pas later en dan kan de informatie aangevuld worden. De selectie bedrag=-1 voorziet in een lijst van alle wel ontvangen goederen waar nog geen factuur voor binnen gekomen is. Als er geen factuur bij hoort (promo / intern boekstuk) kunnen de bedragen op 0 gezet worden.


kostenbonnen dienen ook te worden geregistreerd. Om de boekingen eenduidiger en boekhoudkundig beter hanteerbaar te maken is er een overzicht van mogelijke kostenposten, waaronder een bon zou kunnen vallen. Deze worden niet aangeduid met grootboeknummers maar gewoon met een naam. Ook is er een voorselectie van reeds eerder ingevoerde leveranciers.


bankafschriften kunnen per afschrift worden ingevuld. Betalingen worden geboekt op het betreffende verkoopnummer, de inkoop- of kostenbon of als melding van de betaalautomaat. Ook de gedane kasstortingen / kasopnames kunnen hiermee verwerkt worden. Dit onderdeel zorgt voor een extra controle op gemaakte fouten en is essentieel voor het maken van correcte lijsten met debiteuren en crediteuren.

Het is verstandig om regelmatig te controleren of alle bankmutaties verwerkt zijn (verwerken bankinformatie) en of alle bankafschriften netjes op elkaar aansluiten (controleer op ontbrekingen).


debiteuren- en crediteurenbeheer. Hier kan snel opgezocht worden welke betalingen verricht zijn op bepaalde factuurnummers, inkoopnummers of kostennummers. Verder zijn hier lijsten in te zien met alle openstaande bedragen.

Het debiteurenbeheer wordt extra gemakkelijk met de optie voor het printen van betalingsherinneringen aan alle klanten met openstaande facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken. Het systeem houdt zelf bij hoeveel herinneringen de klant reeds heeft ontvangen en welke actie vervolgens gewenst is (eerst een herinnering, dan een aanmaning met kostenfactuur en vervolgens een incassoverzoek aan de deurwaarder).

Soms is een bedrag op de verkeerde factuur geboekt. Dan blijft er op de ene factuur een +bedrag open staan en op een andere een evengroot -bedrag. Deze kunnen tegen elkaar nabetaald worden via kas.

Als facturen echt niet meer incasseerbaar zijn of echt niet meer betaald hoeven worden dan kan er natuurlijk altijd handmatig een credit bij gemaakt worden, of ze kunnen wordne afgeboekt als niet-inbaar bedrag.


in de transactielogs kunt u inzien welke kasbetalingen er geregistreerd zijn door ANB5. De typenummers geven aan wat voor soort transactie het betreft (bijvoorbeeld 10=verkoop, 6=kosten) en het referentienummer geeft aan welke specifieke transactie van dit type hier weergegeven wordt. Ook zijn hier alle pinbetalingen in te zien, voorzien van het factuurnummer waarop ze betrekking hebben en de pinreferentie van de betaalautomaat. De kruisposten geven een overzicht van betalingen via pin, kasstorting of kasopname die nog niet binnengemeld zijn op een bankafschrift (bedragen die nog onderweg zijn tussen kas en bankrekening).


Onder organisatie vindt u de mogelijkheid om personeelsleden toe te wijzen, zodat elke medewerker onder zijn eigen naam kan werken. Eventuele onduidelijkheden en fouten zijn dan gemakkelijker na te vragen en op te lossen.


voor de inventarisatie van de voorraad kunnen tellijsten gemaakt worden en na invoeren van de daadwerkelijk aanwezige voorraad worden alle voorraadmutaties die daaruit voortvloeien automatisch verwerkt.

>> Bank: boeken vooruitbetaling

Bij het verwerken van de bankafschriften komt er een betaling binnen van een klant voor een bestelling. Meestal geeft de klant in de omschrijving bij de betaling op welk proforma-nummer betaald wordt.
Dit bestelnummer kan in de rechterhelft van het scherm opgegeven worden op het tabblad verkoop, achter bestelnummer. Als nu gezocht wordt op bestelnummer verschijnt er in het lijstje rechts de administratieve factuur die hoort bij dit bestelnummer. Direct boven het lijstje, naast de selecteerknop, staat het bedrag van de bijbehorende bestelling.
Deze factuur kan geselecteerd worden. Let er alleen op dat dan links het hokje bedrag naar 0 gezet zal worden, hier moet je zelf dan weer het overgemaakte bedrag op invullen. Dit kun je voordat je op selecteer drukt kopiren, of je kunt het overtypen uit het grijze informatiehok linksbovenin het scherm.
Als nu de betaling opgeslagen wordt, dan is deze gekoppeld aan de bestelling en zal automatisch daarop verwerkt worden.

>> Bank: handmatig invoeren bankafschriften

NB via Import kunnen bankafschriften direct ge-importeerd worden vanuit ABN AMRO Officenet, ING telebankieren of Rabobank telebankieren. Hiervoor is wel export in het MT940-formaat vereist.

Open ANB5-admin (gele pakket)
Open vierde tabblad (`bankafschriften`)
Selecteer de juiste rekening. Er verschijnt een lijst met eerder ingevoerde afschriften van deze rekening.
Via de keuze links bovenin voor handmatig en dan de startknop verschijnt er een nieuw scherm voor het begin- en eindsaldo van het nieuw in te voeren bankafschrift.
Het pakket maakt een afschriftnummer op basis van de afschriftdatum
Vul het nieuwe beginsaldo, eindsaldo en de afschriftdatum in
Druk op `ok`. Dit nieuwe afschrift wordt ook direct geselecteerd
Er wordt op een nieuw scherm net zolang om nieuwe mutaties gevraagd totdat de som van allem utaties gelijk is aan het verschil tussen beginsaldo en eindsaldo. Voor elke mutatie moet het bedrag ingevuld worden, de valutadatum en een omschrijving.
De volgende typenummers zijn in gebruik: 1=iDeal, 2=pin, 3=inkoop, 4=kasopname, 5=kasstorting, 6=kosten, 7=chipknip, 10=verkoop, 11=intern doorboeken tussen rekeningen van dezelfde fiscale onderneming, 8=probleemtype, hier is geen verkoop/inkoop/kosten bij. Het referentienummer is het notanummer bij het betreffende type, dus bijvoorbeeld het factuurnummer, kastransactienummer, inkoopnummer, kostennotanr.
Bij alle transacties wordt eerst in de rechter tabbladen opgezocht welke transactie het betreft. Zoeken start via de startknop maar meestal ook via de enter-toets. Als de juiste transactie gevonden is kan deze met de selecteerknop ingevoerd worden. Zie ook de helppagina verwerken bankinformatie voor uitleg over het vinden van het juiste bijbehorende boekstuk. 
Pas desgewenst het bedrag aan zodat hier het feitelijk bij- of afgeboekte bedrag staat, ook als dit afwijkt van het bedrag dat het systeem verwacht
Als boekdatum wordt de valutadatum van het bankafschrift ingevuld
Tegenrekening en opmerking zijn optioneel, bijvoorbeeld als er iets speciaals met deze betaling is geweest. Het referentienummer wordt door het systeem zelf voorgeselecteerd
Met de `ok`-knop wordt de transactie geregistreerd
Printen
Via het menu-item `Uitvoer - export tbv boekhouder` kan de informatie van het bankafschrift worden ge-exporteerd naar een komma-delimited tekstbestand op `c:anb5\\txt\\afschrift123.csv`

>> Bank: importeren van bankinformatie

Een goede registratie van alle inkomende en uitgaande bedragen over de bankrekeningen is van groot belang. Hiermee heeft u niet alleen inzicht in openstaande rekeningen van klanten en aan leveranciers, het biedt tevens allerlei controlemogelijkheden op gemaakte fouten. Boekhouders gebruiken hiervoor grootboekrekeningen. In gewone taal betreft het verkoop aan klanten, inkoop bij leveranciers en verschillende soorten kosten, die op een bepaalde manier weergegeven zijn. Allemaal samen moeten de inkomsten uit verkoop overeenkomen met de ingekochte goederen, de gemaakte kosten en de overgebleven winst. Bankregistratie is niet ingewikkeld, het vergt alleen wel de nodige zorgvuldigheid, want er is veel informatie bij betrokken.
Zorg dat de actuele rekeninginformatie opgehaald wordt bij de bank. Voor automatische import naar ANB5 moet deze beschikbaar zijn in het zogenaamde MT940-formaat. Dit is een internationale bankstandaard die informatie bevat over beginsaldo, eindsaldo en alle mutaties die daarbij horen. Wees erop verdacht dat je bij de export slechts 1 dag per bestand exporteert (dus van 6-12 t/m 6-12), anders kunnen er vreemde fouten ontstaan!
Open ANB5Admin.exe (gele pakket)
Selecteer de juiste medewerker (jezelf)
Zoek op het tabblad \"bankafschriften\" linksbovenin de gewenste rekening uit. Hierna opent een nieuw scherm met alle afschriften van deze rekening van de afgelopen 30 dagen
Als je de hoofdvestiging bent (filiaal 0) dan kun je bankinformatie importeren, in alle andere gevallen wordt dat in filiaal 0 gedaan en kun je uitsluitend verwerken (zie verderop). Betalingen hebben een aantal algemene kenmerken welke hieronder beschreven zullen worden.

>> Bank: later verwerken van overgeslagen bankmutaties

Selecteer een bankrekening
Kies linksbovenin voor verwerken bankinformatie
Eventueel kan met de 2 kalenders rechtsboven voor een langere periode gekozen worden
Druk op start. Alle overgeslagen mutaties zullen nu één voor één gevraagd worden
Zoek de juiste betaalsoort en referentienummer uit, de betaling is dan af
Kies overslaan om deze mutatie later uit te zoeken en eerst een volgende op te lossen
Kies afbreken/stoppen om later verder te gaan met het oplossen van overgelsagen bankmutaties

>> Bank: pinbijschrijving in 2 delen

Het komt helaas regelmatig voor dat het saldo van de pinautomaat in 2 delen bijgeschreven wordt op de bankrekening. Ga dan als volgt te werk:


  • Boek het daadwerkelijk bijgeschreven bedrag op het pintotaal van deze dag (kies "Selecteer pintotaal" dan gaat dat automatisch)
      Het referentienummer wordt -9999. Dit betekent dat de kruisposten niet worden weggegooid maar dat er een negatieve kruispost ter grootte van het bijgeschreven bedrag wordt toegevoegd.

  • Kies bij de tweede bijschrijving voor pin en dan voor overslaan

  • Daarna komt bij "verwerken bankinformatie" de tweede bijschrijving nogmaals in beeld.
      Nu zal het dagtotaal zich melden als het restbedrag.

      Als "Selecteer pintotaal" gekozen wordt, dan wordt het tweede bijgeboekte bedrag geregistreerd op pin met referentienummer=-1 en worden alle pin-kruisposten van deze dag weggegooid.

  • Kijk eventueel op deze pagina voor hulp bij het achteraf oplossen van een overgebleven (klein) pinverschil

    >> Bank: pinfout oplossen

    Pinfouten


    Als de kascontrole netjes gedaan is dan zijn eventuele pinfouten dezelfde dag nog gevonden en opgelost. Het foute pinbedrag kan dan op dezelfde dag aan de bijbehorende factuur worden gekoppeld, zodat het pintotaal in ANB5 klopt met dat van de betaalautomaat. (-bedrag met dezelfde pinreferentie)


    Als de pinfout pas later aan het licht komt dan moet alsnog worden uitgezocht bij welke factuur deze hoort.


  • Het betreft slechts een paar cent pinfout en deze kan afgeboekt worden als kostenpost (zie afboeken pinverschil)
  • Boek het verschil op de verkoop-factuur van de klant waarbij de pinfout is gemaakt.
      Let erop dat je het teken goed doet: - als er teveel op pin is gezet en + als er te weinig op pin is geboekt

      Na opslaan zal ANB5Admin nogmaals de pinboeking vragen maar nu met het juiste bedrag. "Selecteer pintotaal" en "opslaan" maken de boeking af

  • Maak een correctie-boeking pin voor de juiste verkoopfactuur in ANB5Fact (blauw, negatief bedrag per pin met de oorspronkelijke pinreferentie, rest op bank/giro), deze zit dan helaas wel op een andere dag dan de oorspronkelijke pinbetaling.
      Boek in het bankafschrift bij het verwerken van de pinbijschrijving als eerste de correctieboeking weg
      door bij het type pin de dag van de correctie te selecteren en met selecteer transactie de juiste correctieboeking af te melden.

      ANB5Admin zal daarna nogmaals de pinboeking vragen maar nu met het aangepaste bedrag. Daarmee kan de pinbijschrijving gewoon op de normale manier verwerkt worden.
  • >> Bank: pinverschil afboeken

    Afboeken paar cent pinverschil


  • Zoek in ANB5Admin een bankafschrift uit de juiste periode

  • Ga in het middelste lijstje staan en kies met rechtsklikken voor "Nieuwe mutatie toevoegen".

  • Vul een herkenbare omschrijving in en zet de dag op de juiste periode

  • Ga naar tabblad "Overig", selecteer "pin" en de juiste datum

  • Kies "Selecteer pintotaal", verander handmatig het referentienummer links van -9999 naar -1 en zet links het bedrag op het te boeken dagtotaal van de pin

  • kies "Opslaan"

  • ANB5Admin daarna nogmaals de pinboeking vragen maar nu met het pinverschil als bedrag. Dat kan dan afgeboekt worden als kostenpost
      Kies nu voor de knop "onbekende overboeking" op het tabblad "overig" helemaal onderaan om de pinfout af te boeken

      voeg evt vooraan de omschrijving de tekst "pinfout" toe

      let op: niet de knop "interne doorboeking"



  • Afboeken pinverschil van een bekende klant-factuur


  • Zoek in ANB5Admin een bankafschrift uit de juiste periode

  • Ga in het middelste lijstje staan en kies met rechtsklikken voor "Nieuwe mutatie toevoegen".

  • Vul een herkenbare omschrijving in en zet de dag op de juiste periode

  • Is bekend op welke factuur de pinfout is gemaakt dan kan nu eerst die pin-registratie tegengeboekt worden

  • De factuur is gemeld als betaald per pin, maar de pinbetaling is mislukt
      Zoek op het tabblad verkoop de juiste factuur op. Vink hiervoor de checkbox 'alle facturen' aan

      Druk op de knop 'Selecteer' en vul links bij bedrag het niet-gepinde bedrag in met een minteken

  • De factuur is openstaand gemeld maar is wel betaald per pin
      Zoek op het tabblad verkoop de juiste factuur op.

      Druk op de knop 'Selecteer' en vul links bij bedrag het wel-gepinde bedrag in met een plusteken

  • Kies opslaan en ANB5Admin zal terugkomen met het bedrag met tegengesteld teken om alsnog de pinbetaling te kunnen afmelden

  • Ga naar tabblad "Overig", selecteer "pin" en de juiste datum

  • Kies "Selecteer pintotaal", het referentienummer links verandert nu naar -1

  • kies "Opslaan"


  • >> Bank: verwerken bankinformatie


    • Bij alle transacties wordt eerst in de rechter tabbladen opgezocht welke transactie het betreft. Zoeken start via de start- en/of zoek-knop maar meestal ook via de enter-toets. Als de juiste transactie gevonden is kan deze met de selecteerknop ingevoerd worden.
        Pas desgewenst het bedrag aan zodat hier het feitelijk bij- of afgeboekte bedrag staat, ook als dit afwijkt van het bedrag dat het systeem verwacht

        Als boekdatum wordt de valutadatum van het bankafschrift ingevuld

        Tegenrekening en opmerking zijn optioneel, bijvoorbeeld als er iets speciaals met deze betaling is geweest. Het referentienummer wordt door het systeem zelf voorgeselecteerd

        Met de `ok`-knop wordt de transactie geregistreerd


    • Verkoopfactuur
        Zoek de juiste verkoopfactuur uit. Dit kan met behulp van het factuurnummer (op te geven zonder de driecijferige filiaalcode aan het eind!) of het bedrag. Zoeken op bedrag vereist wel dat het opgegeven bedrag exact overeenkomt met het geregistreerde inkoopbedrag!

        Daarnaast is het mogelijk om een lijst met alle facturen van een bepaalde klant weer te geven, zodat daaruit de betreffende factuur geselecteerd kan worden

        Naast de selecteerknop staat het openstaande bedrag van de factuur indien dit afwijkt van 0. Dit kan helpen om de juiste factuur te identificeren.


    • Inkoopfactuur
        Zoek de juiste inkoopfactuur uit. Dit kan met behulp van (delen van) de leveranciernaam, het interne inkoopnummer of het bedrag. Zoeken op bedrag vereist wel dat het opgegeven bedrag exact overeenkomt met het geregistreerde inkoopbedrag!

        Naast de selecteerknop staat de orderreferentie van de leverancier. Dit kan helpen om de juiste factuur te identificeren.

        Als de factuur volgens het systeem niet openstaand is, kun je hem in beeld krijgen door de checkbox `alle facturen` aan te klikken


    • Kostenbon
        Zoek de juiste kostenbon uit. Dit kan met behulp van (delen van) de leveranciernaam, het kostennotanummer, de datum van de kostenbon of het bedrag. Zoeken op bedrag levert een lijst op van alle kostenbonnen met een bedrag dat ligt tussen de -10 en +10 van het opgegeven bedrag

        Als de factuur volgens het systeem niet openstaand is, kun je hem in beeld krijgen door de checkbox `alle facturen` aan te klikken


    • Overig
        Selecteer de juiste pinautomaat-transactiesoort (pin, chipknip, creditcard of iDeal). Zoek de juiste datum op. NB dit is niet de valutadatum maar de datum die bij de omschrijving genoemd wordt!

      Pin
        Eronder verschijnt het totaal pinbedrag zoals dat op deze dag door het systeem geregistreerd is. Als dit klopt met het bijgeboekte bedrag kan dit met `selecteer pintotaal` verwerkt worden. Als dit niet klopt omdat het bedrag in 2 delen wordt bijgeschreven dan kan deeerste bijschrijving met `selecteer pintotaal`verwerkt worden, de tweede bijschrijving moet worden overgeslagen. Zie hiervoor ook de helppagina over pinbijschrijving in 2 delen.

      Chipknip / iDeal
        Zoek uit welke chipknip-transactie(s) bijgeboekt moet(en) worden. Bedenk hierbij dat alle chipknips van een week in 1 keer bijboekt worden. Ook iDeal bevat batches met betalingen over een langere periode. Deze worden 1 voor 1 met `selecteer transactie` verwerkt.


    • Overig - kasstorting / kasopname
        Klik aan of het een storting of een opname betreft

        Zoek de juiste kastransactie uit en druk op de selecteerknop


    • Overig - interne doorboeking
        Soms wordt er geld van de ene eigen rekening naar de andere eigen rekening doorgeboekt. Zolang dit binnen dezelfde fiscaal/juridische eenheid blijft kan het op beide rekeningen gemeld worden als interne doorboeking. Hiervoor is geen apart boekstuk nodig, het betreft alleen een saldo-overheveling


    • Overig - probleemgeval
      Deze is alleen bedoeld als er echt geen andere oplossing is. Deze transacties vallen buiten de normale boekhouding en dienen dus voor jaarafsluitingen apart gecontroleerd en verwerkt te worden. Het helpt echter wel om het bankboekje sluitend te krijgen, wat een extra controle is dat de andere transacties correct verwerkt zijn.
        Kies de juiste (valuta)datum

        Vul het bedrag in. Een positief bedrag komt er bij op de rekening, een negatief bedrag gaat er af

        Naam, tegenrekening en opmerking kunnen gebruikt worden om vast te leggen wat er bekend is over deze transactie, zodat eventuele verwerking later gemakkelijker wordt

        `Opslaan overboeking` verwerkt deze transactie

       

    • Boekingen voor een andere vestiging dan de vestiging waar de rekening van is
        selecteer de juiste vestiging-rekeningnummer combinatie

        extern boeken op het rekeningnummer van de betreffende vestiging wat het is. Eventueel via filiaaloverig

        daarna het tegengestelde bedrag op dit externe rekeningnummer melden als interne_doorboeking of via verkoop+inkoop boeken. Deze laatste maakt een dubbele registratie: een inkoopbetaling op de externe rekening en de bijbehorende verkoopbetaling op de rekening waarop het binnenkomt

       

    >> BTW betalingen

    BTW moet apart behandeld worden in de administratie. Ze hebben ook een eigen kostenplaats -Bijzonder-Afdracht BTW- die niet gewijzigd mag worden.

    De afgedragen omzetbelasting moet ingevuld worden in de kosten als incBTW = BTW = betaalde bedrag, en exBTW=0. Het gehele bedrag betreft namelijk uitsluitend BTW en moet dus niet in de winst-en-verliesrekening terechtkomen.
    Denk erom dat in de omschrijving het jaartal moet staan waarop de BTW-betaling betrekking heeft, anders gaat de verwerking bij de jaarcijfers niet goed.

    >> BTW tarieven kostenplaatsen

    Meestal is de BTW het hoge tarief. Voor een aantal soorten kosten is dat anders.

    Lage BTW (6%):
    -levensmiddelen
    -hotels
    -trein

    Geen BTW:
    -belasting, inclusief parkeren
    -privekosten
    -lonen
    -bankkosten
    -rente
    -aflossing en aangaan lening
    -postzegels
    -bedrijfsvereniging
    -kvk

    >> Debiteuren en crediteuren – omboeken betaling

    Omboeken van een betaling van een verkoopfactuur


  • Het gemakkelijkst gaat dit via kas.
      Open daarvoor ANB5Fact (blauwe pakket).

      Zoek eerst de klant en factuur waarop teveel betaling staat geregistreerd (openstaand is negatief). Kies hier met rechtsklikken nabetaling en boek het openstaand af als contant betaald (negatief bedrag bij contant).

      Zoek daarna de klant en factuur waarop teweinig betaling staat geregistreerd (positief openstaand). Kies ook hier nabetaling en boek nu het bijbehorende openstaand af met een positief bedrag bij contante betaling.

      Ter controle kan je nu nakijken dat beide facturen niet langer openstaand zijn. Bovendien zul je in ANB5Admin (gele pakket) onder transactielog - kas zien dat eerst het nieuwtotaal in kas is gestegen en daarna gedaald met eenzelfde bedrag, zodat er netto niets in kas is veranderd

  • Ook per bank kan een betaling omgeboekt worden, dit is iets ingewikkelder.
      Selecteer eerst het bankafschrift met de oorspronkelijke mutatie. In het lijstje rechtsbovenin staat de oorspronkelijke bankmutatie, in het midden de eerste voorbewerking en de onderste lijst is de deifnitieve lokale registratie.

      Voor de omboeking bewaren we eerst met ctrl-C de inhoud van de oorspronkelijke bankmutatie in de lijst rechtsboven.

      Daarna gaan we in het middelste lijstje staan en kiezen met rechtsklikken voor "Nieuwe mutatie toevoegen".
      Nu verschijnt een nieuw scherm waarin met ctrl-V de omschrijving van de bankmutatie geplakt kan worden. Het bedrag van een omboeking is altijd 0, we gaan geen mutatie toevoegen want dan sluit het begin- en eindsaldo van het bankafschrift niet meer, er wordt uitsluitend lokaal een bedrag anders geregistreerd.

      Na opslaan komen we op het standaard bankverwerkingsscherm, waarop eerst de ene, foute, betaling wordt rechtsgezet. Controleer hierbij dat bedrag op de linkerhelft van het scherm correct is ingevuld (voor een verkoopfactuur +, voor een verkoopcredit -, voor een inkoop -, voor een inkoopcredit +).

      Als deze betaling dan opgeslagen is, komt automatisch dezelfde omschrijving nogmaals naar voren, maar nu met een tegengesteld bedrag. Hiermee kan dan de juiste betaling geboekt worden.

      Het totale bankafschrift is niet veranderd, er zijn alleen 2 lokale boekingen gemaakt, met een evengroot maar tegengesteld bedrag. Als nu van de bijbehorende facturen de betalingen worden nagekeken is er bij beide een betaling toegevoegd, op hetzelfde bankafschrift.
  • >> Debiteuren en crediteuren beheer

    Dit kan alleen voor facturen van het eigen filiaal!

    NB zorg er wel voor dat alle bankboekjes verwerkt zijn, het debiteurenoverzicht is niet beter dan de aanwezige betalingsregistraties!


  • Open ANB5-admin (gele pakket)

  • Open tabblad `deb/cred`

  • Open sub-tabblad `debiteuren` voor klanten, `Handelscrediteuren` voor leveranciers of `Overige crediteuren` voor openstaande kostenbonnen

  • Debiteuren


  • De knop `refresh debiteurenlijst` laat alle facturen van klanten zien waarop nog iets open staat

  • Sorteren kan op naam van de klant (handig voor aanmaningen) of op factuurnummer (handig om de oudste eerst te kunnen oplossen)

  • In het vak `facturen ouder dan` worden alle openstaande facturen geselecteerd of alleen die ouder dan een week of een maand

  • De checkbox `filialen meenemen in lijst` zorgt ervoor dat ook interne facturen verschijnen in de lijst (vooral handig in filiaal0)

  • Als je door de lijst rechts loopt verschijnen links de reeds gedane deelbetalingen op deze facturen
    apart weergegeven voor betalingen per kas, per pin of over de bank

    links onderin kan voor een bepaald factuurnummer opgezocht worden hoeveel, wanneer op welke manier betaald is
    de lijst rechts is nu buiten werking


    Debiteuren en het printen van betalingsherinneringen


  • Met rechtsklikken `printen - herinneringen aan alle debiteuren` sorteert de lijst rechts in het scherm eerst op klant en loopt deze vervolgens langs om herinneringen cq. aanmaningen te versturen.
      Per klant wordt gekeken of de reactietermijn sinds de vorige brief verstreken is. Het systeem gaat uit van 3 brieven: herinnering, aanmaning met kostenfactuur, verzoek aan de deurwaarder om tot incasso over te gaan. Deverstuurtermijnen, berkeende rente en inhoud van de brieven staan in ANB5Config

      Is de termijn verstreken dan vraagt het systeem of de volgende brief verstuurd moet worden, hier kun je dus handmatig de brief blokkeren als je weet dat er iets speciaals is met deze klant

      De gemaakte lijst wordt tevens opgeslagen in een komma-delimited bestand in de subdirectory waar ANB5Admin draait, zodat ze opgevraagd kan worden in een spreadsheet

  • Via rechtsklikken `debiteuren/crediteuren` kan in de lijst rechts per factuur een herinnering / aanmaning, al dan niet met kostenfactuur / incassoverzoek worden geprint
      Hier kan ook een overzicht van de reeds verzonden herinneringen / aanmaningen geprint worden die als bijlage meegestuurd kan worden naar de deurwaarder

      Exporteren van de openstaande rekeningen maakt het bestand c:\anb5\CID0\txt\openstaand.csv aan, dat gemaild kan worden aan klanten die een betalingsoverzicht wensen

      opslaan in het logboek leidt ertoe dat de automatische aanmaningenroutine de volgende keer het volgende type brief gaat versturen. Als dat niet gewenst is moet deze brief niet in het logboek worden geregistreerd

  • (Handels)Crediteuren


  • de knop `refresh crediteurenlijst` laat alle facturen van leveranciers resp. kostenbonnen zien waarop nog iets open staat

  • sorteren kan op naam van de leverancier, op intern inkoop- resp. kostennummer of op datum (handig om de oudste eerst te kunnen oplossen)

  • als je door de lijst rechts loopt verschijnen links de reeds gedane deelbetalingen op deze facturen
    apart weergegeven voor betalingen per kas of over de bank

    links onderin kan voor een bepaald factuurnummer opgezocht worden hoeveel, wanneer op welke manier betaald is
    de lijst rechts is nu buiten werking

    >> Inkoopfacturen inboeken


    • Open tweede tabblad (`inkoopfacturen`)
      Bij de gewenste zoeksoort invullen waarop gezocht moet worden bv op naam
      `enter` of `zoek` laat alle facturen die voldoen aan dit criterium zien
      Facturen met bedrag -1 zijn nog niet verwerkt
      Met knop `wijzigen` de gewenste factuur ophalen om de factuurgegevens in te vullen
      `opslaan` als alles okee is.Het systeem vraagt nu voor alle overige inkoopfacturen die op -1 staan of ze bij de zojuist ingevulde inkoopfactuur horen. Indien ja dan wordt van al die facturen automatisch de datum en factuurreferentie ingevuld en de bedragen op 0 gezet.
      Als het totaalbedrag van de ingevoerde inkoopfactuur afwijkt van de som van alle produktwaarden op de bijbehorende inkoopbonnen plus de opgegeven verzend- en orderkosten dan geeft het systeem een waarschuwing.
      het systeem rekent met alle producten op de inkoopbonnen van deze leverancier met de zojuist ingevulde factuurreferentie
      een negatief bedrag betekent dat er korting is gekregen of dat er teveel goederen zijn gestuurd
      een positief bedrag betekent dat er goederen missen, dan wel goederen tegen een te hoge prijs zijn geleverd 

    >> Inventariseren

    Inventariseren gaat fout als het gaat om producten die geen inkoopprijs hebben. Dan krijg je afboekingen of bijboekingen met prijs onbekend. Voorraadwijzigingen voor producten zonder inkoopprijs kan je beter doen door een inkoopfactuur te maken met het product tegen een realistische prijs en daarna het totaal-factuurbedrag daarvan op nul te zetten. Dan heeft het product gelijk een reeële waarde gekregen.
    -Open laatste tabblad (`inventarisatie`)
    -Maak een lijst met de te inventariseren goederen. Hiervoor moet tenminste 1 van de selectiecriteria ingevuld worden
      Inkoop sinds datum voegt die produkten aan de lijst toe die niet op voorraad zijn maar wel ingekocht in de opgegeven periode, omdat recent ingekochte produkten soms ook per ongeluk wel aanwezig zijn maar niet in het systeem zitten

      de checkbox "ook vrd=0 meenemen" zorgt ervoor dat ook produkten zonder voorraad op de lijst komen

      als het APN niet op -1 staat wordt alleen het opgegeven APN op de lijst gezet

      met omschrijving en categorie / subcategorie kan de groep te inventariseren produkten verkleind worden

    -via "werkblad"- "printen" kan de gemaakte lijst worden geprint naar papier of naar csv-file voor verdere bewerking met bijvoorbeeld Excel
    -de werkelijke voorraad moet geteld worden
    -als er een lijst staat kan voor deze produkten de werkelijke voorraad ingevoerd worden via de knop "telling invoeren". Er verschijnt een nieuw scherm
      als de werkelijke voorraad hetzelfde is als de voorraad in het systeem hoef je alleen maar een "enter" te geven

      als er een voorraadverschil is moet je het werkelijke aantal opgeven en op "enter" drukken

      om te stoppen druk je op de knop "annuleren / stoppen"

    als er voorraadwijzigingen zijn gemaakt verschijnt er een verkoopfactuur aan het eigen filiaal met daarop de wijzigingen (klantfactuurreferentie inventarisatie) en tevens een kostenbon "Voorraadmutatie\" (opmerking inventarisatie) voor hetzelfde totaalbedrag. Beide zijn via kas betaald gemeld. Hiermee is later gemakkelijk te zien wanneer en voor hoeveel geld de voorraad gewijzigd is, zodat jaarrekeningen / btw-aangiftes hiermee niet "vervuild" hoeven te worden.

    >> Kascontrole

    Open eerste tabblad (`kas`-`kascontrole`)

    De knop `nu in kas` laat het saldo zien dat er volgens het systeem in kas zou moeten zitten

    Bij meerdere ketens wordt hier gevraagd of de kascontrole voor alle ketens samen of alleen voor de actieve keten gedaan moet worden

    Vul in het lijstje rechts de daadwerkelijk aanwezige aantallen van de betreffende geldeenheden in

      Het systeem berekent zelf de aanwezige waarde per geldeenheid

    Bij `overig` kan het bedrag ingevuld worden dat in kas is in andere vormen dan fysiek geld, zoals kostenbonnetjes

    Links verschijnt het verschil tussen de werkelijke hoeveelheid geld en de hoeveelheid die het systeem verwacht

      Een positief kasverschil betekent dat er geld is binnengekomen in de kas, maar niet geregistreerd (vergeten factuur te maken / vergeten kostenbon uit te betalen)

      Een negatief kasverschil betekent dat er geld weg is uit kas (vergeten in kas te doen / gejat of zoek)

    Een kasverschil moet ALTIJD uitgezocht worden en liefst direct opgelost, later wordt het alleen maar moeilijker

      het tabblad `transactielog` geeft inzicht in de transacties die er geweest zijn per kas en per pin. Een foute pinregistratie kan ook tot een kasverschil leiden

      Tabblad `transactielog`-`kas` nagaan sinds de vorige kascontrole (type 12 is doorgeboekt kasverschil) welke kastransacties de fout kunnen verklaren

      Tabblad `transactielog`-`pin` kan gebruikt worden om de registraties van pinnen te controleren

      Tabblad `transactielog`-`kruisposten` geeft een andere weergave van pintransacties (alleen die die nog niet afgemeld zijn in het bankboekje) aangevuld met kasstortingen / kasopnames (type 2=pin). Foute pinregistraties kunnen opgelost worden via nabetaling factuur van de klant

      In opmerking kun je kwijt wat je nog bedenkt ter verklaring van het kasverschil

    Met de knop `Doorboeken` wordt het kasverschil geregistreerd en de kas weer gecorrigeerd tot dat wat er daadwerkelijk inzit zodat met een schone lei begonnen kan worden

    Bedenk wel dat alle doorgeboekte kasverschillen aan het eind van het jaar als kostenpost op de resultatenrekening horen te verschijnen!

    Als er teveel geld in kas zit moet het overschot direct afgestort worden, zie hiervoor de helppagina over storten / intern doorsturen



    Links onderin verschijnen de totalen die de pinautomaat weergeeft bij het afmelden, controleer deze om pinfouten snel op te sporen

    De knop "print dagafsluiting" geeft een printje met overzichtcijfers van kastransacties, pintransacties en een gecomprimeerd overzicht van alle verkoopfacturen van deze dag. "Doorboeken kasverschil" print dit al automatisch maar met deze knop kan een extra uitdraai gemaakt worden.



    Printen

    Via het menu-item `Uitvoer - export tbv boekhouder` kan de informatie van alle kastransacties van dit jaar worden ge-exporteerd naar een komma-delimited tekstbestand op `c:anb5txtkastransacties.csv`



    De volgende typenummers zijn in gebruik: 2=pin, 3=inkoop, 4=kasopname, 5=kasstorting, 6=kosten, 7=chipknip, 10=verkoop, 12=kasverschil

    >> Kascontrole voor meerdere ketens

    Dit wordt alleen ondersteunt als de ketens voor de current_user geregistreerd zijn. Ketens die voor alle gebruikers geregistreerd zijn doen niet mee.



    Als deze er zijn dan wordt het kassaldo van allemaal samen weergegeven bij "nu in kas" en wordt de kastelling in alle ketens genoteerd. Een eventueel kasverschil wordt opgenomen in de adminsitratie van waaruit geteld wordt.

    >> Kasstortingen / opnames

    Kasstortingen / opnames en het intern doorsturen van contant kasgeld binnen een keten
    --------------------------------------------------------------------------------

    Open ANB5-admin (gele pakket)
    Open eerste tabblad (`kas`)
    Kasstortingen en kasopnames

    Kies het subtabblad `naar de bank`
    Vul het bedrag in
    Klik aan of het een storting of opname betreft en bij welke rekening
    de rekeningnummers komen uit ANB5Fact (blauw), bij de eigen-vestiging-klant. Denk erom dat de valuta in hoofdletters geregistreerd moet worden
    Geef indien gewenst een omschrijving op
    Met de knop `Opslaan` wordt de boeking in de kas en in de kruisposten geregistreerd
    Type 4 is een opname en type 5 is een storting
    Intern doorsturen van contant kasgeld binnen een keten of kasstortingen door een filiaal op de centrale girorekening
    Betaal via nabetaling inkoop / kosten uit kas het door te sturen / te storten bedrag aan kasgeld
    Open tabblad `kas`, subtabblad `nabetaling inkoop/kosten`
    Klik in de radiogroup aan: inkoopfactuur en zoeken op leverancier
    De checkbox `alle facturen` moet uit staan
    Vul in het hokje daarachter de naam van leverancier 0 in en druk op de zoekknop
    Zoek in de onderste tabel de oudste factuur uit en zet daar de muis op
    Vul achter `bedrag` in het hokje het bedrag in dat je wilt nabetalen of storten, gebruik een komma voor de centen. (Voor de herkenbaarheid in filiaal 0 is het fijn als er bij een storting uiteindelijk een bedrag gestort wordt met het filiaalnummer in centen.)
    Druk eenmaal op opslaan
    Stop het geld in een zakje / in de afstortkluis en voeg er een briefje bij met de afzender, het bedrag en de factuurreferentie (dus niet het interne inkoopnummer maar het factuurnummer van filiaal 0!)
    Verzend dit zakje via de interne post naar filiaal 0 of breng het geld naar het postkantoor om te storten
    Vergeet niet om DIRECT een mailtje naar filiaal 0 te sturen met daarin het bedrag en de factuurreferentie

    >> Kostenbonnen inboeken

    Open derde tabblad (`kosten`), rechtsklikken biedt de mogelijkheid om een kostenbon toe te voegen. Dit kan ook met de knop rechtsonder `nieuwe kosten toevoegen`.
  • Vul het factuurbedrag ex BTW, de BTW en het factuurbedrag inc BTW in
      ANB5 begint met bedrag inc BTW, geef je dan een dan wordt de BTW en ex BTW ingevuld uitgaande van hoge BTW

      Geef je dan kom je in het veld BTW, als je dat invult (bijvoorbeeld met 0 als er geen BTW op zit) en je geeft daarna dan wordt ex BTW gevuld met het verschil tussen inc BTW en de ingevulde BTW

      Geef je 2x dan kom je in het veld ex BTW, als je dat invult en je geeft daarna dan wordt BTW gevuld met het verschil tussen inc BTW en de ingevulde ex BTW


  • Geef aan of de rekening nu direct uit kas betaald wordt of `op rekening` is
      Dit bepaalt of de factuur in de kas of in de crediteurenlijst verschijnt


  • Selecteer de juiste datum

  • Zoek rechts de juiste hoofdgroep en subgroep uit, deze bepalen samen de kostensoort waaronder de rekening geboekt gaat worden.
      Met de pijltjestoetsen of de muis kun je door de mogelijkheden bladeren.

      Deze kostensoorten zijn te koppelen aan grootboeknummers van eventuele boekhoudpakketten op het subtabblad "rekeningenschema"


  • In het hokje boven de leverancierslijst kun je de naam van de leverancier opgeven. Alle eerder ingevoerde leveranciers met deze lettercombinatie verschijnen in de lijst.
      Nieuwe leveranciers kun je ernaast invullen bij `nieuw`. Als hier iets staat dan wordt dit als nieuwe leverancier toegevoegd in plaats van de selectie uit de zoeklijst


  • Bij Factuurreferentie kun je het factuurnummer van de leverancier invullen

  • Bij Orderreferentie kun je extra info invullen, bijvoorbeeld je klantnummer of een betaalkenmerk

  • In opmerking kun je kwijt waar de rekening voor is

  • Met de knop `opslaan` wordt de kostennota bewaard

  • >> Kostenbonnen inzien

    Open derde tabblad (`kosten`), subtabblad `kosten`
    Gebruik het gewenste selectie-criterium
    Achter de hokjes kun je opgeven waarop het moet lijken
    De checkbox `alleen de hieronder geslecteerde kostensoort` laat alleen die kostenbonnen zien, die in de aangegeven groep vallen n voldoen aan het erboven staande selectie-criterium. Hiermee kan de selectie verfijnd worden

    Met de rechterknop "kosten"-"wijzigen" kan een kostenbon toegekend worden aan de hierboven aangegeven hoofdgroep en subgroep, in plaats van de groep waar hij oorspronkelijk in zat

    Via het menu `printen` kan de weergegeven selectie van kostenbonnen geprint worden naar een bestand of naar een file.
    Dit is met name handig voor kosten zoals de maandelijkse huur of energierekening waar geen factuur bij komt maar die wel een boekstuk nodig hebben in de ordner.

    >> Kostenleveranciers

    Leverancier bij het aanmaken van kosten via het bankboekje

    Bij het aanmaken van kosten via het bankboekje kun je de leverancier wijzigen. Daarbij is het mij ook al eens overkomen dat ik in het lijstje de leverancier aangeklikt heb, maar heb vergeten om het hokje bij nieuwe leverancier leeg te maken. Het bankboekje vult daar een gok in en als die er nog staat dan wordt die gebruikt in plaats van de leverancier uit het lijstje.


    Kostenleveranciers verwijderen

    Het lijstje met kostenleveranciers wordt gemaakt uit alle ooit gebruikte leveranciers in de kostentabel. Die kun je dus niet weggooien. Wat wel kan is met kosten zoeken op zon leverancier die kostenbon wijzigen naar een andere leverancier uit het lijstje. Als een naam nergens meer gebruikt wordt dan zal hij zelf uit het lijstje verdwijnen

    >> Kostenplaatsen

    ANB5 biedt de mogelijkheid om zelf nieuwe kostenplaatsen aan te maken. Ga hiervoor naar het tabblad kosten - rekeningenschema. Ga in de lijst staan en gebruik de rechtermuisknop om een nieuwe kostengroep te maken of om een bestaande groep te wijzigen of te verwijderen. Vul in elk geval de hoofdgroep en subgroep in. Met de checkbox kan je aangeven of de kosten bij de Winst & Verliesrekening horen of dat het een balanspost is. Met het externe kostenplaatsnummer kan aansluiting gemaakt worden op het rekeningschema van de boekhouder. Denk er hierbij om dat ANB5 een aantal gereserveerde nummers heeft.

    Er zijn een paar kostenplaatsen met een speciale status, deze omschrijvingen mogen niet zomaar gewijzigd worden, en zijn hoofdletterspecifiek:
    Aflossing lening. Deze komt apart op de balans te staan.
    Afdracht BTW. Deze wordt gebruikt om de afdrachten omzetbelasting te berekenen.
    Kostengroepen met de tekst `beheer..` ergens in de omschrijving van de kostenplaats. Dit is een kostenplaats waarop alle mutaties die betrekking hebben op een eventuele beheer-bv worden geregistreerd. Na de tekst beheer moet iets komen om aan te geven welke beheer-bv het betreft. Beheer-BVs zijn altijd balansposten binnen ANB5. Het gebruik hiervan wordt sterk afgeraden, het is beter om een eigen administratie te voeren voor beheer BVs.
    Kostengroepen beginnend met de tekst `Prive..`. Deze wordt weergegeven bij de berekening omzetbelasting onder prive. Je moet zelf met de boekhouder overleggen of je ook daadwerkelijk op dat moment aangifte wilt doen van deze uitgaven of dat de boekhouder dit aan het eind van het jaar allemaal in een keer doet. Deze uitgaven worden bovendien mee weggeschreven in het bestand afsluiting-jaartal-beheer.csv(htm), waarin een overzicht staat van alle uitgaven die betrekking hebben op de beheer-bv, cq dga.

    >> Nabetalingen Inkoop / Kosten uit kas

    Open eerste tabblad (`kas`)
    Open derde sub-tabblad (`nabetaling inkoop/kosten`)
    Klik in de radiogroup aan of het een kostenfactuur of een inkoopfactuur is
    Klik in de andere radiogroup aan of je wilt zoeken op leverancier of op notanummer
    Vul in het hokje daarachter de naam van de leverancier of het notanummer in
    Als de factuur volgens het systeem niet openstaand is, kun je hem in beeld krijgen door de checkbox `alle facturen` aan te klikken
    Druk op de zoekknop
    In de bovenste tabel verschijnen de kostenbonnen van deze leverancier / met dit notanummer
    In de onderste tabel verschijnen de inkoopbonnen van deze leverancier
    zoek uit welke factuur nabetaald moet worden en zet daar de muis op (bedrag/factuurreferentie/opmerking kan je daarbij helpen, voor interne facturen verschijnt het factuurnummer van filiaal 0 hier als factuurreferentie)
    Vul achter `bedrag` in het hokje het bedrag in dat je wilt nabetalen, gebruik een komma voor de centen
    Druk eenmaal op opslaan
    Klaar!

    >> Personeelsleden beheren

    Ga naar het tabblad Organisatie, subtabblad Personeel
    Medewerker toevoegen
    Controleer in het blauwe pakket dat de toe te voegen medewerker bestaat in de klantenlijst. Zoek deze op met behulp van de achternaam en postcode zoekopties. Denk erom dat verschillende vormen van spelling ertoe kunnen leiden dat iemand wel in de lijst staat maar niet gevonden wordt. Zoek daarom met de 4 cijfers van de postcode, zonder de letters en een kort stukje uit de achternaam (niet het tussenvoegsel).
    Voeg de nieuwe medewerker toe vanuit het gele pakket met de knop Nieuw personeelslid toevoegen (ANB5Admin-Organisatie-personeel).
    Nu moet eerst de juiste persoon uitgezocht worden
    Daarna wordt aangegeven in welke vestiging die persoon werkt, meestal is dat je eigen bedrijfsnaam
    Geef de nieuwe medewerker tot slot de juiste status (default is stagiair) en vul het aantal te werken uren per week in.

    Medewerker afmelden
    Medewerkers die gestopt zijn kan je afmelden door rechts te klikken op de betreffende medewerker en te kiezen voor Afmelden

    >ANB5Agenda

    >> ANB5Agenda – algemeen

    ANB5Agenda bevat zowel een bellijst, met een overzicht van alle nog niet bereikte klanten, als werklijsten.


    Vanuit zowel de frontoffice als de backoffice kunnen belverzoeken ingevoerd worden in de bellijst. Dit is een handig hulpmiddel om snel en efficient alle uitgaande telefoontjes te kunnen doen. In het agenda-logboek staat wat er gevraagd en/of overlegd moet worden en met een tweede logboek kan de reactie van de klant aan het systeem toegevoegd worden. Een niet-bereikte klant wordt hierdoor automatisch op een later tijdstip alsnog gebeld.


    Werklijsten geven per medewerker een handig overzicht van alle aan hem of haar toegewezen bestellingen, reparaties en "todolist"-vragen. Hiermee kunnen ze zelfstandig verder met volgende taken, zodra daarvoor ruimte ontstaat.


    >> Bellijst

    Vanuit ANB5Genie kunnen reparaties, todolisten en bestellingen toegevoegd worden aan de bellijst met een logboek wat er besproken moet worden. Later kan een andere medewerker een rondje gaan bellen.
    Die is dan niet eerst veel tijd kwijt (als hij het al kan) aan uitzoeken wie gebeld moeten worden en waarover, dat staat al in ANB5Agenda voorgesorteerd. Is de klant bereikt dan kan hij een logboek maken met de weergave van het gesprek en de agenda weggooien. Is de klant niet bereikt dan blijft hij in de bellijst staan zodat niet meer vergeten kan worden om het later nog eens te proberen.

    >ANB5Fact - Frontoffice

    >> Abonnementen

    Abonnement aanmaken


    • Op het werkblad worden de producten geselecteerd die per tijdseenheid van het abonnement horen. Dus dat wat regelmatig opnieuw geleverd moet worden tegen de afgesproken prijs en aantallen. Let op: de abonnementsprijs wordt gebruikt! Per juni 2015 zal er voor offerte een uitzondering komen, die zal de dagprijs gaan gebruiken.

    • Rechtsklikken en kiezen voor abonnement opslaan. Nu verschijnt een nieuw scherm
        Geef de ingangsdatum van het abonnement op

        Geef de einddatum op, voor een abonnement zonder einddatum vul je hier een datum in die ouder is dan de ingangsdatum

        Kies de gewenste periode (week = 7 dagen / kwartaal = 3 maanden)

        Kies de gewenste soort actie, meestal is een bestelling het handigst, dan kan je zien wat er gebeurd

        Geef eventuele klantreferenties op (melding bij iedere actie komt in de klantorderreferentie van de bestelling)

        Sla het abonnement op





      Abonnement wijzigen

    • Kies abonnement naar werkblad

    • Pas de producten, aantallen en prijzen aan naar nieuwe waarden

    • Kies abonnement opslaan. De gewijzigde instellingen worden nu bewaard onder het oorspronkelijke abonnement

    >> ANB5Fact – algemeen

    ANB5Fact, het blauwe pakket, zorgt voor overzicht van alle contacten voor een bepaalde klant


    Offertes

    voor het maken van een offerte is in een flexibel aantal standaardpakketten die als uitgangspunt kunnen dienen, zodat geen compoenenten vergeten kunnen worden. Sommige standaardoffertes hebben een setprijs, waarbij de klant automatisch korting krijgt op de som van alle onderdelen, bijvoorbeeld bij aanschaf van een complete computer.

    Oudere offertes kunnen gebruikt worden als basis voor een nieuwe of overgezet worden naar een bestelling, met behoud van de afgesproken prijzen.


    Bestellingen

    alle bestellingen die nog niet uitgeleverd zijn. Met name regelmatig kopende klanten hebben nog wel eens een lange lijst met backorders. ANB5 bezit hiervoor bulkuitboek. Deze krachtige functie bepaalt van alle artikelen in backorder hoeveel ervan beschikbaar zijn voor deze klant, uitgaande van de daadwerkelijke voorraad en rekening houdend met oudere bestellingen van andere klanten die voorrang hebben. Bulkuitboek voorziet in een verzamelfactuur met pakbonnen voor de afzonderlijke backorders, natuurlijk voorzien van de juiste bestelreferenties van uw klant.


    Pakbonnen en facturen

    Hierin zit de complete aankoophistorie van de klant. Erg handig om bijvoorbeeld nogmaals inktcartridges te leveren bij een eerder aangeschafte printer of om te kunnen zien welke onderhoudsdienst geschikt is voor deze klant.

    Ook is het mogelijk om eerst pakbonnen uit te leveren en daarvan eenmaal per week een verzamelfactuur te maken. Voor sommige (klein)zakelijke klanten kan dit een uitkomst zijn.


    Reparaties

    Reparaties zijn voorzien van een standaard vragenlijst, zodat de reparatie-aanname gestructureerd verricht wordt, ook door nieuwe medewerkers. Dan hoeft de klant niet steeds gebeld te worden met aanvullende vragen. Ook voorkomen heldere afspraken en een goede klachtomschrijving tijdverlies en teleurgestelde klanten.

    Hier verschijnen automatisch onderzoekskosten, zodat een reparatie niet ongemerkt gratis verricht hoeft te worden.


    Todolist bevat alle vragen van een klant die niet direct een offerte, bestelling of reparatie zijn. Iemand moet deze uitzoeken en beantwoorden. Tot die tijd zorgt de todolist er voor dat ze niet kwijt raken en dat suggesties en deeloplossingen in een logboek bewaard kunnen blijven totdat alle informatie compleet is en de klant geïnformeerd kan worden.


    Abonnement

    Voor regelmatig terugkerende leveringen van goederen of diensten kunt u een abonnement aanmaken. ANB5 plaatst dan automatisch een bestelling in het systeem zodra de afgesproken termijn verstreken is. U vergeet nooit meer contact op de te nemen met uw klant voor zijn jaarlijske onderhoudsbeurt of het verlengen van zijn antivirus-oplossing.


    Sidebase bevat de electronische prijslijsten van leveranciers. Sidebase is daarmee heel geschikt om snel nieuwe producten te kunnen aanmaken en van die producten te weten of ze leverbaar zijn, op welke termijn en tegen welke prijs. U kunt zelf opgeven welke schatting sidebase moet gebruiken als marge om de klant een richtprijs te kunnen geven. Het is niet langer nodig om een vraag naar een product dat u niet voert te noteren, uw leveranciers te bellen en daarna uw klant te moeten terugbellen. U kunt de klant direct helpen en zijn bestelling noteren!

    Op basis van merk en vendorpartnummer wordt deze informatie gekoppeld aan de producten uit uw eigen assortiment zodat sidebase dezelfde prijs weergeeft als uw eigen productassortiment.

    >> ANB5Fact – alle prijzen op het werkblad aanpassen

    Er is de mogelijkheid om op het werkblad de prijzen van alle producten in 1 keer aan te passen. Hiervoor kan je een formule intypen in het werkbladtotaal, helemaal onderin. Met de enter-toets  worden alle prijzen aangepast volgens de formule.

    Er zijn de volgende opties:
    SOORT niets / kst (=kostprijs) / ink (=laatste inkoopprijs) / avp (=adviesprijs) / off (=offertenummer) / klp (=klantspecifieke prijslijst)
    + of - korting of opslag. Niet van toepassing voor 'off' en 'klp'
    getal geheel getal of komma getal. Voor 'off' kan hier het offertenummer worden ingevuld. Niet van toepassing voor 'klp'
    '%' als hier '%' staat dan wordt een percentage gebruikt voor de prijs, is het leeg dan wordt er per regel een bedrag bij of af gedaan. Niet van toepassing voor 'off' en 'klp'

    bijvoorbeeld

    • klp: klantspecifieke prijzen

    • kst+15%: kostprijs plus 15 procent

    • avp-0.75: adviesprijs min 75 cent

    • off1: offertenummer 1

    >> Assemblage


    • open ANB5Fact (blauwe pakket)
        selecteer juiste medewerker (jezelf)

        selecteer juiste klant


    • open tabblad `bestellingen`

    • Als bouw gestart wordt notitie maken in logboek, dat voorkomt dubbele assemblage
        rechtermuisknop / `werkblad` - `logboek`-`toevoegen` of sneltoets papiertje met schrijfhandje


    • Controleer op de bestelbon en in het logboek of er nog speciale notities bij deze bestelling horen

    • Voeg van elk produkt dat ingebouwd wordt het serienummer toe
        links produkt uitzoeken, rechts serienummer scannen en dan `selecteer`-knop


          dit is tevens de controle of het juiste produkt ingebouwd wordt



    >> Bestelling wijzigen

    Omdat het hier een bestaande afspraak met een klant betreft is het niet gemakkelijk om deze eenzijdig te wijzigen zonder dat duidelijk blijft dat er een wijziging is gemaakt. Natuurlijk is het wel mogelijk om een iets ander model in een bestelling te plaatsen.

    De mooiste oplossing is om in ANB5Fact de bestelling naar het werkblad te plaatsen. Hierna kan het product, dat niet meer geleverd zal gaan worden aan de klant, aangepast worden naar aantal 0. Het blijft dan wel zichtbaar dat dit indertijd afgesproken was maar het wordt niet meer geleverd en ook niet gefactureerd (bedrag=0). Daarna wordt het vervangende product aan de bestelling toegevoegd (tussengevoegd). Hiermee is later altijd direct te zien dat het ene artikel uit de oorspronkelijk afgesproken bestelling vervangen is door een ander.

    >> BTW teruggave


    • Bedrijven moeten zelf regelen met de belastingdienst

    • Particulieren moeten de volgende documenten naar ons opsturen
        -kopie factuur

        -bewijs van export uit de Europese Unie (douanestempels en dergelijke)

        -kopie paspoort of ander document, waaruit blijkt dat de koper GEEN ingezetene is van de Europese Unie


    • Wij storten de BTW terug op een bank- of girorekening van de klant en verrekenen deze zelf met onze BTW-aangifte

    • Als n van de gevraagde documenten ontbreekt is BTW-teruggave helaas niet mogelijk

    • Factuur maken met `artikel inc btw tbv btwteruggave` op aantal -1 en oorspronkelijke factuur bedrag, tevens `artikel ex btw tbv btwteruggave` op aantal +1 en bedrag ex btw van oorspronkelijke factuur

          Controleer van te voren dat `artikel ex btw tbv btwteruggave` ook een produkt zonder btw is



    >> Consignatie en zijn retouren

    Soms krijgt een klant een doos spullen in consignatie mee ter verkoop en rekent naderhand af wat er verkocht is.

    -Bestelling maken met de spullen die mee gaan
    -Naar het werkblad snelselecteren wat terug gekomen is (dus niet bij de meegegeven bestelling op zetten)
    -Kies in het menu – instellingen – voor omwisselen +- bij alle aantallen, dan wordt het een credit voor de retour gekomen spullen
    -Opslaan als bestelling

    Vervolgens kunnen de 2 bestellingen elk worden omgezet naar een pakbon (contantmodus uit, kiezen voor factureren – alleen pakbon). Die 2 pakbonnen kunnen samen gefactureerd worden: het te betalen bedrag blijft over. Met rechtsklikken op deze factuur kan via printen – verzamellijst worden afgedrukt wat er netto verkocht is

    >> Creditering

    Om een credit-factuur voor een klant te maken ga je naar ANB5Fact (blauwe pakket)


    • Selecteer de juiste medewerker en de juiste klant

    • Ga naar het tabblad Factuur en selecteer de factuur die gecrediteerd moet worden

    • Op deze factuur rechtsklikken en kiezen voor Naar werkblad

    • De eerste vraag is of er een credit (Yes) moet komen of een kopie van de factuur (No, handig als iemand vraagt: doe me er nog maar 1)

    • De tweede vraag is of de dagprijzen gebruikt moeten worden (Yes) of de prijzen zoals die op de oorspronkelijke factuur staan (No)
      Nu ben je op het werkblad met de uitgekozen informatie. Deze kun je gewoon verder afhandelen zoals je met elk werkblad kunt: opslaan als offerte of bestelling of direct factureren.

    >> Facturen maken zonder BTW

    Dit kan alleen aan bedrijven in het buitenland, zie voor de voorwaarden de belastingdienst
    Wees hier dus terughoudend mee


    • Levering aan ondernemers buiten Nederland maar binnen de EU: mag tegen 0% BTW maar let erop dat dan wel het BTWnummer van de klant ingevuld moet zijn in de klantinformatie!
        Zet de klant bij de klantselectie met "wijzigen" op "zonder btw" (checkbox "klant met btw" uit)


          Voor deze ene klant worden nu alle BTW-percentages op 0 gezet, waardoor de verkoopprijs inc BTW gelijk wordt aan de verkoopprijs ex BTW. De prijzen die je ziet zijn nu ook zonder BTW.


        Let op: voor reeds bestaande offertes, bestellingen en facturen wordt de BTW niet aangepast. De BTW-wijziging geldt dus alleen voor nieuwe bestellingen en facturen!


    • Levering aan particulieren buiten Nederland maar binnen de EU: mag niet tegen 0%, hiervoor wordt de BTW afgedragen in het oorsprongsland dus in Nederland. Deze mag je niet leveren zonder BTW.

    >> Klanten beheren

    Klanten toevoegen

    -Zoek altijd eerst of de betreffende klant al bestaat in de klantenlijst.

    Zoek deze op met behulp van de achternaam en postcode zoekopties. Denk erom dat verschillende vormen van spelling ertoe kunnen leiden dat iemand wel in de lijst staat maar niet gevonden wordt. Zoek daarom met de 4 cijfers van de postcode, zonder de letters en een kort stukje uit de achternaam (niet het tussenvoegsel)

    -Als iemand echt niet bestaat kan met de knop Toevoegen een nieuwe klant aangemaakt worden. De ingevulde achternaam en postcode zoekopties worden hierbij vast ingevuld. Als ook het huisnummer ingevuld is dan zoekt ANB5 er de straat en plaats bij.

    -Vul de rest van de klantinformatie in en bewaar de wijzigingen.


    Klanten afmelden

    -Een bestaande klant kan niet meer worden verwijderd. Er hangt immers een complete historie aan deze klant. Wel kan een klant de status Inactief toegewezen worden, dan verschijnt hij/zij niet meer standaard in beeld.

    -Denk erom dat eerst gecontroleerd wordt welke activiteit nog aan dit klantnummer hangt.

    Selecteer de klant en controleer openstaande bestellingen, onbetaalde facturen en openstaande reparaties en abonnementen.

    -Indien van toepassing moet in ANB5Admin gecontroleerd worden of iemand nog in de personeelslijst staat. Zonodig eerst daar afmelden.

    -Is er geen activiteit meer dan kan op het klanten-subtabblad wijzigen de status aangepast worden.


    Contactpersonen

    Er zijn een aantal voorgedefinieerde typen contacten. Deze hebben een speciale betekenis binnen ANB5. Allemaal zijn ze apart selecteerbaar in de locale php pagina Klanten - adressen. Voor de automatische emailberichten geldt dat als een emailadres toestemming moet geven om te mailen (1=notificaties of 2=alles). Als er geen emailadres is ingevuld bij het voorkeurscontact dan gaan de emailberichten naar het hoofd-emailadres van de klant en niet naar een contactpersoon. In alle email-vakjes kunnen meerdere emailadressen opgegeven worden gescheiden door een puntkomma (bv het Inkoop-emailadres ook opgeven bij Administratie om de factuur te laten emailen).







    Verkoopnog niet in gebruik
    Inkoophet emailadres voor offertes, bestellingen, pakbonnen
    Administratiehet emailadres voor facturen
    Technische Diensthet emailadres voor RMAnummers en RMAafhandeling (inclusief kopie factuur van een RMA-afhandeling)
    SMS Alertnog niet in gebruik
    Factuuradreshet hier opgegeven klantnummer wordt gebruikt als factuuradres. De email met de factuur gaat dan ook naar het emailadres van dit factuuradres-klantnummer!

    >> Klanten zijn dubbel

    Soms worden klanten per ongeluk dubbel aangemaakt. In veel gevallen is dit niet meer ongedaan te maken, omdat er aan beide klantnummers al offertes, bestellingen of facturen hangen. Die historie kan niet meer samen gevoegd worden (er zijn al kopieën van bij de klant, in de dagafsluiting, bij andere vestigingen etc) en ze mag natuurlijk ook nooit per ongeluk opduiken bij een andere klant (in geval van hergebruik van het klantnummer).

    Voorkomen is beter dan genezen! Maak afspraken over het opzoeken van een klant: (stuk van ) de achternaam met extra de postcodecijfers bijvoorbeeld. Kies iets waar niet zo veel spelfouten mee mogelijk zijn.

    Is het toch gebeurd dan kan 1 van de 2 klantnummers op status=inactief gezet worden. Dat deel historie is dan wel vele moeilijker terug te vinden. Anders zou de achternaam van 1 van de 2 kunnen worden aangevuld met NIET GEBRUIKEN of zoiets, maar dat staat natuurlijk wel heel lelijk.

    In bijzondere gevallen wordt het ontdekt terwijl niet allebei de klantnummers gebruikt zijn. Controleer dan echt héél grondig of er niet toch logboeken, klantopmerkingen, offertes, bestellingen, facturen, reparaties of andere dingen aan hangen. Is dat echt niet het geval en is de klant helemaal schoon, dan kan zo'n klantnummer vrijgegeven worden voor hergebruik: wijzig achternaam naar New_Cust en zet de overige velden op ".".

    >> Klanten: ander factuuradres dan afleveradres

    Je hebt in principe 3 mogelijkheden om de factuur op een ander adres te krijgen dan de goederen. Ze lijken op elkaar maar zijn net even anders, vooral met betrekking tot de klant die je opzoekt in het klanten-scherm.

    1. Je hebt een klant met een administratieve afdeling of administratiekantoor. Denk aan een scholengroep of een instantie met meerdere afdelingen en een centrale administratie. In dit geval horen alle contacten en activiteiten bij de klant (afdeling) en moet alleen het factuurtje naar een ander adres. Dan zou ik kiezen voor een afwijkend factuuradres. Dat kan je instellen bij de klantcontacten: er is eentje voorgedefinieerd “Factuuradres”, dat staat dan bij Naam. In plaats van Tel1 vul je daar in “Klantnr1234”, waarbij 1234 vervangen moet worden door het klantnummer waar de factuuradres-gegevens bij ingevuld zijn (de administratie krijgt dan dus een eigen klantnummer met een adres, maar geen bonnetjes eronder). Eventueel kan je in Opmerking dan nog een regeltje kwijt wat automatisch geprint wordt tussen naam en adresregel op de factuur, voor bijvoorbeeld de locatie waar het werk gedaan is of de goederen naar toe zijn gegaan.

    2. Je hebt een klant waarbij de contacten en activiteiten op het hoofdadres zitten, maar het magazijn (de afleverlocatie) zit op een ander adres. Dan vul je bij de klantinformatie bij het hokje “Verzendadres” het klantnummer in van het magazijn (het magazijn krijgt een eigen klantnummer, met alleen een adres maar geen bonnetjes eronder) en voortaan gaan alle verzendlabels voor deze klantn aar het adres van het magazijn.

    3. Er is eenmalig een afwijkend afleveradres / je doet een dropshipment namens je klant. Dit geldt alleen voor die ene bestelling en niet voor alle andere activiteiten. Dan wordt het afleveradres ingevuld bij de betreffende bestelinformatie.

    >> Klanten: emailen

    Vanuit ANB5Fact kan met rechtsklikken gekozen worden voor printen naar email. Dan opent een nieuw scherm waaruit de email verstuurd kan worden.

    Afhankelijk van waaruit je kiest voor emailen wordt alvast het juiste emailadres gekozen (Inkoop (Logistiek), Administratie of Technische Dienst) en de standaard-email voor dit onderwerp opgehaald uit ANB5Config - Standaardteksten - Algemeen. Hierin zit een onderwerpregel, lege regel en dan de inhoud van de email. Ook wordt alvast het document als bijlage toegevoegd, eventueel voorzien van de algemene voorwaarden en standaard-bijlagen.

    Er is de mogelijkheid om per standaardsoort meerdere voorbeeld-emails op te geven door in ANB5Config extra waarden toe te voegen. Die moeten dan beginnen met de standaardnaam maar zijn langer, bijvoorbeeld StdmailFactuurSoftware kan de aangepaste email zijn voor een aangevraagde softwarelicentie. Standaard is er al de mogelijkheid om overzichten te sturen van backorders, openstaande reparaties en facturen of alle facturen uit een bepaald jaar (StdmailBestellingBackorders, StdmailFactuurOpenstaandlijst, StdmailReparatiesBacklog, StdmailFactuurJaaroverzicht). ANB5 voegt zelf aan de mailinhoud "br/" toe voor elke nieuwe regel en zet er buitenom de alineacodering "p" en "/p". Overige opmaakcodes kunnen in html toegevoegd worden.




    Contactpersonen: Inkoop krijgt offertes, bestellingen en pakbonnen; Administratie krijgt facturen; Technische Dienst krijgt reparaties en een kopie factuur van een reparatie-afhandeling. Logistiek ontvangt een CC van een pakbon/verzendbevestiging-email.

    Standaardteksten: StdMailOfferte, StdmailBestelling, StdmailPakbon, StdmailFactuur, StdMailReparatie, StdmailTrackAndTrace, StdmailBestellingBackorders, StdmailFactuurOpenstaandlijst, StdmailReparatiesBacklog, StdmailFactuurJaaroverzicht, StdmailRMAaanvraagOK, StdmailRMAgeweigerd
    Dynamische velden in standaardteksten:
    [*jaar*] ingevulde jaartal
    [*klantnr*] van de te mailen klant
    [*klantaanhef*] dhr voornaam voorvoegsel achternaam / mevr voornaam voorvoegsel achternaam / lezer (achternaam)
    [*bedrijfsnaam*] ANB5Config - ANB5Fact - Algemeen - mailerafzendernaam of als die er niet is de achternaam van het eigen klantnummer
    [*medewerker*] voornaam voorvoegsel achternaam van de ingelogde medewerker of de filiaalnaam als ANB5Mailer verstuurd
    [*referentienummer*] ANB5 documentnummer, bijv bestelnummer of factuurnummer
    [*klantorderref*] bij bestelling,pakbon en factuur de klantorderreferentie(s)
    [*details*] in de overzichten het blokje met de lijst documenten met datum
    [*merk*] [*vendorpartnr*] [*apn*] [*factuurnr*] [*klacht*] [*serienummer*] [*redengeweigerd*] voor RMAaanvragen de door de klant opgegeven informatie
    [*verzendcode*] [*trackandtrace*] plek van track & trace informatie

    Standaardbijlagen:
    *ANBFact - briefpapier - leveringsvoorwaarden bevat het pad naar de algemene voorwaarden die toegevoegd worden aan een offerte en bestelling als dit ingevuld is
    *Documenten uit de map basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen bij alle email
    -basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\offerte bij offertes
    -basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\bestelling bij bestellingen
    -basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\pakbon bij pakbonnen
    -basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\factuur bij facturen
    -basispad\klanten\ANB5Mailbijlagen\reparatie bij reparaties
    Hiermee kan een soort van in-box-advertisement gedaan worden, maar ook je eigen logo zo meegestuurd worden met de email in plaats van te verwijzen naar een website-plaatje.

    >> Klanten: emailen, wanneer gaan die

    ANB5 stuurt automatisch een notificatie naar klanten, die een emailadres hebben met toestemming om te emailen.
    Dat gebeurt met de eerstvolgende run van ANB5Mailer, vanaf een half uur na het aanmaken van het document.
    Deze verzending kan worden geblokkeerd door een logboek toe te voegen met de voorgedefinieerde keuze "Niet met ANB5Mailer mee".

    Wijzigingen in een document leiden niet tot het automatisch herzenden via ANB5Mailer.
    Wel wordt een document op zaterdagavond aan de klant gemaild met het weekoverzicht.

    >> Kredietlimieten

    ANB5Fact biedt de mogelijkheid om voor klanten een kredietlimiet bij te houden. Dit kan op het klantscherm aangegeven worden.
    De controle leidt tot een melding, niet tot volledig weigeren van de opdracht zodat niet een overschrijding met 10 cent tot het blokkeren van een levering leidt. Mocht een klant echt eerst moeten betalen voordat er weer geleverd mag worden, dan is er de mogelijkheid tot volledige blokkade. In dat geval kan op het klantenscherm de status van de klant gewijzigd worden van normale klant naar credithold. Dan kan een klant uitsluitend nog betalen.

    Als een klant de standaardbetaaltermijn op contant heeft staan, dan wordt overschrijding gecontroleerd bij het betaalscherm.
    Van klanten die op rekening geleverd mogen krijgen wordt de limiet gecontroleerd zowel bij het opslaan van een bestelling als voorafgaand aan het factureren. De medewerker krijgt dan een melding en kan met de klant overleggen hoe het verder opgelost moet worden

    >> Nabetaling verkoopfactuur

    Dit mag alleen in het filiaal waar de factuur gemaakt is!


    • open ANB5Fact (blauwe pakket)

    • start programma met startknop
        selecteer juiste medewerker

        selecteer juiste klant


    • zoek de na te betalen factuur op
        als het openstaande bedrag nog op 0 staat terwijl je zeker weet dat er geen betaling is gedaan moet je eerst ANB5Util draaien. Als je dit doet met de parameter "/aan" dan worden alleen de debiteuren en crediteuren berekend en hoef je niet op alle andere bewerkingen te wachten.


    • menu-keuze `werkblad` - `nabetaling` OF rechtermuisknop `nabetaling`

    • vul alle bedragen in en sla betaling op

    • vergeet niet op de kopie factuur van de klant te registreren hoeveel op welke dag nabetaald is

          zet er tevens je eigen handtekening op voor ontvangst van het geld



    >> Producten op het werkblad verwerken

    Hiervoor zijn meerdere mogelijkheden, afhankelijk van wat de klant wenst te doen. Deze keuzes zijn te vinden onder het menu-item `werkblad` of onder de rechtermuisknop

    • Opslaan als offerte
        De lijst blijft bewaard onder offertes voor later gebruik voor deze klant

        Naar wens kan geprint worden


    • Bestellen
        Als de klant akkoord is en wil bestellen kan hij nu nog aangeven of er vooruit betaald moet worden (niet vergeten aan te vinken). Daarna moet in principe altijd geprint worden. Er komen 2 kopieen: eentje voor de klant en de andere is voor onszelf. Vergeet niet om de klant te laten tekenen voor akkoord met de bestelling en de leveringsvoorwaarden, dat scheelt later erg veel problemen. Bestelling in bestellingenmap bewaren.

        In geval van mail/fax-bestelling de schriftelijke bevestiging aan het bestelformulier vast nieten. De klant kan nu niet tekenen


    • Factureren
        Controleer dat alle serienummers ingevoerd zijn en of de bestelling compleet is. Voor het factureren is ook nog een sneltoets: het papiertje-met-tekst-symbool rechts naast de menu-items

        Zodra je dit kiest is de factuur gemaakt, annuleren is dan niet meer mogelijk. Wel kun je, als het een bestelling was, op dit moment nog deelleveren: vink `levering compleet` uit en na opslaan wordt per produkt gevraagd hoeveel er van het bestelde aantal worden uitgeleverd, de rest blijft in backorder. Hierna verschijnt het betaalscherm, als dit niet ingevuld wordt neemt het systeem aan dat het op bank/giro, dwz op rekening, is! Geef aan op welke manier betaald wordt, combinaties van betaalmiddelen zijn mogelijk.

        Na het opslaan komt er een factuur uit de printer voor de klant. Bij afhalen op rekening komt er een extra kopie voor onszelf. De klant moet zich legitimeren met een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) en de extra kopie tekenen voor ontvangst van de goederen en akkoord met de leveringsvoorwaarden. Dit is erg belangrijk: bij onduidelijkheid is dit het bewijs dat de klant moet betalen.

        Indien verzending: print verzendbiljet en voer de verzendcode in bij de pakbon. Controleer dat het juiste verzendadres is gebruikt.


    • Printen
        Hiervoor is ook nog een sneltoets: het printer-symbool rechts naast de menu-items. Op het werkblad print dit een verzendformulier (AVG-formulier van de PTT Post) voor deze klant


    • Opruimen en opnieuw beginnen
        Hiervoor is ook nog een sneltoets: de rode cirkel met het uitroepteken erin rechts naast de menu-items


          Dit gooit het werkblad leeg, deselecteert de klant, wist alle vakjes en zet het pakket op inactief. Voor de volgende klant moet weer met `start` opnieuw worden begonnen



    >> Producten zoeken en verzamelen op het werkblad


    • Open ANB5Fact (blauwe pakket)

    • Start programma met startknop
        Selecteer juiste medewerker


    • Selecteer juiste klant

    • Zoek in rechtergedeelte de artikelen uit die de klant wil hebben. Je kunt produkten zoeken op combinaties van verschillende criteria. Juist het gebruik van verschillende criteria tegelijk geeft vaak een overzichtelijk lijstje producten.
        In omschrijving kan op een combinatie van teksten gezocht worden door het `+`-teken te gebruiken

        Voor het zoeken in de hoofdindeling / categorie en subcategorie klik je eerst op het knopje linksboven welke van deze je wilt gebruiken. Daarna kun je rechts achter `code` beginnen met typen wat je ongeveer zoekt. In het lijstje eronder verschijnen de mogelijkheden. Als je de juiste gevonden hebt ga je daar op staan. Selecteren kan op twee manieren: met de knop met <-- erop of door dubbelklikken met de linker muisknop

      De checkbox op_voorraad
        is een krachtig hulpmiddel bij het zoeken. Alleen producten die ook daadwerkelijk in de plank liggen verschijnen. Normaal gesproken zijn dat ook de producten waar Mathijs achter staat (minimale voorraad) en je dus de klant een goed advies mee geeft. Bovendien kan de klant deze direct meenemen (niet vergeten te controleren of de voorraad ook echt vrij is of gereserveerd ligt voor een andere klant!).

        Als je vermoedt dat het een obsolete produkt betreft kun je bij het zoeken deze produkten mee laten nemen door het vinkje voor `obsolete`s` aan te klikken

        Je kunt zoeken op serienummer, achter s/n. Na de `enter` gaat het vinkje voor s/n aan en selecteer/deselecteer je produkten op serienummer uit het lijstje helemaal onderin!


    • De zoekinstellingen kunnen gewist worden met het `gummetje-knopje` schuinlinksboven `omschrijving`

    • Als het juiste produkt gevonden is kun je dit naar het werkblad zetten met de knop `selecteer`
        Nogmaals op de selecteer-knop drukken leidt tot een aantal van 2 in de lijst in het linkerscherm

        Met de deselecteer-knop gaat het aantal in het linkerscherm met 1 omlaag

        `Wissel` leidt tot het verwisselen van het links in de lijst geselecteerde artikel met het in het rechterscherm uitgezochte produkt

      Extra mogelijkheden met produkten

    • In het rechterscherm kun je met de rechtermuisknop kijken hoeveel het produkt kost en hoe het met de beschikbaarheid staat
        Aantal in de kast, in bestelling voor klanten, onderweg van leveranciers, vrij voor de verkoop


    • In het linkerscherm kun je met de rechtermuisknop per artikel het aantal, de prijs en de garantietermijn wijzigen

    • In het linkerscherm kun je met de rechtermuisknop de verzendkosten met en zonder rembours te berekenen

    • In het linkerscherm kun je met de rechtermuisknop het totaalbedrag van de geselecteerde produkten laten berekenen

    >> Reparatie – nieuw en standaardformulieren hiervoor

    Bij een nieuwe reparatie is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en gemaakte afspraken vast te leggen. Daarbij maakt het natuurlijk uit wat voor soort reparatie het betreft. In ANB5Config is er daarom de mogelijkheid om voorbeelden van aanname-formulieren te maken bij het onderdeel ANB5Fact - NieuweActieTekst door de naam te laten beginnen met Reparatie, bijvoorbeeld ReparatieComputer of ReparatiePrinter. Hierin staat op de eerste regel het bijbehorende APN uit de onderzoekskosten, gevolgd door een ; en het 'bellen boven'-bedrag. Na een lege regel volgt dan de in te vullen tekst die hoort bij dit type reparatie. De standaardprijs van een reparatie wordt de ANB5-prijs van het APN.

    Kies in het blauwe pakket voor het tabblad reparatie en de keuze Nieuw. Je krijgt een selectieschermpje waarop je de juiste soort reparatie uit ANB5Config kan kiezen. Hierna openen 2 schermen:
    * werkblad met daarop het APN voor de onderzoekskosten van dit type reparatie. Hier kan je tijdens het invullen van het inname-formulier meteen al producten aan toevoegen waavan je van te voren al weet dat de klant die wil / moet hebben.
    * het reparatieformulier met daarop ruimte voor de standaard inname-lijst (klacht / ingeleverd / etc), de verwachte reparatiekosten (som van de items op het werkblad) en het bedrag waarboven de klant gebeld moet worden voor overleg. Ook is hier een apart veld voor privacy-gevoelige informatie, zoals wachtwoorden. Deze wordt niet mee geprint bij de klachtomschrijving maar wordt opgeslagen in een intern logboek.

    >> Reparaties

    Aanname reparatie

    Zorg bij het aannemen van de reparatie voor een goede klachtomschrijving.

    Noteer tevens het serienummer met een korte omschrijving van het produkt.

    Stel een reeel bedrag vast waarboven de klant gebeld moet worden en vul dit in onder "max. kosten".

    Geef de klant een door jouw getekende kopie van de reparatiebon mee als bewijs van inleveren van het produkt


    Behandeling reparatie

    Noteer de handelingen die je hebt uitgevoerd in het logboek. De klant belt altijd als je er net even niet bent en dan kan je collega toch iets vertellen.. Als er onderdelen echt defect zijn dan moeten ze in de RMA-procedure met duidelijke en reproduceerbare klachtomschrijving


    Afhalen reparatie door klant

     Maak altijd een factuur voor de klant, eventueel met bedrag 0,- als het onder garantie was.

    Vergeet een eventuele serienummerregistratie niet.

    Als er onderdelen omgeruild worden: boek het in te leveren artikel op serienummer in, zet aantal op -1. Boek het mee te geven vervangende artikel op serienummer uit en zet het aantal op +1. De klant ontvangt nu een factuur voor nul euro, met twee serienummers (oude artikel op -1, nieuwe artikel op +1).

    Omruil na RMA: scan serienummer in in de bestelling die bij de reparatie hoort, gebruik hiervoor de regel met aantal +1. Ook dit leidt dus tot een -1/+1-factuur met een waarde van 0 euro. Als het product gecrediteerd is dan wordt de +1 regel aangepast naar aantal 0 en krijgt de klant automatisch een creditfactuur. Wordt het product omgeruild voor een ander vervangend artikel dan pas je de oorspronkelijke +1 regel aan naar aantal=0 en voegt een regel toe met het nieuwe APN. Het systeem rekent het bij te betalen of terug te ontvangen bedrag aan. Moet het zonder bijbetalen pas dan de prijs van het nieuwe APN aan. (zie ook afmelden RMA)

    Laat de klant op onze eigen kopie factuur tekenen voor retour-ontvangst van zijn produkt.

    Berg de factuur op in de map.

    >> Setprijzen

    Aan een standaardofferte kan een setprijs gehangen worden. Daarmee kan een bundel producten gezamelijk een lagere prijs krijgen dan de optelsom van alle afzonderlijke prijzen. Bij het bewerken van een standaardofferte kan deze prijs worden opgegeven.

    Er zijn een paar instellingen nodig in ANB5Config, in het gedeelte ANB5Fact - Algemeen:
  • SetprijskortingAPN: dit is een integer met daarin het APN dat gebruikt wordt om de bundelkorting mee op te slaan

  • Setprijsminmarge: dit is een string met daarin een kommagetal. Dit is het percentage marge dat minimaal gemaakt moet worden op de kostprijs van de producten. Dit voorkomt dat de bundelkorting zo hoog wordt dat er te weinig winst over blijft

  • Setprijsoffertes: memo. Hierin zit per regel een offertenummer;setprijs. Dit is de setprijs die bij het bewerken van de standaardofferte is opgegeven.





  • ANB5Util herberekent 's nachts de prijs van alle onderdelen in een offerte. Om te zorgen dat de setprijs gehandhaafd blijft wordt daarom ook de prijs van het SetprijskortingAPN herberekend.

    Tegelijkertijd controleert ANB5Util of de setprijs nog wel geldig is. De bundelkorting vervalt als:
  • setprijs is hoger dan de standaardprijs zonder bundelkorting

  • setprijs valt onder de drempelprijs zoals aangegeven met Setprijsminmarge

  • standaardprijs zonder korting is lager dan de drempelprijs uitgaande van Setprjsminmarge

  • >> Standaard Offertes – beheren

    Standaardoffertes zijn voorgemaakte offertes voor een groep produkten die (vaak) gezamelijk verkocht worden. Ook voorbeeldpakketten passen hier goed in. Deze standaardoffertes kunnen in een simpele bewerking op het werkblad geplaatst worden, waarna ze gewijzigd kunnen worden en vervolgens bewaard als nieuwe offerte, bestelling of factuur.

    Standaardoffertes bestaan in 3 formaten: compact, middel en uitgebreid. Ze kunnen in ANB5Config in groepen bij elkaar geplaatst worden op dezelfde prijslijst. Als het offertes van het type uitgebreid betreft kan er een setprijs aangegeven worden. Dan houdt ANB5 er zelf rekening mee dat de klant bij aanschaf van dit complete pakket korting krijgt.

    De inhoud van deze prijslijsten is ingesteld in ANB5Config en wordt van daar uit door ANB5Mailbot naar de vestigingen gestuurd. Het staat in ANB5Config onder ANBFact - Algemeen en heet dan offertescompact, offertesmiddel of offertesuitgebreid. Hierin komt per regel een prijslijstnaam, gevolgd door een puntkomma (;) en een rijtje met de bijbehorende offertenummers, gescheiden door een komma (,).


    Het bewerken van de standaardoffertes gaat vanuit ANB5Fact en kan alleen als je inlogt onder de klant "eigen vestiging" (meestal klantnummer=1).

    Ga naar het tabblad offerte en druk op "nieuw". Nu verschijnt de lijst met aangemaakte standaardoffertes.

    Linksbovenin kan gekozen worden voor alle offertes van een bepaalde prijslijst.

    Kies de knop "bewerken". Deze plaatst de artikelen op het werkblad, maar onthoud welke standaardofferte het betreft, zodat ANB5Fact bij `offerte opslaan` geen nieuwe offerte maakt maar de artikelen opslaat onder het bestaande standaardoffertenummer.

    Artikelen kunnen gewoon aangepast worden zoals anders. Het menu-item `plaats onderaan in lijst` helpt bij het op een logische volgorde plaatsen van de artikelen.

    Bij het opslaan van de offerte komt er een nieuw scherm waarin een korte omschrijving en een uitgebreide toelichting geschreven kunnen worden.

    >> Standaard offertes gebruiken

    Als een klant voor een heel systeem komt is het handig om gebruik te maken van een standaard offerte. Dat voorkomt dat u onderdelen vergeet en zorgt er ook voor dat de klant automatisch de korting krijgt die geldt bij aanschaf van een heel systeem ten opzichte van de prijs van alle losse onderdelen


    In ANB5Fact selecteert u de juiste klant

    Ga naar het tabblad Offerte, rechtermuisknop en kies "nieuw"



    Selecteer linksboven "Systemen prijslijst" of de naam van de gewenste groep uitgebreide offertes

    Kliik op het systeem (pakket) van uw keuze (prijzen kunnen afwijken van klantprijzen, kijk daar niet naar)

    Klik op kopie selecteren

    Beantwoord de vraag over dagprijzen met nee (die worden 's nachts herrekend en zijn dus goed)



    Er verschijnt een apart scherm "Brief bij offerte". Hierin kan een standaard vragen / overleg-lijst staan (ANB5Config - ANB5Fact - Algemeen - newoffertetekst) of een blanco pagina. Deze kan gebruikt worden om een toelichting bij de offerte te maken die mee geprint / gemaild wordt als bijlage bij deze offerte.


    De offerte staat op het werkblad met de juiste prijs en eventueel voorzien van de setprijs-korting. De offerte kan nu naar wens van de klant worden aangepast.


    >> Verkoop software licenties

    Met de juiste instellingen is het mogelijk om van een bestelling in ANB5Fact direct bij de software-licentiesite naar een vooringevuld selectiescherm te gaan.

  • Plaats de gewenste software-licentie in bestelling

  • rechtsklikken op het product (moet in een software-offerte zitten)

  • kiezen voor licentie aanvragen

  • de licentiesite opent in internet explorer bij de keuzelijst met alle producten. Vooringevuld is de keuze van het opgegeven product (dit koppelt via de leverancier-artikelcode die in grhinf is ingevuld bij dit APN!). Deze voorkeuze moet je niet wijzigen, want dan krijg je een code voor een ander product dan je lokaal geselecteerd hebt!

  • ga met volgende stap naar de klantinformatie, deze is al vooringevuld

  • geef eventueel de te verlengen code op als een renewal gekocht wordt. Dit koppelt nog niet automatisch door!

  • betaal de nieuwe code met de dealerinloggegevens, net als anders

  • voeg de code die gemaakt is toe aan het bestelde product in je blauwe pakket met rechtsklikken - serienummer toevoegen - handmatig en print het document voor de klant
  • >> Verzendlabels printen

    Vanuit de pakbon is het mogelijk om rechtstreeks verzendlabels te printen. ANB5 voegt dan ook meteen de transporteur en de track & tracecode toe aan de pakbon.

  • vanuit de pakbon rechtsklikken

  • kies voor printen

  • kies verzendlabel printen. er verschijnt een nieuw scherm

  • kies de verzender (op dit moment alleen DHL). Er komt een scherm naast met DHL-specifieke keuzes

  • vul op het verzendscherm de overige verzendopties in (aantal dozen, geschat aantal kilo's, opties

  • vul op het DHL scherm in of het per gewone DHL of via DHLforYou moet gaan. Eventueel kan naar een DHLforYou-servicepunt verstuurd worden

  • kies de startsticker

  • print het label. dit kan via de standaardprinter of met de aparte knop via een printer naar keuze
  • >> Voorassemblage systemen

    Het kan handig zijn om standaard-computers alvast geassembleerd klaar te zetten. Om dan de serienummers te kunnen registreren kan je van een standaard-systeemofferte alvast een bestelling maken op een speciaal aangemaakte klant "_SysteemVrd", "Kruisklant" of iets anders goed herkenbaars.

    Als deze dan prijsdif=100 heeft dan gaat de prijs nooit fout als je de bestelling later in ANB5Genie omzet naar de juiste klant die hem komt kopen. Door de _ vooraan sorteert hij handig bovenaan in de lijst in bestellingen op naam. Omdat het een aparte klant is raak je nooit het overzicht kwijt tussen je andere interne bestellingen.



    Er komt een apart APN voor het geassembleerde systeem in de lijst met onderdelen. Dit geassembleerde systeem staat dan -1 op de bestelling en de losse onderdelen met aantal +1. Bij assemblage worden de serienummers van de losse onderdelen ingescand. Het geassembleerde APN krijgt als serienummer “vendorpartnr-bestelnr”, waarbij bestelnr het bestellingnummer is van de omboekbestelling waarop het systeem geassembleerd wordt (zelf toevoegen!). Na assemblage worden een aantal zaken getest en dat wordt in een extern memo aan de bestelling gehangen. Is alles in orde dan wordt deze omboekbestelling gefactureerd.


    Uiteindelijk wordt het geassembleerde APN op serienummer verkocht. Via rechtsklikken op deze verkoopfactuur kan de toelichting worden afgedrukt, hierop staat het product, de lijst onderdelen en het testrapport. Dat kan meegegeven worden aan de klant. De toelichting wordt voorzien van de merknaam en het logo, dit laatste moet dan als .bmp in webrootlocal staan.


    De toegang tot de toelichting gaat via het APN, dat moet voorkomen in ANB5Config - ANB5Fact - Algemeen - assemblagekoppeling. Uit het serienummer van dit bundelproduct wordt het oorspronkelijke bestelnummer gedecodeerd en dat wijst naar het toelichtingsmemo.

    >> Vooruitbetaling

    De klant plaatst een bestelling en wil deze vooruit betalen. Dan moet de bestelling status vooruitbetaald krijgen. Dat kan op 2 manieren:

      bij het bestellen wordt op het bestel-informatiescherm de status naar vooruitbetaald gezet

      de bestelling wordt opgezocht op het tabblad bestellingen. Met rechtsklikken wordt een nabetaling van het vooruitbetaalde bedrag gedaan (dit kan ook 0 contant en alles op bank/giro zijn, als de vooruitbetaling over de bank komt)

    Aan deze bestelling wordt nu een administratieve factuur van 0 euro gekoppeld met het produkt vooruitbetaling erop (in te stellen in ANB5Config) erop waaraan de betaalde bedragen kunnen worden gekoppeld. Als dan later de bestelling gefactureerd wordt, dan boekt het systeem alle betalingen op deze administratieve factuur om naar betalingen op de dan gemaakte factuur. De print voor de klant bevat dan gelijk ook de juiste (vooruitbetaal-)informatie. Is het vooruitbetaalde bedrag onvoldoende dan zal bij factureren het betaalscherm verschijnen voor het resterende bedrag.

    >ANB5Genie - Backoffice

    >> ANB5Genie – algemeen

    ANB5Genie, het rode pakket, zorgt voor overzicht van alle werkprocessen binnen een vestiging


    Reparaties: sortering is mogelijk op veel verschillende manieren om zo veel mogelijk overzicht te bieden. Denk dan aan nieuw binnengekomen of wachtend op actie van de klant of op medewerker die verantwoordelijk is voor een reparatie of op datum van binnenkomst.

    Erg oude reparaties moeten opgelost. Ofwel de technische dienst moet nodig aan het werk, ofwel de reparatie is wel afgehandeld maar niet correct administratief afgemeld. In dit laatste geval moet de administratieve afhandeling alsnog verricht worden.


    Todolist bevat alle vragen van klanten die niet direct een offerte, bestelling of reparatie zijn. Iemand moet deze uitzoeken en beantwoorden. Tot die tijd zorgt de todolist er voor dat ze niet kwijt raken en dat suggesties en deeloplossingen in een logboek bewaard kunnen blijven totdat alle informatie compleet is en de klant geïnformeerd kan worden.


    Bestellingen: het is natuurlijk cruciaal om goed om te gaan met bestellingen van klanten. Daarom zijn er maar liefst 4 verschillende weergaven mogelijk van alle bestellingen die er in een vestiging zijn: op naam van de klant, op ouderdom van de bestelling (product is niet leverbaar, dus moet er met de klant overlegd worden over een alternatief of over annulering) of op artikel (voor wie is deze .... ook al weer).

    Als extra opties biedt ANB5 de bestellingen compleet lijst: alle bestellingen met daarbij aangegeven welke onderdelen wel en welke niet op voorraad zijn en of de bestelling soms vooruit betaald moet worden. Deze kunnen dan ook nog gesplitst worden naar verzendingen of assemblage voor extra gebruiksgemak.


    inkoop omvat niet alleen het daadwerkelijk aanschaffen van producten maar ook het beheer van artikelen. Daaronder vallen merk- en categorie-informatie, vendorpartnummers, EANcodes en voorraad- en marge-instellingen.

    Uitgaande van de opgegeven minimale voorraden die u wilt anahouden, de daadwerkelijk aanwezige voorraad en bestellingen van uw klanten maakt ANB5 een handige lijst met een inkoopadvies voor u. Het is niet langer nodig om met een kladblokje langs de rekken te gaan.

    ANB5 ondersteunt meerdere open orders tegelijk om gemakkelijk uw inkoopadvies te kunnen verdelen over de mogelijke leveranciers. Bovendien heeft u van alle electronisch gekoppelde leveranciers en leveranciers waar u eerder dit product heeft ingekocht hier in één oogopslag de prijs en leverbaarheid in beeld. Daarmee hoeft u niet meer alle leveranciers te bellen en koopt u toch in tegen de scherpste prijzen.

    Bij een aantal leveranciers is het zelfs mogelijk om met een druk op de knop de order electronisch te verzenden, anders kunt u de order overnemen naar een webshop of emailen naar uw accountmanager.


    Orderoverzicht: hierin staan alle (back)orders die u nog verwacht. ANB5 weet dat deze goederen nog komen en voor welke prijs en houdt daar rekening mee bij het vrijgeven van bestellingen van klanten.

    Als uw leverancier zelf ANB5 gebruikt of anderszins electronisch gekoppeld is, dan kunt u hier gemakkelijk serienummers en facturen inboeken. Is dat niet het geval dan kunt u bij het inboeken de serienummers van binnenkomende producten inscannen, zodat die overal in ANB5 beschikbaar zijn voor registratie en voor controle of uw medewerker het juiste product heeft gepakt.

    Soms duren backorders erg lang, vraag in zo'n geval bij de leverancier na of de backorder daar nog wel bekend is. Overleg eventueel over een alternatief of over annulering van de order.


    RMA: door de uitgebreide serienummer-registratie binnen ANB5 is van een RMA direct alle informatie beschikbaar en is het aanvragen ervan geen werk meer. Bedenk hoeveel het bespaart als RMA-claims direct doorgezet kunnen worden in plaats van lang te blijven liggen of afgeschreven te moeten worden!

    Bij verzending en bij contact met de leverancier wordt er door ANB5 een melding geregistreerd, waardoor simpel overzicht te krijgen is van lang lopende RMA-kwesties.
    Deze moeten opgelost: ofwel de technische dienst van de leverancier moet nodig aan het werk, ofwel de reparatie is wel afgehandeld maar niet correct administratief afgemeld. In dit laatste geval moet de administratieve afhandeling alsnog verricht worden. In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat een RMA niet naar tevredenheid opgelost kan worden, maar ook nooit meer opgelost zal worden. Dan moet de RMA in ieder geval administratief afgesloten worden.


    sidebase bevat de electronische prijslijsten van leveranciers. Die worden indien beschikbaar elke nacht opgehaald en gebruikt om snel nieuwe producten te kunnen aanmaken en van alle producten te weten of ze leverbaar zijn, op welke termijn en tegen welke prijs.

    Op basis van merk en vendorpartnummer wordt deze informatie gekoppeld aan de producten uit uw eigen assortiment.

    >> Direct doorbestellen van een gehele bestelling in een aparte order




    Doorbestellen moet altijd gebeuren vrdat de losse componenten doorbesteld worden. De componentenlijst moet je ook altijd eerst refreshen als je daarna de componenten doorbesteld, anders ontstaan er dubbele orders


    open ANB5Genie (rode pakket)
    knop start - selecteer medewerker (jezelf)
    ga naar tabblad `Bestellingen op naam`
    selecteer de juiste bestelling
    `Doorbestellen` zorgt voor het in een nieuwe order plaatsen van deze bestelling en een melding in het logboek in welk ordernummer dat is gebeurd
    selecteer juiste leverancier (ok-knop als je de goede gevonden hebt)
    van elk artikel wordt apart gevraagd of dit doorbesteld moet worden. zo blijft de mogelijkheid open om bijvoorbeeld een monitor of printer niet in 1 keer te bestellen en geleverd te krijgen, maar die los te bestellen en zelf toe te voegen aan het systeem
    controleer in de lijst bij goederenontvangst dat deze order inderdaad correct is gemaakt

    >> Fouten – prijzen willen niet opslaan in artikelmanager

    het meest waarschijnlijke is dat de checkbox "Alleen produktinfo opslaan, geen prijs/leverancierdetails" nog aan is. Dan worden alleen productkenmerken opgeslagen en geen prijzen (inkoopprijs, marges, adviesverkoopprijs) en leveranciergegevens (leverancierproductcode, prijs, aantal in order).

    Deze checkbox is standaard aan als artikelmanager geopend wordt zonder een open order.

    >> Fouten – prijzen zijn hoger dan 100.000 euro

    Je kan een aantal zaken controleren:
  • staat de voorraadprijs in het rode pakket goed

  • als het artikel op voorraad is: wat is de laatste inkoopprijs (php - apn trace inkoop)

  • als er geen voorraad is, maar wel een order, voor welke prijs wordt het product dan verwacht

  • als er geen voorraad is en ook geen order, staat er dan in het rode packet bij inkoop een leverancier met voorraad? zo ja, heft die een normale prijs?

  • is er geen voorraad, geen order en ook geen leverancier met voorraad, dan wordt de eennalaagste prijs gebruikt van de leveranciers in sidebase (groothandelinf in rood - inkoop). Echter als de prijs dan boven de 100.000 euro uit zou komen dan wordt de voorraadprijs gehouden en niet aangepast.



  • Als dit allemaal goed lijkt, dan loopt er ergens een proces vast tijdens de import van de prijslijsten of tijdens anb5util. Kijk hiervoor in de betreffende logfiles (anb5util in anb5config-anb5util-webrootlocal / anb5import in anb5config-anb5util-webrootlocal\downloads).
    Vastlopen kan zelfs veroorzaakt worden doordat hetzelfde merk 2x voorkomt. De koppeling gaat namelijk op merk+vendorpartnumber en dat is niet oplosbaar als er voor hetzelfde merk 2 verschillende merkcodes in gebruik zijn. Dat kan je nakijken in het rode packet - artikelmanager - beheer merkcodes

    >> Fouten – serienummers invoeren geeft dubbele invoer

    Bij de goederenontvangst worden serienummers ingescand van de binnen gekomen producten.

    Soms geeft het inscannen van een serienummer ineens twee regels in het serienummer-lijstje. Op de een of andere manier bevat de scancode dan een bijzonder teken.



    Een oplossing hiervoor:

    knip met ctrl-x het serienummer eruit

    geef een enter, nu verdwijnt de extra regel en de eerste regel is leeg

    plak met ctrl-v het serienummer weer terug in de lege regel en geef enter



    >> Leveranciergegevens

    Vanuit ANB5Genie kan alle contactinformatie van leveranciers worden beheerd. De lijst metl everanciers kan op 2 manieren worden benaderd: via start order op het tabblad inkoop of vanuit het orderoverzicht - rechtsklikken en kiezen voor leveranciergegevens inzien.

    Op het leverancierscherm kan worden gezocht op leveranciernummer of op leveranciernaam. Met rechtsklikken kan een nieuwe leverancier worden toegevoegd of kan de informatie van deze leverancier worden gewijzigd.

    >> Orders aanmaken bij leverancier

    open ANB5Genie (rode pakket)
    knop start - selecteer medewerker (jezelf)
    ga naar tabblad `inkoop`
    als je aangesloten bent bij Onetrail controleert "controleer prijs en beschikbaarheid" onder de knop met het telefoonsymbooltje de groothandelinformatie rechtsonderin het scherm voor alle produkten uit de "te bestellen"-lijst
    `start order` met de knop met het telefoonsymbooltje
    selecteer juiste leverancier (ok-knop als je de goede gevonden hebt)
    kies links het tabblad `te bestellen` of `zoeken`
    `te bestellen` maakt de lijst zoals het systeem denkt dat ingekocht moet worden
    `zoek` biedt de mogelijkheid om losse produkten in de database op te zoeken. Met de checkbox `deze leverancier` en een blanco omschrijving krijg je het complete assortiment van deze leverancier in beeld!
    onder het telefoonsymbooltje kun je een andere weergave kiezen of de weergave refreshen
    te bestellen: alles dat door een klant is besteld, maar niet meer voldoende aanwezig is of dat onder de minimale voorraad is gekomen
    te bestellen (spoed): alles dat door een klant is besteld, maar niet meer voldoende aanwezig is
    Deze leverancier: dat uit de te bestellen lijst dat volgens het systeem bij de geselecteerde leverancier te koop is (waarvan een eerdere prijs in het systeem bekend is). Op het tabblad `zoeken` is hier een checkbox voor!
    In klantbestellingen: alles dat door een klant is besteld
    Volgorde omschrijving: de te bestellen lijst gesorteerd op produktomschrijving
    Volgorde tekort: de te bestellen lijst gesorteerd op het in te kopen aantal
    Refresh: vernieuw de weergave, nu wordt dat wat al in order is geplaatst bijgewerkt
    zoek links het te bestellen produkt
    rechts verschijnt de volledige omschrijving en de huidige prijs ex btw
    rechts verschijnt ook de minimale voorraad / laatste maand verkocht in fil0 / laatste maand verkocht in eigen filiaal. Dit geeft een indicatie of de minimale voorraad nog actueel is
    rechts de afgegeven prijs invullen (toekomst graag default de prijs van de vorige keer)
    rechts het bestelde aantal invullen
    knop `bestellen` plaatst het produkt in bestelling
    knop `prijs opslaan` noteert de nieuwe prijs van deze leverancier zonder een order aan te maken
    herhaal dit voor alle produkten die in deze bestelling moeten
    wijzigen order gaat via het tabblad `goederenontvangst`
    zoek de huidige order op, deze staat op `true` zolang je er mee bezig bent
    selecteer de regel waar de wijziging in moet
    rechts zit een knop `annuleer item`
    ga terug naar het tabblad `inkoop` en plaats dit item opnieuw in order
    als de hele order fout is: `annuleer order` onder knopje met telefoontje
    order afsluiten met `order klaar` onder knopje met telefoontje
    printen is naar keuze

    >> Orders automatisch inboeken

    Filiaal
    knop `bulkinboeken`, vragen beantwoorden en dan is het klaar. Nu wordt van alle nog niet ingeboekte facturen van de afgelopen 30 dagen gevraagd of ze ingeboekt moeten worden

    EDI / XML
    van leveranciers die ANB5 gebruiken is een XML beschikbaar voor extra snelle inboek, waarbij ook alle serienummers meekomen.

    controleer dat je in anb5config – externecommunicatie de order-instellingen goed hebt staan bij je leverancier. Je moet de regel hebben “orderfilter= ANB5”
    controleer in het rode pakket dat je bij alle producten het APN van de leverancier op de juiste plek staat: rechtsonderin bij groothandelinfo moet je van je leverancier in het hokje “art.codeleverancier” het APN bij hen hebben staan. daarop wordt gekoppeld! Als dat er niet is kan je dat toevoegen door een order bij je leverancier te starten en in de artikelmanager het APN in te vullen onder “lev artikelcode”.
    ga naar orderoverzicht en klik rechts voor “inboeken edi-factuur (XML)”
    lees alle vragen heel goed en dan doet anb5 de rest
    XML inboeken zonder order
    Deze functie is alleen voor bijzondere producten, met een vaste prijs die niet daadwerkelijk door het magazijn gaan (softwarelicenties) en geleverd worden door een leverancier met ANB5. Let erop dat er geen controle meer is of het geleverde ook overeenkomt met de bestelde spullen en of de afgesproken prijzen kloppen!

    controleer dan je in anb5config – externecommunicatie de order-instellingen goed hebt staan bij de software leverancier. Je moet de regel hebben “orderfilter= ANB5”
    controleer in het rode pakket dat je bij alle software-licentieproducten het APN van de leverancier op de juiste plek hebt staan: rechtsonderin bij groothandelinfo moet je van leverancier in het hokje “art.codeleverancier” het APN bij hen hebben staan. daarop wordt gekoppeld! Als dat er niet is kan je dat toevoede gen door een order bij je leverancier te starten en in de artikelmanager het APN in te vullen onder “lev artikelcode”. Mocht je een keer licenties via iDeal hebben dan moet je zorgen dat ook het leverancier-product “ideal transactiekosten” bij jou bekend is en voorzien van de juiste leverancier-artikelcode.
    ga naar orderoverzicht en klik rechts voor “xml inboeken zonder order”
    lees alle vragen heel goed en dan doet anb5 de rest

    >> Orders van leverancier inboeken / goederenontvangst

    Controleer ZEER zorgvuldig of de zending compleet en onbeschadigd is (PTT: controleer verzendcodes op zowel pakje als het te tekenen document). Bij manco of lichte mankementen laten aantekenen op de bon, bij twijfel zending weigeren

    open ANB5Genie (rode pakket)
    knop start - selecteer medewerker (jezelf)
    ga naar tabblad `orderoverzicht`
    rechtsmuisknop `zending inboeken`
    scherm invullen met pakbongegevens
    factuurreferenties komen vaak later, orderreferentie kun je hier wel invullen
    een remboursement wordt direct uit kas betaald gemeld, daarom is hier wel een bedraghokje bij
    nu verschijnt links de lijst produkten die op deze order in bestelling staan
    met knop `inboeken` gaan deze van order naar vrachtbrief
    per produkt kun je aangeven hoeveel er binnengekomen zijn, default staat dit op het bestelde aantal, maar er kunnen er in backorder achterblijven
    er verschijnt een scherm om serienummers in te kunnen vullen
    bij sommige leveranciers worden serienummers van te voren aangemeld, het systeem vult deze dan automatisch in als "handmatig" gekozen wordt
    bovenin kun je automatisch een hele rij soortgelijke serienummers laten aanmaken, hier kun je ook nog een aantal opgeven dat lager ligt: bv als een partij van 40 produkten in 4 batches met oplopende nummers aankomt kun je dat in 4 delen automatisch laten aanmaken
    in het midden kun je serienummers aanmaken die je daarna met de barcode-scanner / handmatig kunt invullen. Te gebruiken bij 1 enkel produkt of een partij geheel verschillende serienummers
    onderin staat `doorgaan` voor produkten die geen individueel serienummer hebben
    als alle ontvangen spullen ingeboekt zijn knop `klaar` voor afsluiten goederenontvangst

    >> Productbeheer – uitlopende artikelen

    Een artikel kan tagcode 'ul' krijgen, dan denkt ANB5 dat het een uitlopend artikel is dat moeilijk leverbaar wordt.

    ANB5Util zet Tag=ul als alle leveranciers in de groothandelinformatie (grhinf) een prijs hoger dan 100000 hebben. Dat kan op twee manieren gebeuren.
    1. er zit wel een actuele prijslijst van deze leverancier in sidebase, maar dit specifieke artikel staat er niet meer in
    2. deze leverancier heeft geen sidebase-prijslijst, maar een andere leverancier heeft dit artikel nog wel in een actuele sidebase-prijslijst staan

    >> Produktbeheer

    Dit is UITSLUITEND voor daartoe bevoegde personen!



    Nieuwe of end-of-life produkten van bestaande merken, categorieen en subcategorieen

    open ANB5Genie (rode pakket)

    knop start - selecteer medewerker (jezelf)

    ga naar tabblad `inkoop` - `zoeken`

    selecteer het juiste merk en de gewenste categorie en subcategorie / het gezochte artikel

    met de rechtermuisknop kun je `artikelmanager` kiezen

    van een bekend produkt kun je hier de marges en minimale voorraad wijzigen en de tagcode aanpassen (`ul`=uitlopend, `ob`=obsolete=end-of-life, 'fx'=fixed price, vaste verkoopprijs)

    knop `nieuw artikel` maakt een nieuw produkt aan. NB (minimale) voorraad wordt gekopieerd! Controleer alle informatie zorgvuldig



    Productinformatie

    Productinformatie wordt aangevraagd via de eigen website (anb5-webshop) of via OpenICEcat. De koppeling gaat op basis van APN (eigen info), EAN (full ICECAT) of merk+vendorpartnr (OpenICEcat)

    Welke gebruikt wordt hangt er van af wat er ingevuld is in ANB5Config onder Externe Communicatie - Instellingen - URLprodinfo. Is er niets ingevuld dan wordt OpenICEcat gebruikt, staat er iets met m=prodinfo& dan wordt de Eigen anb5-webshop gebruikt en anders wordt de EAN toegevoegd aan de hier ingevulde link



    Nieuwe merken, categorieen of subcategorieen

    vanuit artikelmanager opent de knop "beheer codes" een scherm voor het beheer van ofwel merken ofwel categorieen. Let op: er mag slechts 1 wijziging tegelijk uitgevoerd worden!



    Standaardpakketten

    open ANB5Fact (blauwe pakket)

    als de eigen vestiging als klant geselecteerd wordt kunnen de standaardoffertes aangepast worden.

    >> RMA Aanmaken

    Start ANBGenie (rode pakket)
    Selecteer medewerker (jezelf)
    RMA van klant
    Zoek bij tabblad reparaties de betreffende reparatie van deze klant op
    Onder menu-item `werkblad` kies je `reparatie naar rma`
    Er verschijnt een nieuw scherm waarin het serienummer ingevuld moet worden
    Zonder serienummer: zelf juiste artikel opzoeken.
    Als de leverancier niet vanzelf verschijnt, moet die erbij gezocht worden, meestal is dat leveranciernr 0.
    Als je geen lokale inkoopbon kunt vinden geef je op -1.
    Geef een duidelijke klachtomschrijving op.
    Druk op de knop `opslaan`.
    Print het RMAformulier uit en bevestig dit aan het produkt.
    Leg de RMA klaar voor transport naar de leverancier.
    Er is nu door het systeem een -1/isvervangendoor/+1 bestelling gemaakt voor de klant en tegelijk een -1/isvervangendoor/+1 order bij de leverancier geplaatst
    RMA van filiaal zelf
    Ga naar tabblad rma`s, subtabblad RMA aanmaken
    Vul het serienummer in
    Zonder serienummer: zelf juiste artikel opzoeken.
    Als de leverancier niet vanzelf verschijnt, moet die erbij gezocht worden, meestal is dat leveranciernr 0.
    Als je geen lokale inkoopbon kunt vinden geef je op -1.
    Zoek als klant je eigen filiaal op.
    Geef een duidelijke klachtomschrijving op.

    >> RMA Afmelden

    Kies met rechtsklikken voor RMA aanpassen/afmelden
    Zoek uit wat er met de RMA gebeurd is
    uit garantie wordt afgemeld als gecrediteerd met de checkbox geen geld terug aangevinkt
    Druk op opslaan
    Het systeem zorgt nu voor de goederenontvangst van het vervangende product (aantal=0 voor een credit) en meldt terug voor welke klant en welke reparatie/bestelling het vervangende product bedoeld is
    Handel direct de reparatie van de klant af, anders duurt het meestal erg lang voordat het alsnog gebeurd

    >> Welke bestellingen zijn compleet

    Maken van de lijst

    • open ANB5Genie (rode pakket) en selecteer de juiste medewerker (jezelf)

    • open tabblad `bestellingen` - `bestellingen: compleet`

    • Bepaal de gewenste selectie: te assembleren, te verzenden, te bellen klanten voor afhalen

          Weergeven -


      Systemen/Paketten
        geeft alle bestellingen weer die het produkt bevatten `systeemassemblage` uit ANB5Config-Algemeen-Algemeen. Dit zijn de systemen die ge-assembleerd moeten worden.


          Weergeven -


      Post
        geeft alle bestellingen weer die het produkt bevatten `verzendkosten` of `rembourskosten` uit ANB5Config-Algemeen-Algemeen. Dit zijn de bestellingen die op de post moeten.


          Weergeven -


      Componenten, inc post
        geeft alle bestellingen weer die NIET het produkt bevatten `systeemassemblage` uit ANB5Config-Algemeen-Algemeen. Deze klanten kunnen gebeld worden dat hun spullen binnengekomen zijn.


    • Er zijn 2 speciale opties voor een extra uitgebreide lijst
        Checkbox `filialen meenemen`: laat ook alle bestellingen zien van gebruikers die automatisch aan deze ANB5 gekoppeld zijn met de mailbot

        Checkbox `rekening houden met rma`s`: houdt ook een exemplaar achter voor oudere bestellingen die in een rma-procedure zitten. Normaal worden bestellingen voor RMA`s niet gereserveerd, maar wachten die gewoon op de omruil, als deze checkbox aan staat krijgen oude RMA-bestellingen voorrang boven recente losse bestellingen


    • De knop Refresh herberekent de compleetlijst.


    Lezen van de lijst

    • Links verschijnt de lijst met bestellingen, gesorteerd op bestelnummer, de oudste bestelling bovenaan

          In de kolom `compleet` staat


      `compleet => bellen`
        : deze bestelling is helemaal binnen. De assemblage kan beginnen, de bestelling kan klaargemaakt worden voor transport of de klant kan gebeld worden om zijn spullen te komen ophalen.


          In de kolom `compleet` staat


      `probl.`
        : deze bestelling is nog niet helemaal binnen. Rechtsboven vind je een lijst met de artikelen die nog niet voor deze klant op voorraad zijn en dus een probleem vormen. Let wel, het kan best zo zijn dat een produkt er wel is, maar dan is er een oudere bestelling van een andere klant die voorrang heeft.


          In de kolom `compleet` staat


      `reparatie`
        : deze bestelling is een reparatie zonder benodigde extra onderdelen. Deze is dus altijd compleet maar wacht op verdere afhandeling.


          In de kolom `compleet` staat


      `reparatie is af?`
        : deze bestelling hoort bij een reparatie waarvoor extra onderdelen nodig zijn, bijvoorbeeld omdat een onderdeel in RMA bij de leverancier ligt. Hier is iemand mee bezig die met de hand zal moeten controleren of de benodigde onderdelen voor de reparatie al binnen zijn. Dat kan per artikel op het tabblad `bestellingen: op produkt`. Rechtsklikken op elk produkt laat zien hoeveel er op voorraad zijn en de lijst rechtsboven geeft aan hoeveel er al eerder door andere klanten besteld waren. Het is helaas nog niet mogelijk om reparaties automatisch te laten beoordelen op compleetheid, omdat een klant doorgaans moet wachten totdat zijn eigen produkt omgeruild is in een RMAprocedure.


          In de kolom `compleet` staat de toevoeging


      `wacht op betaling`
        : deze bestelling wordt vooruit betaald. In het logboek kan je zien of de betaling binnen is. Zo ja, dan mag de bestelling uitgeleverd worden met handtekening voor ontvangst en met in het hokje bank/giro van het betaalscherm het bedrag dat vooruit over de bank betaald is. De eventuele rest van het bedrag moet de klant contant of per pin betalen.


    • Rechtsboven staan de probleemartikelen, deze zijn nog niet binnen.
        Afhankelijk van welk produkt mist kan al begonnen worden met assemblage of kan de klant alvast een deel afhalen.

        Voor bestellingen die aan een reparatie vasthangen kan dit niet. Deze moet je zelf handmatig nakijken of alle betreffende onderdelen al binnen zijn


    • Rechtsmidden staat de lijst zoals die in de bestelling staat

    • Rechtsonder staat het telefoonnummer van de klant en de logboeken die bij deze bestelling horen

          Het meest recente logboek staat in beeld, voor de oudere moet je scrollen



    >> Werking garantiefonds

    Binnen ANB5 is het mogelijk om een garantiefonds op de balans te plaatsen. Hierin wordt geld gereserveerd voor toekomstige claims en dat kan daaruit later gebruikt worden.

    Vullen garantiefonds

    plaats een inkoop bij een interne "kruisleverancier" (inkoop 10x 100.- garantie bijvoorbeeld, uiteraard zonder btw)

    betaal deze met een even grote negatieve kostenpost van het type balans (kosten -1000,- bijvoorbeeld, in groep Directe exploitatie - garantiefonds). Deze wordt nu ge-activeerd op de balans

    Gebruik garantiefonds

    voor de klant maak je op de factuur een omruil-boeking: onderzoekskosten +30.- tegen garantie -30.- (beide aantal +1, maar prijs postief en negatief) en eventueel voor goederen net zo -100.- defect artikel tegen +100.- vervangend artikel (hier beide prijzen positief, maar aantal -1 en +1). Klant betaalt netto niets, omdat hij garantie heeft.

    je doet een inkoop bij de reguliere leverancier van het vervangende artikel (aantal +1, prijs +100.-) en dat wordt gewoon betaald.

    je maakt een inkoop bij de kruisleverancier van -130.- voor garantie (aantal +1, prijs -30.-) en terugsturen defect artikel (aantal -1, prijs +100.-) om deze te claimen bij het garantiefonds. Netto is er geen productinkoop gedaan, alleen een omruil en een garantie-uren-inkoop.

    je betaalt de inkoop bij de kruisleverancier met een kostenbon voor het garantiefonds (+130.-). Deze is voor de betaling van 30.- voor de verbruikte garantie-uren en 100.- voor het defecte product dat "teruggestuurd" is naar de kruisleverancier.

    Dit resulteert uiteindelijk in een netto inkoop van garantie-uren aantal +1, prijs -30.-. Netto kosten is +130.- ten laste van het garantiefonds: 30.- voor de verbruikte garantie-uren en 100.- voor het defecte product.

    >Externe koppelingen

    >> ANB5Config – Instellingen voor automatische koppelingen naar leveranciers

    Kies de groep Communicatie: extern - Algemeen

    Hierin worden instellingen opgeslagen in memovelden, het leveranciernummer dient als naam van de waarde

    In het memo-veld worden vervolgens groepen van koppelingsparameters opgeslagen



    [commercieel] (hiermee worden bestanden met prijs-voorraadlijsten opgehaald)

    filter= speciaal (keuze uit leeg - speciaal)

    soortconnectie= ftp (keuze uit ftp - http - pop)

    importfilter= Algemene csv (keuze uit ANB5 - ANB5s, staffelprijs - copaco - copacokort - ingram micro - stebis - tech data)

    locatie= ftp.levsite.nl (welke ftp of http server moet benaderd worden)

    inlognaam= username (waarmee ingelogd moet worden)

    wachtwoord= password (waarmee ingelogd moet worden)

    bestanden= /servermap/bestand1.txt

    /servermap/bestand2.txt

    (een lege regel be-eindigd de lijst met op te halen bestanden)



    [logistiek] (hiermee worden realtime prijsvoorraadcontroles gedaan en orders doorgeplaatst)

    pnafilter= pnafilter (keuze uit actebis - ANB5 - ingrammicro)

    pnalocatie= http://webadres (waar moet de realtime prijsvoorraadcontrole gedaan worden)

    pnainlog= username (voor realtime prijsvoorraadcontrole)

    pnawachtwoord= password (voor realtime prijsvoorraadcontrole)

    orderfilter= orderfilter (keuze uit ANB5 - ingrammicro - listan)

    orderlocatie= http://webadres (voor insturen order)

    orderinlog= username (voor insturen order)

    orderwachtwoord= password (voor insturen order)

    serienrfilter= filter voor toevoegen serienummers aan vrachtbrief (listan)



    [financieel] (hiermee worden xml-facturen opgehaald)

    finfilter= factuurfilter (keuze uit ANB5 - listan)

    finlocatie= locatie (voor ophalen factuur: anb5 http / listan ftp)

    fininlog= username (voor ophalen factuur)

    finwachtwoord= password (voor ophalen factuur)



    [rapportage] (hiermee worden rapportages verstuurd)

    filter= speciaal (keuze uit gfkdistri - gfkretail)

    soortconnectie= ftp

    locatie= ftp.levsite.nl (welke server moet benaderd worden)

    inlognaam= username (waarmee ingelogd moet worden)

    wachtwoord= password (waarmee ingelogd moet worden)

    bestanden= naamJJJJWww.txt


    >> ANB5Config – Standaardiseren merken voor automatische koppelingen

    Kies de groep Communicatie: extern - Instellingen

    Hierin wordt de standaardisatie-informatie voor merken opgeslagen in een memoveld met als naam 'update_tbv_uniformiteit'

    In het memo-veld staat vervolgens op elke regel eerst de merknaam zoals die intern in je eigen database wordt gebruikt, dan zonder spaties een | symbool en erachter staat (een deel van) de merknaam zoals die in sidebase ge-importeerd is, bijvoorbeeld:

    acer|acer

    acer|acrdesk

    acer|acr

    >> DHL Ondersteuning

    Er zijn 2 manieren waarop een dropshipment ingevoerd kan worden (zendingen voor resellers naar hun klanten via het ANB5 logistiek systeem). Handmatig door de reseller in de webshop. De reseller kiest dan voor alternatief afleveradres en vult daar de gegevens van zijn klant in. U kunt ook een EDI-koppeling bieden naar de ANB5 backoffice. De reseller geeft in het XML-bericht de adresinformatie van zijn klant op en ANB5 verzorgt de rest. Door keuze van het juiste verzendproduct kan gekozen worden voor DHL of DHLforYou. Standaard gaat dit via DHL naar zakelijke adressen en via DHLforYou naar particulieren (handmatige keuze van logistiek medewerker).


    Dropshipments kunnen worden verstuurd met verzendlabels met de naam van de reseller erop. Als deze een logo aanlevert wordt ook dat op het label mee afgedrukt. In de doos gaat een pakbon, zonder prijzen en met het logo / bedrijfsgegevens van de reseller.


    XML koppeling

    Documentatie hiervan op aanvraag


    Logo bestanden

    Deze moeten worden opgeslagen onder uw ANB5 (webroot local) submap klanten, submap met het klantnummer als naam, logo is een BMP genaamd logo.bmp


    Automatisch printen van DHL labels kan worden gedefinieerd in ANB5Config hoofdgroep Communicatie: extern, subgroep Transport. Waarden op aanvraag.

    >> Klanten – Automatische emailberichten (ANB5Mailer)

    ANB5Mailer verzorgt alle ge-automatiseerde email van ANB5 Business Suite. Dit omvat statusinformatie van offertes, bestellingen en facturen, maar ook nieuwsbrieven en prijslijsten.
    * notificaties
      /RO geeft aan dat de automatische statusmeldingen verstuurd moeten worden. Doordeweeks alleen de offertes, bestellingen en facturen die nieuw zijn, op zaterdag tevens een overzicht van de openstaande backorders en van de openstaande rekeningen. De informatie uit ANB5Config - fact - briefpapier htmlheader / htmlfooter wordt gebruikt voor de opmaak van de notificaties.

      Als er een klantcontactpersoon "Administratie" bestaat dan krijgt dat emailadres de factuurnotificaties. Als er een klantcontactpersoon "Inkoop" bestaat dan krijgt dat emailadres de overige notificaties (bestelling/reparatie, verzendbevestiging, pakbon). Zo niet dan worden ze naar het basis-emailadres van de klant gestuurd (overige emailadressen die toestemming hebben om notificaties te sturen). Indien er een klantcontactpersoon "Technische Dienst" is opgegeven dan krijgt dit emailadres een melding van een reparatie-afhandeling (kopie-factuur en in de mail klachtomschrijving en externe memo bij de reparatie-bestelling). Als er een contactpersoon "Logistiek" is dan krijgt die een CC van een pakbon-email en verzendbevestiging. Klanten krijgen een html-opgemaakte email en eventueel een xml als in ANB5Config SendXML niet op false staat. Voor een individuele contactpersoon kan de xml-bijlage uitgezet worden door het mailformat op pdf te zetten, dan worden xml-bijlagen geblokkeerd voor dit mailadres.

      Voor de notificatiemail controleert het systeem voor de volgende set klanten of er iets te mailen is: klanten met een offerte, bestelling of factuur van vandaag die nog niet gemaild is. Als de mail succesvol verstuurd is wordt er een timestamp in het logboek aangehangen, deze voorkomt tegelijk dat hetzelfde document nogmaals verstuurd wordt. De nummers van de verstuurde informatie staan in de log. Als ANB5Mailer op zaterdag na 20.00 uur draait dan wordt het weekoverzicht verstuurd. Hierin staan alle openstaande bestellingen, reparaties en openstaande facturen weergegeven.

      Mailer stuurt offerte, bestelling, backorderoverzicht, pakbon en verzendbevestiging naar klantcontact "Inkoop", facturen en overzicht openstaande facturen naar "Administratie" en reparaties(overzicht) naar "Technische Dienst". Er gaat een CC van pakbon en verzendbevestiging naar "Logistiek", en een CC van een reparatiefactuur naar "Technische Dienst". Als mailonderwerp en mailinhoud worden de standaardteksten gebruikt onder ANB5Config - Standaardteksten - Algemeen en dan StdMailOfferte, StdmailBestelling, StdmailBestellingBackorders, StdmailPakbon, StdmailTrackAndTrace, StdmailFactuur, StdmailFactuurOpenstaandlijst, StdMailReparatie of StdmailReparatiesBacklog.

    * nieuwsbrief
      /MLmailing.txt verstuurt een nieuwsbrief met als inhoud het bestand mailing.txt. In deze file staat op de 1e regel het onderwerp van de nieuwsbrief-mail, dan een lege regel en daarna de mailbody inclusief html-opmaakcodes

    * prijslijst
      /PRprquery.txt verstuurt de prijslijst. In het bestand prquery.txt staat het sql-commando voor de artikelen die in de prijslijst opgenomen moeten worden. Bijvoorbeeld "where ((select voorraad_aantal from voorraad where apn=artikelen.apn)>0)" geeft alleen produkten die ook op voorraad zijn. Bedenk dat ANB5Config-Algemeen-Algemeen-staffel1 de prijsdif aangeeft die overeenkomt met zoiets als de 10-stuksprijs

      De prijslijstmailing is voor groothandels. Deze maakt een enduser-prijslijst met de adviesverkoopprijs (inc BTW). Als er geen adviesverkoopprijs is opgegeven wordt prijsdif=200 gebruikt. Als de mailing naar mlist gaat wordt alleen de adviesverkoopprijslijst gemaild.

    ANB5Mailer wordt opgestart met een bat-bestand, dat aangeeft welke email er verstuurd moet gaan worden.
      statusinfo=notificaties met het bat-bestand: ANB5Mailer /cid:ANB0 /RO

      nieuwsbrief met bat-bestand: ANB5Mailer /cid:ANB0 /MLmailing.txt /toquery /frfrom.txt

      prijslijst met bat-bestand: ANB5Mailer/cid:ANB0 /PRprquery.txt /tomlist /frfrom.txt

    * een parameter die aangeeft naar wie de mailing verstuurd moet worden
      /TOmlist geeft aan dat de (prijslijst)mailing verstuurd moet worden naar iedereen die in het bestand mlist.txt staat. In mlist.txt heeft elke geadresserde een eigen regel, meerdere emailadressen per geadresseerde worden scheiden met ";"

      /TOqueryprslst.txt geeft aan dat de (prijslijst)mailing verstuurd moet worden naar een selectie uit het klantenbestand, bijvoorbeeld bijvoorbeeld " and klantnummer=0". Het selectiecriterium zit in het bestand queryprslst.txt

    */FRfrom.txt geeft aan wie de afzender van de (prijslijst)mailing is: op de 1e regel staat de naam, op de tweede regel het afzenderemailadres

    * /cid:ANB0 geeft aan dat ge-emaild moet worden voor de database ANB0. De laatste drie letters en het cijfer moeten aangepast worden aan de eigen database-aanduiding. Als er slechts 1 database actief is dan kan deze parameter weggelaten worden

    */TXT geeft voor de nieuwsbrief en prijslijst aan dat deze als plain-text verstuurd moet worden, dus zonder html-opmaak

    >> Klanten – EDI-koppelingen

    Prijs-voorraad-lijst in csv

    U kunt van de ANB5-webshop de persoonlijke prijslijst ophalen.

    Prijs-voorraad-controle

    U kunt een xml-bestand naar de webshop sturen om de actuele prijs en voorraadpositie van een product op te vragen. In antwoord op uw http-request ontvangt u de beschikbare voorraad, de prijs daarvan en een eta (expected time of arrival).

    Automatisch orders plaatsen in de webshop

    Klanten die een account in de webshop hebben kunnen hun order automatisch doorsturen naar de webshop. Naar wens kan er een afwijkend verzendadres opgegeven worden. Ook is er de mogelijkheid om een dropshipment te doen, namens de webshop-klant naar een ander adres. Als het klant-logo is aangeleverd en ingesteld is kan dat zelfs op de pakbon worden afgedrukt.

    Orders als bestand aanleveren per email

    Voor klanten die niet zo ver ge-automatiseerd zijn dat ze automatisch orders kunnen inschieten naar webshop heeft ANB5 een tussenoplossing. Een order in csv (excel) kan ingelezen worden naar ANB5Fact, zodat toch overtyp-fouten voorkomen kunnen worden.

    XML-bestanden ophalen

    Klanten die een account in de webshop hebben kunnen hun factuur in XML ophalen van de webserver. De documenten worden daar een week bewaard. Dit zal uitgebreid worden met andere ANB5-documenten zoals offertes en bestellingen.

    Technische informatie vindt u hier

    >> Klanten – emails geven problemen

    Controleer eerst of je de juiste waarden hebt ingevuld in ANB5Config - ANB5Mailbot - Verbindingen: primsmtp / primsmtppass / primsmtppoort / primsmtpuser. Je kan het gemakkelijk testen door vanuit ANB5Fact een factuur naar jezelf te emailen.

    Als er een paar emails gaan en daarna niet meer kan het zijn dat de smtp-host grotere hoeveelheden tot spam bestempelt en dan blokkeert. Probeer dan een hogere limiet te krijgen of een andere smtp-host.

    Het is mogelijk dat ANB5Mailer een probleem geeft met timeout-errors. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan als je smtp-host verplicht mailen met SSL vraagt. ANB5 werkt niet met SSL-certificaten. Een mogelijkheid om toch via een ssl-verplichte provider te kunnen versturen is een smtp-relay. Bijvoorbeeld via deze link kan je lokaal op een computer die aan blijft een smtp-“proxy” installeren. Deze zet dan jouw non-ssl-mail om naar ssl voor je smtp-provider.
    http://support.entertechsystems.com/customer/portal/articles/589093-support-email-servers-that-require-tls-or-ssl-encryption
    In ANB5Config geef je dan het IP-adres van je relay op, die richt je in voor het forwarden naar je smtp-host.

    >> Klanten – importeer bestelbestand (csv/excel)

    Klanten kunnen hun bestelling per email opsturen in een excel-bestand.

    Sla dit dan op in de klantmap (klanten\klantnummer\bestel). Open het bestand met excel en controleer of de volgende velden op de juiste plaats staan:
      kolom 1 uw APN (verplicht)

      kolom 2 vendorpartnr (optioneel)

      kolom 3 omschrijving (optioneel)

      kolom 4 aantal (verplicht)

      kolom 5 prijs (optioneel, ANB5-klantprijs wordt altijd gebruikt)

    Pas dit eventueel aan totdat in elk geval APN en aantal in de juiste kolom staan.

    Sla het bestand vervolgens op als csv.
      Open ANB5Fact en selecteer de juiste klant

      Met rechtsklikken kiezen voor "importeer csv van klant" en kiezen voor doorgaan

      Juiste bestand aanwijzen

    Uiteindelijk kan het werkblad als het correct is opgeslagen worden als bestelling. Denk er daarbij aan om de juiste klantreferentie in te vullen.

    >> Klanten – Klantspecifieke prijslijsten (ANB5WebConnect)

    Via het menu onder bestand of via de opstartparameter "/UPLOADPR" kunnen met ANB5WebConnect automatisch prijslijsten met klantspecifieke prijzen beschikbaar worden gesteld via de website.
    Op de website moet een speciale php-pagina staan die via de URL toegang geeft tot de prijslijst die hoort bij de betreffende klant. ANB5WebConnect maakt deze prijslijsten aan in csv en in html-formaat.
    Locatie en naam op de webserver kunnen worden aangegeven via ANB5Config: ANB5Util-algemeen-ketennaam en ANB5Mailbot-Algemeen-csvdirremote. De prijslijst gaat dan heten prijslijstketennaam.csv (ketennaam in kleine letters en bijzondere karakters worden vervangen door een _)

    >> Klanten – Nieuwsbrief / prijsmailing

    Nieuwsbrieven en prijsmailingen mogen verstuurd worden naar klanten die hebben aangegeven om alle email te willen ontvangen (mailingcode=1).

    Afmelden voor nieuwsbrieven kan op 2 manieren:

    - voor nieuwsbrieven die via het nieuwsbrief-systeem op de webserver verstuurd worden: de klant klikt zelf op de afmeld-link onderin de nieuwsbrief en de webserver plaatst dat emailadres op de niet-mailen-lijst

    - de klant stuurt een (reply met een) afmeld-verzoek: in het blauwe pakket kan de mailingcode aangepast worden naar 2=notificaties of naar 0=niet-mailen.

    >> Leveranciers – EDI informatie

    In ANB5Config is een apart gedeelte waar EDI-koppelingsinformatie staat. Dat zit in verschillende blokken.

    [commercieel] bevat de informatie voor de automatische prijslijst

    [logistiek] bestaat uit 2 delen: eentje voor real-time prijs-voorraad-controle en eentje voor het automatisch inschieten van orders bij de leverancier

    [financieel] biedt ruimte voor de informatie met betrekking tot facturen

    [rapportage] stuurt rapportages terug naar leveranciers, bijv GfKretail en GfKdistri


    Het formaat:
    Prijslijsten kunnen ge-accepteerd worden als ze robotiseerbaar zijn: per regel 1 product met de verschillende soorten informatie in aparte kolommen. Geen opmaak, geen tussenkopjes, geen kolomscheidingstekens in de tekst in een kolom (; of bijvoorbeeld).

    * Leverancierartikelnummer - verplicht

    * prijs - verplicht, zonder valutasymbool, zonder duizendtallensymbool

    * omschrijving - verplicht

    Verder geldt hoe meer informatie hoe beter. Denk daarvoor aan merk, vendorpartnumber, EAN, adviesverkoopprijs, categorie, voorraad (aantal of status), ETA



    >> Leveranciers – EDI-koppelingen

    EDI staat voor Electronic Data Interchange. Dat betekent een volledig ge-automatiseerde uitwisseling van gegevens. Dat bespaart enorm veel tijd, maar voorkomt ook fouten. EDI kan op verschillende niveaus ingezet worden, ANB5 is druk bezig om deze zoveel mogelijk beschikbaar te maken. Het meest simpele is de automatische integratie van prijslijsten van leveranciers, direct gevolgd door de mogelijkheid van een realtime check op prijs en leverbaarheid (P & A). Daarna volgt het insturen van orders naar een webshop. Uiteindelijk is de import van pakbon- en factuurinformatie de laatste stap.


    Direct gekoppelde Leveranciers

    Voor alle leveranciers is het mogelijk om automatisch prijslijsten toe te voegen aan sidebase. Zolang ze regelmatig een prijslijst in een constant csv-formaat aanleveren kan deze met ANB5Import verwerkt worden. Definitiebestanden hiervoor zijn op aanvraag.

































    Naam Realtime P&A Order Pakboninfo Factuur
    ANB5 ANB5 ANB5 in factuur.xml ANB5
    Actebis Actebis aangeboden aangeboden aangeboden
    Ingram Micro ingrammicro ingrammicro aangeboden aangeboden

    >> Leveranciers – Import prijslijsten gaat fout

    Soms gaat de automatische import van prijslijsten niet goed. Dat kan verschillende oorzaken hebben.

    Als geen enkele import goed gaat, dan is er waarschijnlijk een fout in een automatisch proces op de eigen computer voor geplande taken.

    Gaat van één enkele leverancier de import niet goed, dan is er iets met die leverancier aan de hand


    De koppeling voor prijslijsten omvat een aantal stappen: eerst haalt ANB5Mailbot de prijslijsten op van de afgesproken locaties. Deze locaties staan beschreven in ANB5Config - Communicatie extern. De prijslijst wordt weggeschreven in een gedefinieerde map: basispad\leveranciers\leveranciernummer\prijslijst. Daarna kijkt ANB5Import voor alle leveranciers uit ANB5Config of er in de betreffende leveranciersmap een nieuw prijslijst-bestand aanwezig is. Zo ja dan wordt deze prijslijst geïmporteerd naar de sidebase. Vervolgens zorgt ANB5Util er voor dat de groothandelinformatie van alle eigen ANB5-producten wordt voorzien van de nieuwe informatie uit sidebase. Deze koppeling wordt gemaakt op basis van merk-vendorpartnr. De groothandelinformatie dient als hulpmiddel om de basisprijs te bepalen voor producten waar je zelf geen voorraad van hebt of verwacht. Tot slot kan ANB5Webconnect zowel de eigen producten als de sidebase-lijst uploaden naar de webshop.


    De informatie in ANB5Config - Communicatie extern is niet goed

    -staat het leveranciernummer als "Naam" genoemd

    -is het blokje [commercieel] ingevuld

    -staat er geen extra character tussen de variabele en het "=" teken

    -eindigt bestanden= met een enter


    Ophalen van de prijslijsten kan fout gaan:

    -ANB5Mailbot draait niet: controleer dit in de geplande taken en via de PHPpagina Logboek ANB5Mailbot

    -er wordt geen prijslijst opgehaald: in de map basispad\leveranciers\leveranciernummer\prijslijst is geen recent bestand van de leverancier. Probeer handmatig of de prijslijst wel via ftp of http opgehaald kan worden of dat er bij de leverancier al iets fout gaat. De informatie hiervoor staat in ANB5Config - externe communicatie - nummer van de leverancier [commercieel]


    Het importeren gaat fout

    -probeer met ANB5Import om handmatig de prijslijst van deze leverancier te importeren

    - voor import van een algemene csv moet de naam van het *.anb-bestand gelijk zijn aan de leveranciernaam in ANB5Genie, na vervanging van alle speciale tekens zoals (back)slash en & door "_" en het gebruik van uitsluitend kleine letters

    -kijk op de PHPpagina Logboek ANB5Import voor foutmeldingen

    -open de prijslijst met kladblok om te kijken of de inhoud goed lijkt en de velden niet van positie zijn veranderd


    Sommige producten uit de lijst importeren niet of koppelen niet aan eigen APNs

    - het kan zijn dat dit product een speciaal teken bevat waardoor het uit fase raakt met de importlijst

    - de koppeling vindt plaats op merk plus vendorpartnr, deze moeten identiek zijn (via het importfilter of via ANB5Config - update_tbv_uniformiteit kan de merknaam aangepast worden aan de intern gebruikte merknaam)


    De PHPpagina leveranciers - leveranciers met automatische import geeft de actuele stand van zaken weer: welke leveranciers zouden gekoppeld moeten zijn en wat is de laatste keer dat de import gelukt is

    >> Leveranciers – Importeren prijslijsten

    ANB5Import zorgt voor het importeren van produkt-voorraad-prijs-informatie van leveranciers naar de zogenaamde sidebase. De informatie in sidebase is direct in te zien door alle medewerkers, zonder dat de artikelen direct opgenomen moeten worden in de eigen interne database. Overzetten kan heel gemakkelijk gedaan worden vanuit ANB5Fact (blauwe pakket). Op verzoek (en tegen betaling) kunnen er voor leveranciers eigen, vaste importfilters geschreven worden, standaard is het mogelijk om csv-bestanden te importeren. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de informatie regelmatig en in een standaard-formaat wordt aangeboden.


    ANB5Import kan ook automatisch importeren als er een speciaal importfilter voor een leverancier is gemaakt met behulp van een bat-bestand (import.bat: ANB5Import.exe /cid:ANB0 /IMP).



    ANB5Import kan handmatig csv-bestanden importeren

    Als de leverancier in staat is om regelmatig een csv-bestand met dezlefde data-structuur aan te bieden kan de importdefinitie bewaard blijven voor toekomstig gebruik. In dat geval heet het definitie-bestand "leveranciernaam.anb", waarbij leveranciernaam een standaard-geformatteerde vorm is van de leveranciernaam zoals die in de database staat. De eerste regel van dit bestand bevat de `csvnaam`, als deze regel leeg gelaten wordt, dan moet de file aangewezen worden. Dat is handig bij leveranciers die het weeknummer in de bestandsnaam vermelden. De velddefinitie blijft dan wel bewaard, net als eventuele aanpassingen na de import.

  • Ga naar het tabblad `Algemene import`. Met de knop `Zoek leverancier` wordt de gewenste leverancier geselecteerd. De checkbox `oude informatie weggooien` bepaalt of de oorspronkelijke artikelinformatie van deze leverancier bewaard blijft (produkten kunnen dan dubbel voorkomen) of dat deze oude informatie eerst weggegooid wordt, voordat de nieuwe informatie ge-importeerd wordt.

  • Op dit moment werkt alleen het file-type .csv of .txt, erachter staat de delimiter die gebruikt is om de velden te scheiden. Meestal zal dat ; of "," of zoiets zijn

  • Met `zoek bestand` kan het bestand aangewezen worden dat ge-importeerd moet worden, de eerste paar regels hiervan worden in het midden van het scherm weergegeven


  • Prijslijstkolomnr wordt gebruikt voor prijslijsten waarbij de lijst verdeeld is over meerdere kolommen, maximaal 9 kolommen naast elkaar worden ondersteund, maar de definitie wordt dan wel ingewikkeld. Meestal wordt de prijslijst als 1 lange lijst aangeboden en dan is er slechts 1 prijslijstkolom. Hier hoort ook bij `In deze kolom staat het .e kopje op veldnr 0 en is van het soort kopsoort`. Dit laatste kan gebruikt worden als er tussen de artikelen af en toe een regel gebruikt wordt voor kolomaanduidingen in de vorm van kopjes zoals merk of categorie. Er worden maximaal 4 verschillende kopjes ondersteund.


    Van elk veld kan aangegeven worden welke soort informatie erin staat, hierbij is het ook mogelijk om meerdere velden via lettercodes toe te wijzen aan eenzelfde soort informatie, bijvoorbeeld als veld 3 en veld 4 samen de omschrijving moeten gaan vormen. Meerdere prijsstaffels kunnen niet in sidebase ingevoerd worden, gebruik dan de eigen staffel als inkoopprijs


    Met de knop `Opslaan importdefinitie` wordt de huidige bestandsnaam, bestandssoort, delimiter en velddefinitie opgeslagen voor toekomstig gebruik. Als de bestandnaam steeds wisselt maar de bestandsstructuur niet, dan kan later in kladblok de eerste regel van de importdefinitie leeg gemaakt worden


    De knop `importeren bestand` de daadwerkelijke import uitgevoerd worden. Het resultaat is in te zien op het achterliggende tabblad `geimporteerd`. Eventuele foutmeldingen staan op het eerste hoofdtabblad `statusmeldingen`


    Aanpassingen van de sidebase-informatie wordt gebruikt voor standaardisatie.
    Hiermee kan na de import de inhoud van velden aangepast worden, bijvoorbeeld de spelling van merken of categorie-indelingen. Ook deze aanpassingen kunnen opgeslagen worden, door ze toe te voegen aan de importdefinitie.

  • Zoek de gewenste aanpassing uit: eerst het veld waar de nieuwe waarde in moet, dan wat de nieuwe waarde moet worden.

  • Daarna wordt het selectiecriterium opgegeven: artikelen met het informatieveld uit de dropdownbox lijkend op de inhoud van het hokje daarachter

  • Met de knop `aanpassing toevoegen` wordt het zo gemaakte sql-commando weergegeven in het memoveld

  • De aanpassingen kunnen worden uitgevoerd waarna het resultaat te zien is door op het tweede subtabblad `geimporteerd` te kijken

    >> Leveranciers – XML order (dropshipment) verzenden naar leverancier

    Maak een order aan bij de leverancier. Selecteer alle gewenste producten
      Let erop dat de juiste leverancier-artikelcodee bekend is in de groothandelinformatie

    Vul bij de orderinformatie desgewenst een dropshipment-adres in
      kies hiervoor met de knop de juiste klant

    Ga naar orderoverzicht
    Op de order rechtsklikken en kiezen voor Verzenden naar leverancier
    Als het goed is komt de status OK terug in het logboek

    >> Leveranciers – XMLinboek orders ANB5-leveranciers

    Dit werkt voor leveranciers die gebruik maken van ANB5 en de xml-print van de factuur sturen (handmatig of via ANB5Mailer)

  • Controleer in ANB5Config onder externecommunicatie de order-instellingen: je moet de regel hebben “orderfilter= ANB5”

  • Controleer in het rode pakket dat je bij alle producten het APN van de leverancier op de juiste plek hebt staan: rechtsonderin bij groothandelinfo moet je van de leverancier in het hokje “art.codeleverancier” het APN bij hen hebben staan. Daarop wordt gekoppeld!
      Als dat er niet is kan je dat toevoegen door een order bij de leverancier te starten en in de artikelmanager het APN in te vullen onder “lev artikelcode”.

  • Ga naar orderoverzicht en klik rechts voor “Inboeken EDI-factuur (XML)”

  • Lees alle vragen heel goed en dan doet ANB5 de rest

    >> Leveranciers – XMLinboek zonder order

    Let erop dat je dit alleen doet in speciale gevallen (diensten zoals software-licentiecodes), want er is geen controle meer of het geleverde ook overeenkomt met de bestelde spullen en of de afgesproken prijzen kloppen! Met deze tool kunnen xml-facturen uit andere ANB5 systemen ingeboekt worden zonder dat er eerst een order voor aangemaakt hoeft te zijn.


  • controleer dat in anb5config – externecommunicatie de order-instellingen goed staan bij de leverancier. Je moet de regel hebben “orderfilter= ANB5”

  • controleer in het rode pakket dat je bij alle producten van de factuur het APN van de leverancier op de juiste plek hebt staan: rechtsonderin bij groothandelinfo moet je van de leverancier in het hokje “art.codeleverancier” de productcode (APN) bij die leverancier hebben staan. daarop wordt gekoppeld! Als dat er niet is kan je dat toevoegen door een order bij de leverancier te starten en in de artikelmanager de leverancier-artikelcode in te vullen onder “lev artikelcode”. Mocht je een keer licenties via iDeal hebben dan moet je zorgen dat ook het product “ideal transactiekosten” bij jou bekend is en voorzien van de juiste leverancier-artikelcode.

  • ga naar orderoverzicht en klik rechts voor “xml inboeken zonder order”

  • lees alle vragen heel goed en dan doet ANB5 de rest
  • >> Verkoop software licenties – instellen

    Deze functie maakt het gemakkelijker om softwarelicenties te kunnen verkopen. Het draait nu als half-automatisch systeem, dit wordt in de toekomst uitgebreid zodat er een volledig automatisch systeem naast komt te draaien.



    Er zijn een paar extra dingen voor nodig die ingesteld moeten worden in ANB5Config om zulke softwarelicenties automatisch te kunnen koppelen.

  • met ANB5Fact maak je per groep softwarelicenties een aparte standaardofferte: bijvoorbeeld eentje voor eScan antivirus of internet security en een andere voor Kaspersky. Deze standaardoffertes voeg je in ANB5Config - ANB5Fact - Algemeen toe aan offertescompact. Maak een extra regel met daarin een "naam;offertenummer", bijvoorbeeld "eScan antivirus;17" en "eScan internet security;18". In de uitbreiding naar volledig automatisch komt in het begeleidend schrijven bij deze standaardoffertes de tekst die uitgeprint moet worden bij verkoop van zo'n artikel. In die tekst komt een codering om het licentienummer te kunnen invoegen in de tekst. Deze memo's maken het mogelijk dat iedereen zijn eigen print maakt in plaats van een standaardprint van de website waar de licentiecode vandaan gehaald wordt.

  • onder ANB5Config - ANB5Fact - Algemeen moet offertessoftware toegevoegd worden. Dit is een memo met op elke regel het leveranciernummer gevolgd door een puntkomma en daarachter de nummers van de software-standaardoffertes, gescheiden door een komma. Bijvoorbeeld "83;17,18"

  • ANB5Config - Communicatie - Algemeen moet bij de informatie van de leverancier achter de software-licentiecode-website een stukje toegevoegd worden:

     "[licenties]

     SWfilter= swcode

     filiaal000= INLOGNAAM_SWSite"

    Hierin staan de 3 cijfers voor het filiaalnummer, zodat centraal de inlogcodes van alle vestigingen beheerd kunnen worden. De verkoop wordt dus gewoon per filiaal geregistreerd, net als bij volledig handmatig invullen op swcode.nl

  • >> Vestigingen – ANB5Mailbot doet het niet

    ANB5Mailbot zorgt voor de gegevens-uitwisseling tussen vestigingen. Dit programma is helaas kwetsbaar voor storingen, mede omdat het afhankelijk is van een internetverbinding. Om te lokaliseren waar het precies mis loopt moet u een aantal zaken controleren.


    -Is de status van ANB5Mailbot niet "ready"? Als ANB5 denkt dat er nog ergens een ANB5Mailbot draait kan er niet nog eentje opgestart worden. Is dit ontstaan door een storing dan moet de hangende ANB5Mailbot handmatig afgesloten worden en de status teruggezet worden naar "ready". Dat moet in ANB5Config - ANB5Mailbot - Algemeen - mailbotstatus. Let op dat je geen enter geeft na ready!

    -kijk in mailbotdir\maillog.txt of er foutmeldingen zijn.

    -zet in het linker rijtje van ANB5Mailbot alle checkboxen uit en zet ze 1 voor 1 aan. Kijk vervolgens of dat onderdeel werkt. Dat kunt u zien op uw lokale harde schijf in de map mailbotdir en op uw ftpserver in de map mailbotdirremote. Hoe deze mappen heten staat in ANB5Config onder ANB5Mailbot.

  • Uitgaande mail klaarzetten: dit maakt een bestand aan in de map mailbotdir\out. Als er meer vestigingen zijn en dit is de hoofdvestiging dan komen er bestanden in aparte submappen per vestiging

  • Mail versturen: deze stuurt de gemaakte bestanden in de map mailbotdir\out als zipfile naar de ftpserver. Daar komen ze in de map mailbotdirremote en dan in submappen met als naam zendend filiaalnummer + ontvangend iliaalnummer (bijv. 01\ en 10\). Als de ftpserver onbereikbaar is of deze mappen bestaan daar niet dan gaat de upload fout.

  • Mail ophalen: de zipfiles worden opgehaald van de ftpserver en opgeslagen en uitgepakt in de map mailbotdir\in. Daar kunt u ze zien verschijnen.

  • Mail verwerken: de bestanden in de map mailbotdir\in worden verwerkt en de informatie wordt opgenomen in de eigen lokale database. Als het hele bestand verwerkt is wordt het verwijderd, als er fouten optreden wordt het verplaatst naar de map mailbotdir\in\fout en gaat er een melding naar de hoofdvestiging. Bedenk dat anbtm.txt en url.txt het signaal zijn om een (groot) bestand met de inhoud van sidebase respectievelijk de productinformatie (IceCAT) op te halen en dat dit lang kan duren!

  • Antwoorden sturen: een deel van de berichten stuurt een antwoord terug naar het zendende filiaal. Mail verwerken zet deze reply's klaar in de map mailbotdir\out en hier worden ze als zipfile verstuurd naar de ftpserver.

  • >> Vestigingen – Automatische data-uitwisseling

    ANB5Mailbot zorgt voor alle ge-automatiseerde data-uitwisseling tussen filialen maar ook met leveranciers.


    Doorgeven van bedrijfs-informatie tussen filialen

    Met ANB5Mailbot worden vestigingen gesynchroniseerd: artikelen, prijzen, klanten, leveranciers, facturen en bankafschriften worden uitgewisseld zodat klanten bij alle filialen terecht kunnen. Elke vestiging heeft wel zijn eigen offertes, bestellingen, reparaties en todolist. Bovendien zorgt ANB5Mailbot ervoor dat orders en RMAs van de vestigingen automatisch doorgezet worden als bestelling respectievelijk reparatie bij de centrale hoofdvestiging om optimaal gebruik te kunnen maken van de gezamelijke inkoopkracht en rma-afhandeling en verzending.

    In ANB5Config kan aangegeven worden welke onderdelen uitgewisseld moeten worden. Bij handmatig opstarten is dit tevens te zien aan de checkboxen. De parameter /ro geeft aan dat deze informatie verstuurd moet worden (runonce).

    ANB5Mailbot is zeer robuust opgezet: in geval van een internet-storing kunnen de uitgaande berichten uit de map "mailbotdir\out" gekopieerd worden en handmatig (bijvoorbeeld op usb-stick) vervoerd worden naar het doelfiliaal. Daar worden ze dan uitgepakt in de map "mailbotdir\in" en de bestandsnamen worden in milijst.txt geplakt. Nu kan de informatie alsnog verwerkt worden.


    Doorgeven van sidebase-informatie naar filialen kan met een bat-bestand dat ANB5Webconnect opstart, tegelijk met het bijwerken van de sidebase op de website. Omdat sidebase om zeer veel informatie gaat wordt het via ftp uitgewisseld. ANB5Webconnect zorgt voor de upload, de melding dat het klaar staat wordt met ANB5Mailbot naar de vestigingen gestuurd. ANB5Mailbot zorgt vervolgens voor het ophalen en verwerken van de sidebase-informatie.

  • /UPLOADSB geeft aan dat de sidebase-informatie verstuurd moet worden

  • Ophalen van leverancier-prijslijsten

  • Bij handmatig opstarten kan dit opgegeven worden met een checkbox. De parametercombinatie "/ro /import" geeft aan dat deze informatie opgehaald moet worden

  • De opgegeven ftp- en http-bestanden voor de speciale importfilters (zie ANB5Config - Communicatie extern) worden opgehaald door ANB5Mailbot.
  • >Financieel

    >> Bijtelling autokosten

    Als een auto van de zaak ook prive gebruikt wordt dan moet hiervoor een bijtelling ingeboekt worden: 25% van de cataloguswaarde bij de autokosten en 12% van die 25% voor de btw.

    Zorg ervoor dat je een kostensoort hebt Auto - privegebruik of zoiets van het type winst-enverlies-rekening:

    Boek de 12% van 25% BTW-bijtelling op deze kostensoort: exBTW=+bijtelling, BTW=-bijtelling, incBTW=0 (de voorbelasting dalt, de autokosten stijgen als gevolg van de BTW-bijtelling)
    De 25% correctiebijtelling autokosten kan op 2 manieren verwerkt worden: via de salarisadministratie (geen extra boekingen nodig) of als prive-opname van de eigenaar: op de kosten Auto-Prive exBTW=-bijtelling, BTW=0, incBTW=-bijtelling en de bijbehorende betaling op de prive-opname balanspost exBTW=+bijtelling, BTW=0, incBTW=+bijtelling
    Voorbeeld, auto met cataloguswaarde 20.000 euro, heeft een bijtelling van 25%= 5.000 en een btw-correctie van 12% van 25%= 600:

    Auto - prive: ex=600, btw=-600, inc=0 bijtelling btw privegebruik auto
    Auto - prive: ex=-5000, btw=0, inc=-5000 privegebruik auto / Bijzonder - opname prive: ex=5000, btw=0, inc=5000 privegebruik auto

    >> Debiteuren en crediteuren – nakijken betalingen

    Dit kan alleen voor facturen van het eigen filiaal!

    NB zorg er wel voor dat alle bankboekjes verwerkt zijn, het overzicht is niet beter dan de aanwezige betalingsregistraties!

    Zoeken betaalregistratie op nummer in ANB5Admin (gele pakket)


      • Open tabblad `deb/cred`,/li>

      • Open sub-tabblad `debiteuren` voor klanten, `Handelscrediteuren` voor leveranciers of `Overige crediteuren` voor openstaande kostenbonnen

      • Links onderin kan voor een bepaald factuurnummer opgezocht worden hoeveel, wanneer en op welke manier betaald is. De lijst rechts is nu buiten werking.Als er iets bijzonders mee aan de hand lijkt te zijn, kan vervolgens gezocht worden of zo`n betaling deel uit maakt van een grotere serie met bijvoorbeeld heen-en-weer-boekingen.

      • Voor kasbetalingen kijk je dan bij Transactielog-kas bij de betreffende datum

      • Voor pinbetalingen kijk je bij Transactielog-pin bij de betreffende datum

      • Voor bankoverschrijvingen kan het betreffende afschrift worden nagekeken bij Bankafschriften-rekening selecteren-afschriftnummer uitzoeken



    Nakijken van overboekingen in de PHP-paginas

    • Hiervoor zoek je in de lokale php-paginas onder Financieel zoeken-bankafschrift zoeken

    • Standaard zoekt deze pagina in de originele bankmeldingen, dat wil zeggen in de informatie zoals deze door de bank is afgegeven. In het geval van een verzamelbetaling van meerdere facturen in 1 bedrag, wordt hier dus ook gezocht op het totaalbedrag van de overboeking.

    • Wordt omgeschakeld naar de verwerkte meldingen in de eigen administratie, dan wordt er gezocht in de verwerkte informatie. Dan zal bij bedrag gezocht worden op de deelboeking zoals die door de administratie is uitgesplitst.

    • In beide gevallen kun je met doorklikken op de afschriftdatum alle boekingen zien die er op dat afschrift geregistreerd zijn.

    >> Incasso – batch versturen naar de bank

    met de knop 'Schrijf Batch' wordt het XML-bestand gemaakt. Dit kunt u vervolgens importeren via uw internet-bankieren.
    Het batch-bestand staat in de map 'basismap\bankbatch' en heeft als naam de aanmaakdatum gevolgd door 2 cijfers voor het volgnummer, 'incassoyyyymmddxx.xml'.
    De bank zal de incassobatch inlezen en controleren. Daarna moet u hem via internetbankieren insturen en zal de bank hem verwerken.

    >> Incasso – batch verwerken op het bankafschrift

    U krijgt een incasso-batch als 1 betaling binnen op uw bankafschrift. Er staat altijd het batchID bij (aanmaakdatum+volgnummer, yyyymmddxx).
    U kiest linksonder voor het type incassobatch en vervolgens overslaan. Een juiste verwerking is alleen in tweede instantie mogelijk.
    Als u het hele bankafschrift heeft ingelezen kiest u voor 'Verwerken bankinformatie'.
    Nu kunt u op het tabblad Sepabatch de juiste incassobatch aanwijzen. ANB5 zorgt er voor dat alle facturen in deze batch via het bankafschrift afgemeld worden.

    >> Incasso – instellingen maken

    U stuurt uw klant een machtigingsformulier voor incasso. Als u dat retour ontvangt kunt u de informatie invullen in ANB5Fact (blauw) bij de klantinformatie. In het gedeelte rechts op het klantenformulier staat een lijstje met bankrekeningnummers van uw klant. U kunt er eentje toevoegen als de incasso van een nieuw rekeningnummer moet gaan of de juiste bankrekening wijzigen als deze reeds bekend was.
    Nu vult u de volgende gegevens in: links het IBANnummer van de rekening waarvan u gaat incasseren.
    Rechts komen de incassogegevens: u klikt aan of het een gewone europese incasso betreft (terugboeken mogelijk tot 56 dagen na incasso) of een zakelijk incasso (geen terugboekmogelijkheid / dit moet apart geregistreerd worden bij de bank van uw klant!).
    U begint altijd met een eerste incasso (checkbox herhaalincasso uit), ANB5 past dit aan als de eerste incasso succesvol is verwerkt.
    U moet de ingangsdatum van de incasso-overeenkomst invullen.
    U controleert of de tenaamstelling van de bankrekening juist is. Default wordt de klantnaam gebruikt maar als de tenaamstelling van de bankrekening anders is dan kunt u dit aanpassen.
    Indien nodig past u het kenmerk aan wat u bij elke incasso opgeeft (staat in de machtigingsovereenkomst). Standaard gebruikt ANB5 het klantnummer.

    Uw eigen incassocontract vult u op dezelfde manier in als de informatie van uw klanten. U gebruikt nu natuurlijk een bankrekening van uzelf, die hangt onder het klantnummer van uw vestiging. Bij kenmerk gebruikt u het IncassantID dat u van uw bank heeft ontvangen.

    >> Incasso – maak incassobatch

    Dit gaat met ANB5SepaBatch. Als er een incassocontract is ingesteld bij uzelf dan verschijnt de informatie hier. Zo niet dan kunt u via de knop 'Vul contractgegevens in' dit alsnog doen. De gekozen bank hoort bij de gebruikte IBANrekening.
    U kiest de gewenste soort incasso (gewoon europees of zakelijk). Daarnaast moeten eerste incasso's (de eerste keer dat u van een bepaalde bankrekening gaat incasseren) in een aparte batch ten opzichte van herhaalincasso's (u heeft al eerder succesvol ge-incasseerd van deze rekening).
    U kunt de gewenste incassodatum kiezen.
    Elke batch krijgt een uniek volgnummer, dat bestaat uit de inzenddatum en een volgnummer.

    Met 'Maakbatch' kunt u de batch vullen met incasso-opdrachten uit de factuurlijst.
    ANB5 maakt een lijst met alle facturen met betaalwijze incasso en alle creditfacturen. Deze worden gesorteerd op klantnummer en incassodatum (8 of 30 dagen na factuurdatum). Deze lijst is ook in de zien via ANB5Admin - tabblad transactielog - subtabblad klaargezet voor bank)
    U krijgt 1 voor 1 alle klanten in beeld die te incasseren openstaande facturen hebben en een geldige incasso-vereenkomst hebben. Van die klant krijgt u een lijst met facturen, hun openstaande bedrag, het voorgestelde te incasseren bedrag, de gewenste incassodatum. Credits krijgen automatisch de factuurdatum als gewenste incassodatum.
    Met rechtsklikken kan u het te incasseren bedrag aanpassen, bijvoorbeeld als u de factuur in gedeelten wilt incasseren. Met de ctrl-toets en de muis kunt u meerdere facturen selecteren die als 1 bedrag ge-incasseerd moeten worden.
    Met de knop 'voeg selectie toe aan batch' worden de geselecteerde facturen toegevoegd. Hierna ziet u als standaardomschrijving een rijtje factuurnummers. Deze omschrijving kunt u zelf nog aanpassen.
    U keert terug bij deze klant. Zo kunt u verschillende facturen als aparte incasso's indienen op dezelfde dag.
    Als alle facturen van deze klant die u op deze datum wilt incasseren geweest zijn kiest u voor de knop 'ga verder met volgende klant zonder facturen toe te voegen'. U krijgt dan de volgende klant.

    U kunt ook handmatig een incasso-opdracht toevoegen. Daarvoor moet u een klant hebben met een incasso-overeenkomst en tenminste 1 (betaalde) factuur. Eventueel kunt u die maken met 0 euro kosten erop of zo. Dit gebruikt u als u met een klant een afspraak daarover gemaakt heeft maar geen openstaande factuur heeft die ge-incasseerd moet worden (bijvoorbeeld vooruitbetalen via incasso van een bestelling).
      Klik hiervoor op de knop , bevestig dat je de huidige batch wilt aanvullen en selecteer de gewenste klant

      Wijzig met rechtsklikken het te incasseren bedrag van 1 euro naar het gewenste bedrag

      wijzig de omschrijving en kies opslaan

      Als je klaar bent kies je en je keert terug naar het hoofdscherm


    Is een factuur eenmaal gereserveerd voor incasso dan kan hij niet nogmaals geselecteerd worden voor incasso.

    >> Investeringen

    De aanschaf wordt eerst gewoon volledig en met de bijbehorende BTW geboekt als kostenpost op een winst-en verliesrekening uitgavenpost. Dat zorgt er voor dat de BTW ook als voorbelasting verrekend wordt.

    Daarna wordt het gedeelte dat ge-investeerd wordt omgeboekt. Dit omboeken gaat zonder btw! Meestal wordt niet de gehele aanschafwaarde ge-investeerd, omdat een gedeelte al dit jaar afgeschreven moet worden. Dat deel blijft dan gewoon op de winst- en verliesrekening achter.
    Voor het omboeken wordt een negatieve kostenbon gemaakt op de aanschafpost (W&V, btw=0) en een bijbehorende positieve kostenbon op de gewenst investeringspost (balans, btw=0). Beide kostenbonnen kunnen uit kas betaald worden (op contant boeken).

    >> Jaarrekening – nummers posten
















































































































































































































































































































    Postnr Postnaam Omschrijving W&V of balans
    10001 verkoopex verkoop ex btw W&V
    10002 verkoopzonderfactuur verkoop zonder factuur W&V, moet 0 zijn
    10003 inkoopex inkoop ex btw W&V
    10004 inkoopgeschatex geschatte inkoop ex btw (bedrag=-1) W&V
    10005 mutatieinkoopex mutatie inkoop ex btw na 31 dec W&V
    10006 mutatieinkooprma mutatie inkoopRMA ex btw na 31 dec W&V
    10011 kasverschil kasverschil W&V
    10012 bankverschil bank onbekend overboeking W&V
    10013 bankmist missende bankmutatie W&V, importfouten, moet 0 zijn
    10014 bankovergeslagen overgeslagen bankmutaties W&V, moet 0 zijn
    10015 bankrefmin1 bank referentie=-1 voor verkoop, inkoop of kosten W&V, foute boekingen, moet 0 zijn
    101xx Kosten naam hoofdgroep kosten W&V
    10200 voorraadbtw-1.00 voorraad zonder btwcode balans, moet 0 zijn
    10201 voorraadbtw0.00 voorraad btw=0 balans
    10202 voorraadbtw6.00 voorraad lage btw balans
    10203 voorraadbtw21.00 voorraad hoge btw balans
    10204 voorraadmargegoederen voorraad margegoederen balans
    10205 voorraadrma voorraad rma balans
    10206 voorraadstichting voorraad van leveranciers met levtype=stichting balans
    10207 mutatievrd mutatie voorraad na 31 dec balans
    10208 mutatievrdrma mutatie RMAvoorraad na 31 dec balans
    10211 debiteuren debiteuren balans
    10212 debivooruit debiteuren vooruitbetaald balans
    10213 nogtevorderen te vorderen posten met factuurdatum volgend jaar horend bij dit jaar balans
    10221 kas kassaldo balans
    10222 kruisposten kruisposten balans
    1025x bank0123456789 banksaldi balans
    10301 handelscrediteuren handelscrediteuren (t/m dit jaar) balans
    10302 handelcredivooruit handelscrediteuren vooruitbetaald balans
    10303 handelcredigeschat handelscrediteuren geschat (bedrag=-1) balans
    10304 crediteuren overige crediteuren (openstaande kostenbonnen, t/m dit jaar) balans
    10305 vooruitbetaaldekosten vooruitbetaalde kosten (kosten datum op volgend jaar) balans
    10306 mutatiehandelcredi mutatie handelscrediteuren na 31 dec balans
    10307 mutatieoverigecredi mutatie overige crediteuren na 31 dec balans
    10308 mutatiermacredi mutatie handelscrediteurenRMA na 31 dec balans
    10309 nogtebetalen te betalen posten met factuurdatum volgend jaar horend bij dit jaar balans
    10311 bankintern bankintern balans, meestal 0
    10351 verkoopbtw btw verkoop balans
    10352 inkoopbtw btw inkoop balans
    10353 inkoopgeschatbtw btw geschatte inkoop balans
    10354 kostenbtw btw kosten (alle W&V-posten) balans
    10355 btwovervorigjaar btw betaald vorige jaren (kostensubgroep Afdracht BTW, jaartal vorig jaar in opmerking) balans
    10356 btwditjaar btw betaald dit jaar (kostensubgroep Afdracht BTW, jaartal dit jaar in opmerking) balans
    10357 btwbalans btw in overige balansposten (behalve balansposten met subgroep met beheer er in of subgroep Afdracht BTW) balans, moet 0 zijn
    10358 mutatieinkoopbtw mutatie btw in inkoop na 31 dec balans
    104xx Kosten naam subgroep overige balansposten, inclusief beheer balans
    10500 aandelen aandelenkapitaal balans
    10501 winstreserve eigen vermogen balans
    10999 nieuwe balanspost nieuwe balanspost, de naam moet nog gewijzigd worden balans

    >> Jaarrekening – specificatie BTW

    Specificatie voor de post "nog te betalen btw" is een samengesteld iets, te vinden op 2 lokale php-paginas:

    • aangifte omzetbelasting - voor jaartal voor heel jaar
        deze geeft je de btw die je moet afdragen over je verkoop, de voorbelasting in je inkoop en de voorbelasting in je uitgaven. Dat verschil is het te betalen bedrag aan btw over jaartal

        Hierop zie je ook al staan de totale afgedragen btw in jaartal (met betrekking op zowel jaartal als op oudere jaren) en de reeds afgedragen btw over het huidige jaar (dus alleen btw met in de kostenomschrijving jaartal genoemd).

        Als de kostenomschrijvingen goed zijn, dan zou je deze laatste post (reeds afgedragen over het huidige jaar) moeten aftrekken van het totaal dat gegeven wordt bij 5g "te betalen". Dit verschil zou gelijk moeten zijn aan de balanspost "nog te betalen btw".


    • kosten zoeken - ook hier jaartal en het gehele jaar
        alleen de groep bijzonder-afdracht btw

        Dit is de specificatie van de hierboven genoemde reeds afgedragen btw in jaartal (dus zowel met betrekking op jaartal als op eerdere jaren).

        op deze pagina kan je gemakkelijk controleren of de kostenomschrijvingen goed staan, dus methet jaartal in de omschrijving



    Suppletie BTW


    De suppletie-aangifte voor de BTW volgt uit de balanspost "nog te betalen BTW" en de BTW-aangifte voor de laatste periode. Deze laatste periode is betaald in het volgende jaar en zit dus niet in de betaalde BTW-bedragen.

    Trek de BTWafdracht van deze laatste periode af van de balanspost "nog te betalen BTW" en de suppletie-aangifte blijft over.

    Bedenk wel dat het pas zinvol is om de suppletie-aangifte op te stellen nadat alle nagekomen inkoop- en kostenfacturen verwerkt zijn.

    >> Maken jaarafsluiting

    Begin december

    Controleer of er nog zaken zijn die opgelost moeten worden voor het einde van het jaar, zoals naleveringen die reeds gefactureerd zijn, vooruitbetalingen ed. Al het handwerk dat voorkomen kan worden is fijn. Hiervoor zijn verschillende lijsten in de map webrootafsluiting, in zowel *.csv als *.htm formaat. Zie ook de informatie over "structuur in uw bedrijf via ANB5"


    Maak ook nu alle afschrijvingen en andere jaarboekingen af. Nabetalingen uit kas van facturen uit een vorig jaar passen de crediteurenstand niet aan (betaling is immers in huidige jaar), waardoor dubbel-registraties voor afschrijving en de bijbehorende balanswaarde fout in de crediteurenstand belanden (afschrijving wordt openstaand=crediteur, balansactivatie niet)


    Oud en nieuw


    • Maak een voorraadinventarisatie. Dit hoeft niet als gedurende het jaar alle artikelen een keer geïnventariseerd zijn
        Open ANB5Admin (gele pakket) op het laatste tabblad `inventarisatie`

        Rekening houden met inkoop sinds datum, zorgt ervoor dat recent ingekochte produkten ook op de tellijst verschijnen zodat meer voorraadverschillen gevonden worden

        Maak eerst de lijst en exporteer deze daarna (naar de lokale map waarin ANB5Admin draait). Het is een puntkomma-gescheiden bestand dat in bv Excel geprint kan worden

        Tel de complete inhoud van alle magazijnruimte en vergeet ook de reeds klaarstaande klanten-bestellingen niet

        Met telling invoeren kan voor alle produkten de voorraad aangepast worden aan de werkelijke waarde


    • Zorg dat alle inkoopfacturen, kostenbonnen en bankafschriften verwerkt zijn. Bedenk dat betalingen op een niet-ingevulde inkoopfactuur (bedrag=-1) leiden tot gaten in de jaarrekening!

    • Tel de kas

    • Draai ANB5Util om de laatste mutaties te verwerken. NB dit moet op 31 december vlak voordat je naar huis gaat!

    • Kopieer de zipfiles CID0.zip en CID0html.zip uit de map webrootafsluiting naar een aparte plek om te bewaren voor de jaarafsluiting, bv in de map jaartal1231

    • uit de php-pagina`s kan de jaarrekening van dit moment worden opgevraagd. Wellicht is het handig om deze in dezelfde map als html-file op te slaan, voor een handig overzicht later

    • eventueel op 1 of 2 januari bankafschrift bijwerken en nogmaals ANB5util draaien en de afsluiting- zipjes bewaren om het correcte 31-12 banksaldo te bewaren, bv in de map jaartal0101

    • bewaar verder voor de boekhouder roosters, vrije dagen etc

    • dit is ook een goed moment om een database-dump te maken, op cd te branden en deze backup op een andere locatie te bewaren


    Informatie voor de boekhouder in de map afsluiting. Veel bestanden zijn er zowel in htm als in csv.

    Uit de file afsluiting\jaartal\jaarrekvandaag.htm en jaarrekeind.htm komen kas- en banksaldi, de totaalstand van kruisposten (o.a. pinautomaat), crediteuren, debiteuren, kasverschillen en onbekende bankbetalingen. Bovendien zijn er in de map afsluiting zelf ook jaartotalen van inkoop, verkoop en kosten.


  • Hoe de totalen tot stand gekomen zijn staat in de aparte bestanden

  • Gedetailleerde verkoop- en inkoopcijfers staan in het bestand KETEN+filiaalnummer+jaartal.csv per jaar, week, maand en kwartaal uitgesplitst

  • Alle kostenboekingen van dit jaar staan samen in het bestand kosten.htm. De totalen per kostensoort staan in kostenlijst.htm.

  • De huidige voorraadwaarde staat uitgewerkt in het bestand vrdvandaag.htm.

  • Later dienen (helaas handmatig) nog toegevoegd te worden de kosten uit dit jaar die in het volgende jaar geboekt zijn. Deze overloopposten staan in het bestand afsluiting\jaartal+1\vorigjaar.htm, dat bijvoorbeeld na een maand erbij gekopieerd kan worden. In het bestand afsluiting\jaartal\vorigjaar.htm staan de kostenposten die in dit jaar geboekt zijn maar op het vorige boekjaar betrekking hebben.


  • De boekhouder zal vragen naar de volgende getallen (meeste staan in balansen\balans20091231.htm of afsluiting\jaartal\balans.csv):

    kassaldo 1 jan, 31 dec => mutatie

    banksaldi 1 jan, 31 dec => mutatie

    girosaldi 1 jan, 31 dec => mutatie

    kruisposten: `bij bank`, `van bank` => `netto`

    crediteuren 1 jan, 31 dec => mutatie

    debiteuren 1 jan, 31 dec => mutatie

    verkoop, inkoop, kosten exclusief BTW

    kasverschillen

    onbekende bankbetalingen=bankline8

    interne doorboekingen tussen rekeningen=bankline11

    beginstand leningen en aflossingen daarop

    voorraadwaarde 1 jan, 31 dec => mutatie

    kosten uit dit jaar die in het volgende jaar geboekt zijn

    Daarnaast kan gedacht worden aan: prive-kilometers in bedrijfsvoertuigen, betaalde voorschotten, leveringsverplichtingen (vooruitbetalingen van klanten), alle andere speciale financiele constructies

    >> Map met financiele cijfers

    In de map afsluiting (te vinden via ANB5Config-ANBUtil-Website-webrootlocal of afsluitpad) zijn alle financiele cijfers bij elkaar te vinden. Ook staan hier een aantal lijstjes met controlepunten.
    Sommige dingen zijn dynamisch, deze staan in de hoofdmap afsluiting, andere zaken zijn meer statisch en bevinden zich in de submap balansen of in de submap van het bijbehorende jaartal.

    Van vrijwel alle bestanden is een html-versie om gemakkelijk in te kunnen kijken en een csv-versie voor bewerking in een spreadsheet zoals Excel. De informatie is grotendeels hetzelfde.



    Afsluiting

    Overzicht verkoop, inkoop, kosten: in een bestand bij elkaar per jaar, kwartaal en per week

    bankref-1: Deze mutaties zijn geregistreerd op een niet-bestaand verkoop- inkoop- of kostennummer, waardoor de bijbehorende factuur open blijft staan. Dit zou niet mogen voorkomen, gebeurd het toch dat hier mutaties in staan neem dan contact op met ANB5 / ASCI.

    Schoon de debiteuren en crediteuren op (zie onder ANB5Admin). In deze bestanden staat per debiteur/crediteur gespecificeerd hoeveel op welke factuur nog open staat. Ook staat er bij of het een vooruitbetaling betreft.

    inkoop-1: inkoopfacturen met een bedrag van -1 zijn orders waarvan wel de goederen zijn ingeboekt maar waar geen factuur bij is ontvangen. De waarde van deze inkoopfacturen wordt als schatting toegevoegd aan de jaarcijfers, maar de daadwerkelijke factuur kan natuurlijk afwijken van deze schatting. (zie ook onder ANB5Admin)

    kruispost: zie onder ANB5Admin

    pb-fact: Dit zijn pakbonnen zonder factuur. Dus de goederen zijn wel geleverd en afgeboekt op de voorraad maar niet gefactureerd. Ga naar ANB5Fact, zoek de klant op. Op het tabblad pakbon kan met de checkbox de lijst ongefactureerde pakbonnen worden opgevraagd waarna deze alsnog gefactureerd kunnen worden. Let erop dat er eventueel een correctiefactuur nodig is voor voorraad of kas als er intussen bijvoorbeeld een kasverschil is doorgeboekt of een voorraadinventarisatie is gedaan.

    vooruit: controleer of deze vooruitbetalingen niet intussen geleverd (verkoop) of binnengekregen (inkoop) zijn. In dat geval moet namelijk de vooruitbetaling omgeboekt worden naar de daadwerkelijke factuur.

    vrdvandaag: De lijst met de huidge voorraad en de bijbehorende boekwaarde. Artikelen met een voorraadaantal kleiner dan nul zijn verdacht: is er echt iets gefactureerd dat nog niet binnen was? Dan is het eigenlijk een vorm van vooruitbetaling. Zo nee dan moet er een voorraadcontrole / inventarisatie gedaan worden voor dit produkt. Ook verdacht zijn artikelen met een negatieve prijs of een prijs >100.000 euro. Meestal is er dan op de een of andere manier geen geldige inkoopprijs bekend. De laatste inkoopprijs kan worden nagekeken via de php-pagina produktinformatie-apntrace inkoop. Als er inderdaad een foute of geen inkoopprijs is, dan kan die alsnog aan het systeem worden toegevoegd: Zet van het produkt het aantal=0 voor een reele prijs in order bij de juiste leverancier. Boek vervolgens ook het aantal=0 in via goederenontvangst. Daarna moet nog in ANB5Admin-inkoopfacturen het inkoopfactuurbedrag op 0 gezet worden, er gaat namelijk geen inkoopfactuur komen bij deze prijsvaststelling.



    in de submap van dit jaar staan nog

    bankskip: Overgeslagen bankmutaties moeten verwerkt worden. Deze zijn wel meegenomen in het banksaldo maar de mutatie staat nergens geregistreerd en zal anders later handmatig aan de jaarafsluiting moeten worden toegevoegd. Intussen zijn de jaarcijfers niet betrouwbaar omdat er geen idee is waar de overgeslagen bankmutaties bij meegerekend zouden moeten worden.


    bankintern: doorboekingen tussen rekeningen die allemaal van het bedrijf zijn. Dit moet in totaal 0 zijn: wat van de ene rekening verdwijnt wordt op de andere bijgeboekt.

    bankonbekend: dit zijn afgeboekte bedragen, vergelijkbaar met een kasverschil. Deze lijst wordt ook gebruikt om een overzicht te maken van alle boekingen die betrekking hebben op een andere (eerdere) administratie. Dit saldo hoort ook klein te zijn, een bankverchil moet als kosten afgeboekt worden, net als een kasverschil.

    kasverschil: alle doorgeboekte kasverschillen. Het saldo moet bij de bedrijfskosten opgeteld worden. Deze lijst kan ook helpen om eventuele missende betaalregistraties op te sporen.

    Kosten specificaties: het overzicht per kostengroep in de kostenlijst, alle kosten in een bestand bij elkaar, kosten die betrekking hebben op vorig jaar en kosten voor beheer-eenheden

    Jaarrekening-informatie: zowel de openingsbalans, de laatste normale balans als de eindbalans worden in aparte html-bestanden weggeschreven. Tevens is er een html-bestand met daarin een logfile van alle wijzigingen die er na 31 december nog gedaan zijn in inkoop- en kostenboekhouding.

    >Installatie / versiebeheer

    >> Aanmaken nieuwe vestiging

    Dit lijkt sterk op Opstarten van een geheel nieuwe administratie. Er zijn een paar wijzigingen:

    kies het tabblad filaal in plaats van administratie

    vul de te gebruiken nummers in, deze zijn in vestiging 0 reeds aangemaakt voordat het filiaal gestart kan worden

    >> ANB5Sales – installatie

    ANB5Sales is de applicatie voor mobiele vestigingen. Uw vertegenwoordiger kan deze op zijn laptop installeren en onderweg de gegevens synchroniseren met het centrale magazijn via de webshop. ANB5Sales gebruikt een lokale MySQL-tabel.
    Installatie gaat als volgt:

    • download MySQLvanuit deze link
        kies onderin voor "Windows (x86, 32-bit), MSI Installer"

        kies "No thanks, just start my download."


    • installeer MySQL
        kies "server only"

        installeer visual c++

        kies "development machine" en voor het overige default

        maak en bewaar root-wachtwoord

        kies "execute" bij "Apply server configuration"

        Ga naar ‘C:\ProgramData\MySQL\MySQL Server 5.7’ en verhoog in ‘My.ini’ max_connections naar 1500

        Herstart de MySQL service


    • kopieer alle DLLs naar windows\systems32 of windows\syswow64
        Dit moet vanaf een lokale harde schijf, het werkt niet vanaf een netwerklocatie


    • Start ANB5Sales
        Kies voor Beheer

        Kies voor Instellingen

        Vul alle gegevens in: registratiegegevens van ANB5, mobiele vestiging gegevens vanuit de webshop en lokale databasegegevens van de MySQL (localhost / user / aangemaakte wachtwoord)

        kies voor OK

        Nadat de ingevulde gegevens zijn opgeslagen kan je pas kiezen voor "Aanmaken database"


    >> Database update

    Af en toe komt er een database update met daarbij een versie update van de software. Dit is niet zo heel vaak, maar is af en toe noodzakelijk om wensen van gebruikers te kunnen vervullen.


    Daarvoor moet je het volgende doen:

  • Gedurende de dag (voor 18.00)
      scheduler uit, zodat er niet meer automatisch mailbots / mailers / utils en andere programma`s afgaan

      in een filialensysteem moet de mailbot alle mail ophalen: opstarten en 1e 2 vinkjes (mail klaarzetten en mail versturen) uitzetten, andere 3 vinkjes aanlaten (mail ophalen / mail verwerken / antwoorden sturen) Dit paar keer herhalen zodat mailboxen leeg zijn

  • Voor de database update om 18.00 (na sluitingstijd)
      backup maken van de database, met een herkenbare naam

      van de ANB5 ftp-server de nieuwe versies ophalen

      ANB5Sql.exe draaien (dit is het update-programma, komt met de email)

      controleren dat ANB5Fact en ANB5Genie opstarten, dan is het gelukt

      indien nodig ANB5Util kopieren naar de map van waaruit het programma automatisch opgestart wordt

      overal _get_latest_anb.bat draaien om de nieuwe versies te verspreiden

      scheduler weer aan

  • >> Fouten – PDOXUSR.NET onder Vista

    Bij installatie van ANB5 op een Vista machine zijn er eigenlijk geen wijzigingen nodig in de installatieprocedure.
    Je mag 1 foutmelding verwachten: PDOXUSR.NET fout. Dit komt doordat het onder Vista verboden is in de root tempfiles te plaatsen.

    Los dit op door:

    Ga naar Configuratiescherm / BDE Administrator

    ga naar het tabblad configuration

    klik op Paradox onder drivers / Native

    Rechts verschijnt dan een opties scherm, hierin NET DIR aanpassen

    browse naar de "mijn documenten" directory of iets dergelijks en sla het op

    Applicaties opnieuw opstarten en klaar!

    >> Geplande taken

    Deze hebben een volgorde waarin ze moeten draaien. Tijden zijn bij benadering. Zorg ervoor dat een taak ook echt uitgedraaid is voordat je de volgende plant. Als er meerdere administraties in het network zitten moet opgegeven worden voor welke de taak bedoeld is met de parameter /cid:ANB0)



    5.00 ophalen groothandelinformatie (ANB5Mailbot /import)


    5.30 importeren groothandelinformatie (ANB5Import /imp)


    6.30 bijwerken prijsinformatie en financiele cijfers (ANB5Util)


    7.00 uploaden van de nieuwe informatie naar de website (ANB5Webconnect /UPLOAD /uploadpr /uploadsb /sbfil /klinfo)


    8.00 uitwisselen van informative naar filialen (ANB5Mailbot /ro)


    21.30 mailrobot om klanten te informeren (ANB5Mailer /ro)




    Daarnaast kan gedurende de dag naar wens extra informatie uitgewisseld worden (bv elke 2 uur)


    ANB5Mailbot /ro: uitwisselen van informatie tussen filialen


    ANB5Webconnect /uploadapn: webshop voorzien van gewijzigde producten, gewijzigde prijzen en de actuele voorraadpositie


    ANB5Mailer /ro: klanten hun offerte / bestelling / pakbon / factuur sturen die vandaag, maar langer dan een half uur geleden gemaakt is


    ANB5Webconnect /klinfo: xml factuur uploaden naar de webshop voor electronisch gekoppelde klanten

    Houdt er rekening mee dat je in ANB5Config UNC-aanduiding gebruikt voor het pad, want drive-mapping werkt niet altijd goed. Zorg er ook voor dat de user die de geplande taak uitvoert voldoende lees- en schrijfrechten heeft, in elk geval voor c:\anb5 en voor de central locaties (anb5util - webrootlocal en anb5mailbot - mailbotdir)

    >> Installatie en registratie met ANB5Setup

    Volg eerst de instructies onder Installatie van ANB5 op een nieuwe computer en ga dan pas verder. Gebruik nu het programma ANB5Setup


    Kopieer alle benodigde DLLs naar de map c:\windows\system32.DLLs

    Vul alle gevraagde informatie in

      Bedrijf: de registratienaam zoals die voor de registratie van ANB5 verkregen is

      Codewoord: de registratiecode zoals die voor de registratie van ANB5 verkregen is

      Keten: de drielettercode van de databaseregistratie

      Filiaalnummer: het filiaalnummer van de huidige vestiging

      SQL-server: de naam van de sql-server waar de database op staat

      Database naam: de naam van de database zoals die op de sql-server aangemaakt is

      Username: de inlognaam waarmee toegang tot de database verkregen wordt

      Wachtwoord: het wachtwoord voor toegang tot de database

      Standaard inlognaam / wachtwoord standaard gebruiker: als er maar 1 gebruiker op deze computer werkt is het handig om hier alvast de inloginformatie als medewerker binnen ANB5 in te vullen. Dan hoeft dat niet steeds ingetypt te worden bij het gebruik van ANB5. Laat dit leeg als meerdere mensen op deze computer werken om te voorkomen dat iedereen onder dezelfde naam inlogt.


    Laat registreer aangevinkt staan en druk op de knop Start setup.

    Er wordt gevraagd of de registratie moet gebeuren voor Current_User of voor alle gebruikers samen in Local_Machine/Software.


    Houdt er rekening mee dat ANB5 altijd eerst kijkt of er een key staat bij current_user en pas als die er niet is gaat zoeken naar keys bij local_machine. Als de registratie die je net in local_machine hebt geprobeerd te maken niet als keuze verschijnt bij het opstarten is er waarschijnlijk ergens een onbedoelde registratie gemaakt of blijven staan in current_user. Die moet dan verwijderd worden om de registraties uit local_machine zichtbaar te maken



    Controleer met regedit of de registry voor key=ANB5 alleen keys bevat met drieletters+cijfer. Alle keys met uitsluitend 3 letters zijn verouderd en moeten verwijderd worden. In de subkey=Algemeen staat nrchains, dat is het aantal ANB5-databases (meestal 1) en dan voor elke geregistreerde database een eigen key met het registratienummer en als waarde de aanduiding bestaande uit 3 letters en een cijfer (gelijk aan de subkey met daarin voor deze database de registratie-informatie).



    Bij twijfel altijd even bellen.

    >> Installatie van ANB5 op een nieuwe computer

    Zorg voor toegang tot de gedeelde map op de server waar alle ANB5 informatie staat (bijv N:)


    BDE installeren

    23 bits: Installeer de BDE engine (bijvoorbeeld door ANB-TM te installeren met alle standaardantwoorden)

    64 bits: Deze komt beschikbaar door een trial Delphi te installeren


    Aanmaken ODBC

    Kies `Start` - `instellingen` - `configuratiescherm (klassieke weergave)`

    Ga naar `BDE administrator` - `object - ODBC Administrator (dit zorgt ervoor dat de juiste odbc versie wordt gekozen)`

    Kies het tabblad `systeem dsn` en druk op de knop `toevoegen`

    Maak een sql server aan: als naam de drieletterige ketenaanduiding, direct (zonder spatie) gevolgd door het filiaalnummer, CID0

    Kies de juiste servernaam en ga door met volgende

    Selecteer SQL serveridentificatie met aanmeldings-id. Vul de aanmeldings-id in die aangemaakt is bij de server installatie (meestal anb5login)

    Selecteer een andere database dan `master`: kies de eigen database, bv CID0 en ga verder met volgende

    Selecteer andere taal: english en ga verder met voltooien

    Test als laatste of de gegevensbron goed werkt


    Aanmaken BDE

    Kies `Start` - `instellingen` - `configuratiescherm (klassieke weergave)` - `BDE Administrator`

    Selecteer in de linkerkolom de eigen database (open hem niet)

    Geef in de rechterkolom bij databasename de eigen database, bv CID0 (zie database bij ODBC). Controleer dat deze ook bij ODBC DSN staat

    Geef in de rechterkolom de username op (dezelfde als bij de ODBC, bv anb5login)

    Sla de wijzigingen op met het blauwe pijltje. Soms loopt het programma nu vast, dat is geen bezwaar. Afsluiten kan dan via Taskmanager.


    Voor Vista/Windows 7 moet een extra aanpassing gemaakt worden:

    Selecteer in de BDE administrator tabblad Configuration

    Open drivers -> native

    Selecteer Paradox

    Vul rechts bij NET DIR in "C:\anb5"

    Sla op dmv het blauwe pijltje


    Maak een map c:\ANB5 aan en plaats hierin ANB5Fact, ANB5Genie, ANB5Admin, ANB5Config (dat gaat heel gemakkelijk vanuit de gedeelde netwerkmap met daarin de laatste versies met behulp van de batchfile __GET_LATEST_ANB.bat)

    Ga verder met de uitleg onder Installatie en registratie met ANB5Setup


    Zet de meegeleverde DLLs op de juiste plaats

    32 bit: kopieer de DLLs naar c:\windows\system32

    64 bit: kopieer de DLLs naar c:\windows\syswow64


    Ga verder met de uitleg onder Installatie en registratie met ANB5Setup

    >> Nieuwe versies van de executables

    Als er nieuwe versies van de software zijn komt daarvan een email met daarin de links om deze te kunnen downloaden. Diezelfde links staan ook op de lokale php-pagina`s in het menu onder ANB5 downloads.

    Als je zo’n link aanklikt dan kun je kiezen voor opslaan.

    Zoek vervolgens de map op de gedeelde netwerkschijf (bijv n-schijf) die heet “anb5-laatste versies” of ANB5BIN en geef die aan als plek om op te slaan.

    Op de vraag “overschrijven” antwoord je met “ja”. Nu gaat het systeem downloaden.


    Als het downloaden klaar is open je de windows verkenner.

    Je gaat naar de gedeelde netwerkschijf (bijv n-schijf) naar de map “anb5-laatste versies” of ANB5BIN.

    Hierin staat _get_latest_anb.bat. Dat bestand moet je dubbelklikken zodat het de laatste versies kopieert van de n-schijf naar c:\anb5.,/p>

    >> Opstarten van een geheel nieuwe administratie

    Gebruik hiervoor de speciale versie van ANB5Setup waarmee tabellen aangemaakt kunnen worden



    Vul alle gevraagde informatie in zoals bij de gewone installatie op een nieuwe computer.

    Kies nu het tabblad Administratie

    Druk op Administratie aanmaken



    Maak de PHP-pagina`s beschikbaar

    Vul in ANB5Config de verplichte en de gewenste optionele waarden in. Een aantal waarden zijn default aangemaakt, wijzig deze indien gewenst. Kijk hiervoor op de lokale PHP-pagina met de mogelijkheden en defaultinstellingen

    Zorg dat er een printer ge-installeerd is

    Maak een geplande taak om automatisch dagelijks ANB5Util te laten draaien

    Wijzig in ANB5Fact de naam van de klant "eigen vestiging" en "eerste personeelslid" en in ANB5Genie de informatie van leveranciernr 0 in de gewenste info

    >> PHP pagina’s via Microsoft IIS

    Zorg dat de PHP een versie heeft van 5.5

    Driver installeren om te connecten naar de Microsoft SQL-server http://msdn.microsoft.com/en-us/sqlserver/ff657782.aspx

    Plaats de set PHP-pagina's in een logisch vindbare map. Voeg in die map de submap config toe met daarin conf.php. In conf.php moeten de variabelen ingevuld worden voor je eigen server en administratie (achter de // staat als commentaar wat erin kan)

    >> Server Eisen

    ANB5 slaat zijn informatie op in een Micrsoft SQL server. Voor bestaande installaties ondersteunen wij alle versies vanaf versie 2005. Installaties ondersteunen wij vanaf versie 2008r2. Gezien de leeftijd raden wij aan minimaal op versie 2008r2 te gaan zitten. Als besturingssysteem ondersteunen wij alle 64 bits Windows versies vanaf 2008 maar raden 2008r2 of hoger aan. Naast de SQL server wordt ook gebruik gemaakt van Internet Information Server met hierop PHP voor veel rapportages. Alle versies Windows vanaf 2008 worden geleverd met de juiste versie IIS.

    Zowel de Express als de full versions van SQL worden ondersteund. De Express versie heeft zelf geen enkele back-up mogenlijkheid en zal dus altijd met externe tools moeten worden geback-uped. Het maken van minimaal dagelijkse back-ups is zeer belangrijk. Dit zal ook op externe media moeten plaats vinden. Een back-up op een andere partitie op dezelfde schijf heeft dus geen enkele zin.

    >> SQLTransactielog is vol

    Af en toe ontstaat er een probleem met een volgelopen Transactielog.

    Normaal gesproken wordt de transactielog automtisch gebackupped (zie installatie SQL Server). Bij een backup van de transactielog wordt ook het niet meer gebruikte deel leeggegooid. Mocht de backup niet gelopen hebben, dan kun je met de hand de transactielog backuppen zodat hij weer vrij komt. Vergeet niet om na eeen handmatige backup van de transactielog ook een nieuwe backup van de database zelf te maken, zodat er eventueel een point-in-time recovery mogelijk is naar een bekend backup-tijdstip.


    Zoek ook uit of laat uitzoeken waarom de backup niet loopt, anders herhaalt het probleem zich in een aantal dagen.




    >Oeps!

    >> Oeps – ANB5Sales upload bestellingen naar webshop mislukt

    Met ANB5Sales ben je onderweg. De opgenomen bestellingen worden ge-upload naar de webshop, om daarna met ANB5Webconnect verder verwerkt te worden. Af en toe gaat er iets mis met het uploaden van de bestellingen. Deze moeten dan nogmaals klaargezet worden voor uploaden.
  • Ga naar de map c:\anb5\bestel en kies de submap met de datum waarop de upload fout ging

  • De bestellingen zitten in xml-bestanden met als naam bestelnummer+upload.xml (datum als jjjjmmdd)

  • kopieer de xml van de bestelling die niet wilde uploaden terug naar de map c:\anb5\bestel

  • Verander de naam van het xml-bestand naar bestelnummer.xml

  • Kies binnen ANB5Sales nogmaals voor Beheer - Upload bestellingen

  • Nu zou de bestelling nogmaals ge-upload moeten zijn.
    Als je een bestelling per ongeluk dubbel upload zal hij ook dubbel verwerkt worden in ANB5. Let dus goed op dat je dit alleen doet met bestellingen die echt niet aangekomen waren!

    >> Oeps – de voorraad is negatief

    Normaal gesproken hebben producten geen negatieve voorraad, je kan immers niet verkopen wat er niet is. Heeft een artikel toch een voorraad onder nul dan moet nagekeken worden of dat terecht is.

    Negatieve voorraad klopt:
    * het product wordt achteraf door de leverancier gefactureerd
    * een klant stond erop om het product alvast op een factuur af te rekenen terwijl het nageleverd moet worden (complete pc met accessoires moet op 1 bon). Een betere oplossing is om dan direct bij de factuur een aparte credit te maken voor het ontbrekende product en dat in bestelling te zetten voor de klant. Dan kan de nalevering apart gefactureerd worden en de klant gebruikt de eerste complete factuur voor zijn administratie.

    Negatieve voorraad is fout:
    * je factureert product A en geeft product B mee aan de klant. Dan is de administratieve voorraad van A te hoog en van B te laag ten opzichte van dat wat er in de kast ligt. Maak een omboekfactuur voor de klant of inventariseer beide artikelen. Dit gebeurt bijvoorbeeld met originele en alternatieve inkt nog wel eens
    * je hebt iets RMA gestuurd onder je eigen bedrijfsnaam wat je niet op voorraad hebt. Neem het administratief terug van de klant OF meldt deze RMA af als klacht niet geconstateerd en maak een nieuwe aan namens de klant OF inventariseer het artikel

    >> Oeps – ik heb een klein betaalverschil

    Afboeken paar cent betaalverschil


    Soms blijft er een betaalverschil van een paar cent over. Dat wil je dan toch graag kwijt uit je debiteuren- of crediteurenlijst.

  • Zoek in ANB5Admin een bankafschrift uit de juiste periode

  • Ga in het middelste lijstje staan en kies met rechtsklikken voor "Nieuwe mutatie toevoegen".

  • Vul een herkenbare omschrijving in (bijvoorbeeld "betaalverschil" met het factuurnummer) en zet de dag op de juiste periode

  • Ga naar het juiste tabblad ("Verkoop", "Inkoop" of "Kosten") en zoek de factuur

  • Klik op "Selecteer" en zet links het bedrag op het openstaande bedrag (bij verkoop gewoon openstaand kopiëren, bij inkoop en kosten daarna nog het teken veranderen van plus in min of omgekeerd)

  • kies "Opslaan"

  • ANB5Admin zal daarna nogmaals de boeking vragen maar nu met het tegengestelde teken voor het bedrag (plus / min andersom)
      Kies nu voor de knop "onbekende overboeking (bankverschil)" op het tabblad "overig" helemaal onderaan om de betaalfout af te boeken

      let op: niet de knop "interne doorboeking" gebruiken

  • >> Oeps – ik heb een pinverschil

    Je zoekt eerst het pin verschil op in het gele pakket via het tabblad "Transactielog - pinautomaat" en de php pagina "Facturen van vandaag". Je ziet dat je bij een klant een pinfout hebt gemaakt.

    Dan ga je in het blauwe pakket naar de desbetreffende klant en zoekt de factuur op. Je klikt met de rechtermuisknop op de desbetreffende factuur en kiest "nabetaling". Bij "pin" vul je het MIN bedrag in wat de klant NIET heeft betaald. Bijvoorbeeld als de klant 5 euro te weinig heeft betaald dan vul je in -5. Voor de pin referentie gebruik je DEZELFDE pinreferentie die je hebt gebruikt toen het mis ging. Bijvoorbeeld de pinreferentie was 9992 dan gebruik je WEER 9992. NOOIT pinreferenties gaan verzinnen. Dan vul je bij "op rekening" het PLUS bedrag in en dan het emailadres leegmaken en "Opslaan zonder print".

    Nu staat er bij de klant een MIN bedrag bij Openstaand, dit is het bedrag wat de klant nog moet betalen. Als je teruggaat naar het gele pakket en drukt op "nu in kas" hoort de pin te kloppen.

    >> Oeps – mijn inkoopprijs is hoger dan 100.000 euro

    Ik krijg bij het inkopen een melding dat de inkoopprijs hoger is dan 100000 euro, wat kan er aan de hand zijn?

    Dit is een product dat niet meer in de prijslijst van de leverancier zit. Je hebt wel een sidebase van de leverancier, maar niet met dit vendorpartnumber er in. Als het niet meer in de prijslijst staat, dan is het vermoedelijk niet meer via deze leverancier leverbaar en gaat de prijs naar 100.000 plus de oorspronkelijke prijs. Deze melding is een waarschuwing dat je dat moet controleren en eventueel over stappen naar een ander, wel leverbaar product. Als het artikel end-of-life is, heeft bestellen namelijk geen zin omdat het toch niet meer zal komen en dan kan je dat beter direct weten.

    Zo’n prijs een signaal dat je eerst moet nadenken of, waar en wat je inkoopt. Je kan niet zomaar gaan afwachten wanneer het artikel komt.

    >Parameters/Referentienummers

    >> Algemeen

    Parameters


    /cid:ANB0 is de algemeen gebruikte parameter om aan te geven voor welke administratie de actie bedoeld is. De letters moeten vervangen worden door de eigen aanduiding, het nummer is het filiaalnummer. Deze parameter kan gebruikt worden bij alle ANB5-programma's die met een parameter opstartbaar zijn.


    Plaats van bestanden


    De basislocatie van ANB5-bestanden is ingevuld in ANB5Config.exe (paarsroze pakket) op het tabblad ANB5Util in de groep Website-webrootlocal. Is er geen webrootlocal aangemaakt dan geldt de map c:\anb5\ANB0\website als basismap. Hierbij is ANB0 de ketenaanduiding+filiaalnummer

    -submap downloads: prijslijsten van automatisch gekoppelde leveranciers in submappen per leverancier

    -submap mailer: logbestanden ANB5Mailer

    -submap orders: xml-orders die automatisch naar leveranciers verstuurd zijn

    -submap prijslijst: csv en html prijslijsten in submappen per prijsdif, gemaakt door ANB5Mailer of ANB5WebConnect


    er zijn aparte mappen aan te geven in ANB5Config voor ANB5Mailbot (ANB5Mailbot - Algemeen - mailbotdir) en jaarcijfers (ANB5Util - Administratief - afsluitpad)

    >> ANB5Fact – configuratie

    De standaard instellingen van deze speciale functies kunnen geregeld worden in ANB5Config, onder ANB5Fact - algemeen. Die bepalen de instellingen van ANB5Fact bij het opstarten. Daarnaast zijn ze aanpasbaar binnen een reeds opgestarte ANB5Fact, voor de periode totdat je ANB5Fact weer afsluit, via het menu "Ïnstellingen", bovenin ANB5Fact



    Snel selecteren

    als er bij de produktselectie rechts slechts 1 artikel resp. slechts 1 serienummer gevonden wordt dan wordt dit automatisch naar het werkblad geselecteerd, zonder dat de selecteer-knop daarvoor nodig is


    Contante verkoop modus

      in deze stand werk je altijd ook met de snelselecteren-instelling!

      na de personeelsselectie wordt als klant automatisch "contante verkoop" geselecteerd

      bij het factureren blijft het scherm voor factuurinformatie en deelleveringen buiten beeld en gaat het pakket rechtstreeks naar het betaalscherm


    Groothandel

    alles in ANB5Fact wordt weergegeven voor een groothandel, dus zonder BTW. Facturen worden wel gemaakt met BTW als het een "klant met BTW" betreft.



    aantalprints

    Dit is het standaard aantal prints dat er gemaakt wordt bij een verkoop. Voor verkoop "afhalen"-"op rekening" komt er automatisch een extra afdruk, waarop de klant kan tekenen voor ontvangst van de goederen en die in de verkoopmap bewaard wordt. In overige gevallen waarin de klant moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of contant geld kan er handmatig een extra afdruk geprint worden. Alle overige facturen komen compact samengevat op de dagafsluiting, zodat daarmee aan de wettelijke plicht tot bewaren is voldaan. Deze dagafsluiting zit in ANB5Admin bij de kascontrole en wordt ook in de verkoopmap bewaard. Het is dus niet nodig om van alle facturen apart een print te bewaren.


    >> ANB5Fact – parameters

    /TAB0 staat voor het opstarten met een nieuw werkblad

      0 werkblad
      1 offerte
      2 bestelling
      3 pakbon
      4 factuur
      5 reparatie
      6 todolist
      7 abonnement
      8 sidebase

    /KLN1 staat voor het opstarten met klantnummer 1

    /PER1 zorgt voor het opstarten met personeelsnummer 1

    /REF1 zorgt voor het direct opzoeken van dit nummer op het geopende tabblad, bijvoorbeeld offertenummer 1

    >> ANB5Import

    /imp zorgt voor het importeren van prijsvoorraadbestanden van leveranciers. Deze hebben in ANB5Config - Externe Communicatie - automatische import de instelling filter= speciaal


    /CSV0000basispad\leveranciers\leveranciernummer\prijslijst\file.csv dit geeft een automatische "algemene csv"-import conform het definitie-bestand, voor de leverancier met 4cijferig leveranciernummer 0000, gevolgd door de filenaam inclusief pad (=basispad\leveranciers\leveranciernummer\prijslijst)



    Bestanden voor automatische import hebben een vaste locatie. Onder de map basispad\leveranciers wordt voor elke leverancier een aparte submap gemaakt met als naam leverancirenummer en daaronder een map prijslijst.

    Voor de leveranciernaam van het definitiebestand (.anb) geldt een speciale opmaak. Hierbij wordt de volledige leveranciernaam uit ANB5Genie (rode pakket) gebruikt, waarin de volgende speciale tekens vervangen worden door een _: enkele quote ' of `, dubbele quote ", spatie  , slash /, backslash \, plus +, dubbele punt :, vraagteken ?, groterdan >, kleinerdan <, pipeline |, asterisk *, punt .



    ANB5Import kan aangeroepen worden met bat-bestanden, bijvoorbeeld:


    - importminexp.bat = ANB5Import.exe /cid:ANB0 /imp

    - import.bat = ANB5Import.exe /cid:ANB0 /imp /exp

    >> ANB5Mailbot

    /RO staat voor de gewone mailbot-run, deze wisselt informatie uit tussen de vestigingen
    /import zorgt voor het ophalen van de bestanden voor de automatische import van informatie van leveranciers. Het gaat hier om de informatie zoals aangegeven in ANB5Config in de groep communicatie extern, naam = leveranciernummer. Let erop dat deze parameter alleen werkt in combinatie met /RO
    /rapport zorgt voor het opsturen van rapportages naar leveranciers, op dit moment GfK. Let erop dat deze parameter alleen werkt in combinatie met /RO
    /daily voor het afdwingen van een daily-mail anders dan in de eerste mail van een dag

    Voorbeelden van bat-bestanden:


    mailbot.bat= ANB5Mailbot.exe /cid:ANB0 /RO
    mailbotmetimport.bat= ANB5Mailbot.exe /cid:ANB0 /RO /import

    >> ANB5Mailer – batchbestanden

    Voorbeelden van bat-bestanden:



  • prijslijstmailingintxt.bat = anb5mailer.exe /cid:ANB0 /PRprquery.txt /TOmlist /FRfrom.txt /TXT

  • prijslijstmailinginhtml.bat = anb5mailer.exe /cid:ANB00 /PRprquery.txt /TOquery /FRfrom.txt

  • nieuwsbriefinhtml.bat = anb5mailer.exe /cid:ANB /MLmailing.txt /TOmlist /FRfrom.txt

  • nieuwsbriefintxt.bat = anb5mailer.exe /cid:ANB0 /MLmailing.txt /TOquery /FRfrom.txt /TXT

  • notificaties.bat = anb5mailer.exe /cid:ANB0 /RO

  • notificatiesklant.bat = anb5mailer.exe /cid:ANB0 /RO /TOquery.txt

  • >> ANB5Mailer – configuratiebestanden

    Voorbeelden van configuratiebestanden:


  • FROM.TXT
      eigen naam

      mailafzenderadres

  • MAILING.TXT
      Nieuwsbrief

      lege regel

      Dit is de Nieuwsbrief, uw maandelijkse update met nieuwtjes,

  • MLIST.TXT
      maildres waar mail heen moet

      tweede maildres

  • PRQUERY.TXT
      where apn in (select apn from offerteitems where offertenummer=3) and ((select voorraad_aantal from voorraad where apn=artikelen.apn)>-1)

  • QUERY.TXT
      and klantnummer=0

  • Voor de configuratiebestanden mag je zelf de naam opgeven, met een paar beperkingen:

    -het bestand met de query waar naartoe gemaild moet worden (/TOquery.txt) MOET beginnen met query, daarna is de rest van de bestandsnaam vrij keuze.

    -als de mailing naar een lijst moet dan MOET de lijst in mlist.txt zitten (/TOmlist). Mailen naar een lijst kan niet voor notificaties, alleen voor mailingen

    >> ANB5Mailer – parameters

    /RO staat voor de notificaties: informatie voor klanten over hun offerte, bestelling, factuur en reparatie. Normaal alleen de activiteit sinds de laatste keer dat anb5mailer gedraaid heeft, maar op zaterdag na 21.00 uur tevens een overzicht van alle backorders en openstaande rekeningen. Deze mail gaat naar alle klanten waar activiteit op is geweest, die een emailadres hebben opgegeven en toestemmng hebben gegeven om gemaild te worden voor notificaties


    /TOquery.txt zorgt voor het mailen aan alle klanten uit de database die voldoen aan het selectiecriterium zoals dat opgegeven wordt in het bestand query.txt. In combinatie met /ro gaat het dan om de zaterdagse notificaties, ook als het geen zaterdag is! Voor mailingen en prijslijsten gaat de mail alleen naar klanten met mailcode "alle mail", notificaties gaan naar alle klanten met ene geldig emailadres.


    /MLmailing.txt verstuurt een nieuwsbrief met als inhoud het bestand mailing.txt. In deze file mailing.txt staat op de 1e regel het onderwerp van de nieuwsbrief-mail, dan een lege regel en daarna de mailbody inclusief html-opmaakcodes. De informatie uit ANB5Config - ANBfact - briefpapier - htmlheader / htmlfooter maakt deze mail af.


    /TOmlist verstuurt de mailing niet naar (een selectie van) de klanten uit de database maar naar een lijst met emailadressen in het bestand "mlist.txt". Elke geadresseerde staat op een eigen regel. Meerdere emailadressen per geadresseerde worden gescheiden met een puntkomma, ";". De parameter is TOmlist, het bestand met de lijst heet mlist.txt


    /FRfrom.txt verstuurt de mailing namens de afzender uit het bestand "from.txt". Op de eerste regel staat de naam, op de 2e het emailadres dat als afzender gebruikt wordt. Dit is alleen geldig in combinatie met een mailing. Notificaties worden verstuurd namens het emailadres dat in ANB5Config onder ANB5mailbot - Verbindingen - verzendadres is opgegeven, of als dat er niet is onder het emailadres dat in het klantenbestand bij de eigen vestiging staat opgegeven.


    /TXT zorgt voor het mailen in txt-formaat in plaats van html-code. Dit werkt alleen voor mailingen en niet voor notificaties


    /PRprquery.txt mailt prijslijsten in plaats van nieuwsbrieven. Het bestand prquery.txt bevat het selectiecriterium voor de prijslijst, welke produkten doen mee. bijvoorbeeld "where ((select voorraad_aantal from voorraad where apn=artikelen.apn)>0)" geeft alleen produkten die ook op voorraad zijn.

    Bij een prijslijstmailing worden eerst de volgende files aangemaakt in mappen onder webrootlocal\prijslijst\:

  • euprijslijst.htm met prijzen voor endusers, dus met prijzen voor prijsdif=200 inc BTW als het een groothandel betreft

  • prijsdif\dealer.htm met klantspecifieke prijzen

  • prijsdif\csvprijslijst.csv met uitgebreide info voor automatische import.

  • Obsolete producten moet je zelf uitsluiten in bestand voor productselectie (" where tagcode<>'ob'")!


    >> ANB5Util

    ANB5Util zorgt voor het nachtelijke bijwerken van de database en het genereren van de administratieve bestanden voor bijvoorbeeld de jaarrekening. Zonder parameters draait de volledige ANB5Util, met de parameters kunnen bepaalde onderdelen apart gedraaid worden.



    /PRS staat voor de prijsupdate. Hiermee wordt de sidebase-informatie verwerkt in de groothandelinformatie en worden de nieuwe dagprijzen vastgesteld, uitgaande van de laatste inkoopprijs (als er voorraad is) of de groothandelinformatie (als er geen voorraad is).

    /AAN herberekent de debiteuren en crediteurenlijst.

    /CYF herberekent de debiteuren en crediteurenlijst en maakt vervolgens de nieuwe bestanden voor statistiek en jaarafsluitingsinformatie aan.


    ANB5Util kan gebruik maken van een eigen basismap, anders dan webrootlocal\afsluiting door het invullen van ANB5Config - ANB5Util -Administratief - afsluitpad


    Voorbeelden van bat-bestanden:

    -util.bat= ANB5Util.exe /cid:ANB0

    -utilprs.bat= ANB5Util.exe /cid:ANB0 /PRS

    -utildebi.bat= ANB5Util.exe /cid:ANB0 /AAN

    -utilcijfers.bat= ANB5Util.exe /cid:ANB0 /CYF

    >> ANB5Webconnect – configuratie en batchbestanden

    In ANB5Config zijn de volgende velden nodig bij ANBMailbot, allemaal van het type string

    • Algemeen
        csvAPNfile - hoe heet het bestand met de productselectie voor de prijslijst, bijv prqueryANB.txt

        csvdirremote - in welke map op de ftp-server staan de prijslijsten(prijslijstmappen), bijv prijslijst


    • Verbindingen
        MySQLDB - remote mysql databasenaam

        MySQLHost - remote mysql hostnaam

        MySQLUser - remote mysql inlognaam

        MySQLPass - remote mysql wachtwoord


    Voorbeelden van bat-bestanden:

    • webeigen.bat = ANB5WebConnect.exe /cid:ANB0 /UPLOAD

    • webuitgebreid.bat = ANB5WebConnect.exe /cid:ANB0 /UPLOAD /UPLOADSB

    • webkort.bat = ANB5WebConnect.exe /cid:ANB0 /UPLOADAPN

    • webklinfo.bat = ANB5WebConnect.exe /cid:ANB0 /KLINFO

    • weballes.bat= ANB5WebConnect.exe /cid:ANB0 /UPLOAD /UPLOADPR /UPLOADSB /SBFIL /KLINFO

    >> ANB5Webconnect – parameters

    ANB5WebConnect zorgt voor de uitwisseling tussen de lokale database en de MySQLdatabase op het internet. Als ANB5WebConnect met de hand wordt opgestart kunnen de web-klanten en web-orders overgezet worden naar lokaal. Ook kunnen RMAverzendnummers worden toegekend en binnen gekomen RMAs worden overgezet naar lokale reparaties

    Voor het draaien van ANB5WebConnect is het wel nodig dat de mysql-database op het internet met odbc benaderbaar is. Dezelfde poort wordt gebruikt voor de dbexpress-toegang in ANB5WebConnect.



    /UPLOAD staat voor het uploaden eigen artikelen en standaard offertes

    /UPLOADPR staat voor het uploaden van prijslijsten

    /UPLOADSB zorgt voor het uploaden van de sidebase-informatie

    /SBFIL zorgt voor het doorsturen van de sidebase naar de vestigingen met ANB5Mailbot

    /KLINFO zorgt voor het uploaden van xml-bestanden voor klanten van oa facturen

    /UPLOADAPN alleen de informative van gewijzigde artikelen uploaden en de voorraad op het web bijwerken

    >> ETA – hoe wordt de verwachte leverdatum bepaald

    ANB5Util bepaalt voor alle bestelde artikelen wanneer ze verwacht worden:







    Voorraad voor deze klantvandaag
    Geen voorraad, wel verwacht in orderETA orderitem
    Geen voorraad, geen orderGrhinf met voorraadvandaag + inkoopfrequentie + leveranciertype
    Geen voorraad, geen orderGrhinf zonder voorraadETA grhinf + inkoopfrequentie + leveranciertype



    Waarbij de bijtelling voor leveranciertype berekend wordt:
  • Nederland +1

  • Europa +2

  • Wereld +7
  • >> Financieel – betaaltermijnen

    In de klantinformatie is er slechts 1 veld voor de betalingsafspraken, genaamd voorwaarden. Dit wordt gedecodeerd voor een gesplitste betaalwijze en betaaltermijn bij de bestelling in ANB5 of webshop.











    voorwaardebetaalwijzebetaaltermijn
    1=contant1=contant1
    2=7dgn netto3=op rekening2
    3=30dgn netto33
    4=vooruit34
    5=incasso8dgn8=incasso5
    6=incasso30dgn86
    7=rembours4=vooruit7

    >> Financieel – typenummers bankafschrift

    1=iDeal

    2=pin

    3=inkoop

    4=kasopname

    5=kasstorting

    6=kosten

    7=chipknip

    8=probleemtype, hier is geen verkoop/inkoop/kosten bij

    9=creditcard

    10=verkoop

    11=intern doorboeken tussen rekeningen van dezelfde fiscale onderneming

    12=kasverschil

    13=sepabatch

    Het referentienummer is het notanummer bij het betreffende type, dus bijvoorbeeld het factuurnummer, kastransactienummer, inkoopnummer, kostennotanr.

    >> Inkoop – speciale coderingen

    Leverancierfactuurreferentie Vooruitbetaling... hangt aan inkoopfacturen, zit tevens in leverancierorderreferentie van de vrachtbrief. Geeft aan dat er een vooruitbetaling bij hoort.


    In de Opmerking bij een order staat rma 1234 als het een order bij een RMA betreft. Orders met een opmerking beginnend met rma (of RMA) worden daarom ook niet weergegeven in het orderoverzicht, deze zijn in te zien via RMA.

    >> Kosten – speciale kostenplaatsen

    Er zijn een paar kostenplaatsen met een speciale status. De naam van zo'n kostensubgroep mag niet zomaar gewijzigd worden en de namen zijn hoofdlettergevoelig!

    Aflossing lening. Deze komt apart op de balans te staan.

    Afdracht BTW. Deze wordt gebruikt om de afdrachten omzetbelasting te berekenen. Let op dat het jaartal waarop de btw-afdracht betrekking heeft in de omschrijving staat, anders wordt de BTW alsnog verkeerd verwerkt.

    Vennootschap.... Deze komt apart op de balans te staan en wordt voor volgend jaar ten laste van de reserves (het eigen vermogen) gebracht.

    de tekst ...beheer... ergens in de omschrijving van de kostensubgroep (met of zonder hoofdletter mag allebei). Dit is een kostenplaats waarop alle mutaties worden geregistreerd die betrekking hebben op een eventuele beheer-bv. Behalve de tekst beheer moet iets in de naam staan om aan te geven welke beheer-bv het betreft. Beheer-BVs zijn altijd balansposten binnen ANB5. Deze uitgaven worden bovendien weggeschreven in het bestand afsluiting-jaartal-beheer.csv(htm), waarin een overzicht staat van alle uitgaven die betrekking hebben op de beheer-bv, cq dga.

    beginnend met de tekst Prive... Deze wordt weergegeven bij de PHPpagina met de berekening omzetbelasting onder prive. Je moet zelf met de boekhouder overleggen of je ook daadwerkelijk op dat moment aangifte wilt doen van deze uitgaven of dat de boekhouder dit aan het eind van het jaar allemaal in een keer doet.

    opmerking inventarisatie. Deze worden uitgesloten van jaarcijfers (consolideren voor inventarisaties, hetzelfde gebeurt met de bijbehorende verkoopfacturen met klantfactuurreferentie -inventarisatie-)

    >> Logboeken – speciale coderingen

    Er zijn een aantal woorden met een speciale betekenis in de logboeken:

    "Werkzaamheden gestart" - hangt aan bestellingen, wanneer is iemand begonnen met werken

    "Werkzaamheden gestopt" - hangt aan bestellingen, wanneer is iemand gestopt met werken

    "Bijlage" - hangt aan offertes, wordt dan als brief achteraan toegevoegd bij printen

    "Afspraken".. - hangt aan bestellingen, geeft de speciale afspraken aan die gemaakt zijn met de klant en die ook meegeprint worden op de proforma

    "Betalingsherinnering" - hangt aan facturen, houdt bij welke soort betalingsherinnering wanneer is verzonden
      Betalingsherinnering1 =herinnering

      Betalingsherinnering2 =aanmaning

      Betalingsherinnering3 =incassoverzoek

     

    "Reparatie wordt klaar gemeld: " - hangt aan bestelling bij reparatie, timestamp wanneer de reparatie klaargemeld wordt.

    "Abonnement meldingen: " - deze logboeken worden aangemaakt bij een abonnement en worden bij elke actie gekopieerd naar de nieuwe offerte, bestelling, factuur

    "Prijsbeleid;APN " - hangt aan een orderregel, bewaart de nieuwe adviesverkoopprijs, inkoopprijs en marges als deze pas moeten ingaan bij het binnenkomen van de nieuwe voorraadbatch.

    "ANB5Mailer heeft "...: timestamp dat anb5mailer dit document verstuurd heeft naar de administratie van de klant
      contact =Administratie of als dat er niet is het basismailadres bij klantinformatie

    >> Prijzen – klantspecifieke prijslijsten instellen

    ANB5 maakt het mogelijk om automatisch prijslijsten met klantspecifieke prijzen te maken. Deze worden met ANB5WebConnect ge-uplaod naar de website, zodat de klant ze kan downloaden.
    Daarnaast kan op het werkblad van ANB5Fact gekozen worden voor het herberekenen van de werkblad-prijzen naar de klantspecifieke prijsafspraken.

    Deze klantspecifieke prijsafspraken worden vastgelegd in ANB5Config, bij het onderdeel ANB5Mailbot - Algemeen in de variabele van het type memo en met naam csvCustomizedPrices.
    Per soort prijsafspraak komt er 1 regel in deze variabele: type|code|prijsformule|klantstr

    • type: ALL MERK CAT APN OFF

    • code: merkcode catcode APNs(kommagescheiden) offertenummer (gebruik -1 bij type=ALL)

    • prijsformule: KST+11.2% DIF-1% INK+2.50 (laat leeg bij type=OFF)

    • klantstr: klantnummers (gescheiden door komma)


    Voor prijsformule staan hierboven voorbeelden van de formattering. Formules kunnen opgesteld worden met KST=kostprijs INK=inkoopprijs DIF=klantprijs, gerekend met de prijsdif van de klant AVP=adviesprijsex. Daarna kan aangegeven worden met +of- of het een opslag of een korting betreft. Je kan een vast bedrag of een percentage opgeven. Voor kommagetallen wordt een punt gebruikt om decimalen aan te geven.

    Voor elk product wordt eerst de formule voor type=MERK toegepast, daarna die voor type=CAT, daarna die voor type=APN en als laatste die voor type=OFF. Producten die buiten de aangegeven klantspecifieke prijzen vallen houden gewoon hun normale klantprijs, afhankelijk van de prijsdif van de klant.
    Type=ALL: deze klant krijgt voor alles de speciale formule en code=-1.

    Type=OFF: prijsformule blijft leeg. In code zit het offertenummer van de bijbehorende (standaard)offerte met de te gebruiken prijzen. Als het offertenummer in een lijst met standaardoffertes wordt opgenomen, dan worden obsolete producten automatisch verwijderd door ANB5Util. Anders moet je dat zelf met de hand doen. Nieuwe producten zal je altijd handmatig aan de offerte moeten toevoegen. Bedenk wel dat er geen prijscontrole meer op de offerteprijzen zit! Je neemt dus het risico om onder de prijs te gaan verkopen.

    Voorbeelden:

    • merk|hun|kst+15%|356,2789,2769
      Voor het merk Huntkey wordt kostprijs plus 15 procent gerekend voor klantnummers 356, 2789 en 2769

    • all|-1|AVP-10%|14975
      alle producten gaan met 10 procent korting op de adviesverkoopprijs naar klantnummer 14975

    • all|-1|AVP-10|925
      alle producten gaan met 10 euro korting op de adviesverkoopprijs naar klantnummer 925

    • cat|dv|DIF-0.5%|183,600,1292
      Voor de categorie divers wordt een extra korting van een half procent gegeven op de klant-prijsdif-prijs voor klantnummers 183, 600 en 1292

    • off|38||1200
      Gebruik voor klantnummer 1200 de prijzen uit offerte 38 voor alle producten die in die offerte staan. Andere producten houden gewoon de klantprijs

    • apn|12325,12326,12328,13685|kst+8%|127
      klantnummer 127 betaalt voor 4 geselecteerde APNs de kostprijs plus 8 procent

    >> Verkoop – speciale coderingen

    Klantfactuurreferentie Vooruitbetaling... hangt aan facturen, zit tevens in orderreferentie van de pakbon. Geeft aan dat er een vooruitbetaling bij hoort


    klantfactuurreferentie inventarisatie
    Deze worden uitgesloten van jaarcijfers (consolideren voor inventarisaties, hetzelfde gebeurd met de bijbehorende kostenbonnen met opmerking "inventarisatie")

    >Tools

    >> Stickers printen

  • Open ANB5-admin (gele pakket)

  • Open tweede tabblad ("inkoopfacturen")

  • Bij de gewenste zoeksoort invullen waarop gezocht moet worden bv op naam
      "enter" of "zoek" laat alle facturen die voldoen aan dit criterium zien

  • Zoek in de onderste lijst de gewenste vrachtbrief uit, die de artikelen bevat waarvan stickers geprint moeten worden

  • Met het menu-item "Werkblad" kan de informatie ge-exporteerd worden voor het printen van respectievelijk prijskaartjes of serienummers

  • In de map "C:\anb5\CID0\txt" vind je nu het bestand met de informatie. CID0 moet jehierin vervangen door de code van je eigen vestiging
      sn1234.txt is het bestand met serienummerinformatie van vrachtbrief 1234

      vrbr1234.txt is het bestand met prijskaartinformatie van vrachtbrief 1234

  • Met het programma ANB5Sticker.exe kun je van dit bestand stickers printen. Hiervoor zijn verschillende sticker-definities zelf te maken of aan te vragen
  • >Website/webshop

    >> ANB5Web – algemeen

    Een actuele website is tegenwoordig onmisbaar. Nieuwe klanten gebruiken de website om u te vinden. Bestaande klanten zoeken er snel contact-informatie in op, maken hun eigen offerte, plaatsen (en betalen) bestellingen of vragen een RMA-nummer aan. Daarnaast kunt u via uw website allerlei tips en trucs delen met uw klanten.

    Omdat assortiment en prijzen dagelijks wijzigen biedt alleen een automatisch proces de mogelijkheid om altijd up-to-date te blijven. Met ANB5 Business Suite wordt daarom een geïntegreerde website met webshop meegeleverd. Het design van de webshop is volledig naar eigen wens te ontwerpen dankzij het css-/template-systeem en natuurlijk voorzien van de mogelijkheid om iDeal-betalingen te accepteren.

    Het synchroniseren van de website wordt gedaan met ANB5Webconnect. Nieuwe klanten kunnen zich op de website aanmelden en zonder overtypen worden opgenomen in de klantendatabase. Met één simpele muisklik kunt u een complete webshop-bestelling overnemen naar de eigen database, waarbij ook geen fouten meer gemaakt kunnen worden. Als klanten een probleem hebben met een artikel kunnen zij via de webshop een retournummer aanvragen. U bent dan bij binnenkomst van een garantie-artikel al meteen voorzien van de juiste (klacht)informatie

    >> Fouten – mijn IceCAT plaatjes zijn weg

    Productplaatjes zijn weg



    Ergens is iets fout gegaan met de koppeling van de informatie.



    -Controleer of de intern gebruikte merknaam in ANB5 hetzelfde is als de merknaam in sidebase. Zo niet dan kan in ANB5Config met de updatetbvuniformiteit de sidebase-merknaam aangepast worden naar de interne merknaam of de interne merknaam kan gewijzigd worden zodat ze wel weer gelijk zijn.
    -Controleer of de spelling van het vendorpartnr klopt.
    -gaat het om IceCat-informatie kijk dan bij icecat.biz of het product daar vindbaar is met een plaatje.

    >> Klanten synchroniseren tussen website en lokale database

    Klanten die zich op het web registreren
    Druk links op Check webklanten, nu verschijnt links de lijst met klanten die hun webregistratie aangepast hebben.
    Rechts verschijnen automatisch alle lokale klanten met dezelfde achternaam of het zelfde klantnummer als de webklant. Als je denkt dat er een andere bijhoort dan kan je die rechts zoeken. Selecteer vervolgens rechts de juiste klant.

        Het is een reeds bestaande klant: klik in de linkerhelft "Neem lokale info over" om de klant zijn oude, al bestaande klantnummer ook op het web toe te kennen.


    Melding bestaande klant wordt overschreven
      Deze melding krijg je als de achternaam links en rechts verschillend zijn. Dat gebeurd namelijk altijd als je per ongeluk een verkeerde klant hebt uitgekozen. Maar soms is het wel de goede klant, alleen de naam is dan anders, bijvoorbeeld met een medewerker van een bedrijf of een mevrouw met wel of niet haar meisjesnaam erbij. Naar keuze kan je stoppen (=annuleren) of doorgaan. In dat laatste geval wordt de webachternaam overschreven met de lokale achternaam.

      Het is een nieuwe klant die je wilt accepteren: klik in de rechterhelft "Neem internetinfo over" om de klant aan de lokale klantenlijst toe te voegen

      Het is iemand die je helemaal niet wilt toelaten: rechtsklikken in de linkerhelft "Gooi webklant weg"

      Om de een of andere reden is de lokale info beter dan het web maar wil je die toch niet op het web aanpassen. Klik dan rechts in de linkerhelft "Uit edit-lijst web", zodat deze klant niet meer steeds in beeld verschijnt

    Klanten die reeds op het web geregistreerd zijn en lokaal hun informatie aanpassen
    Druk rechts op "Check lokale klantedits", nu verschijnt rechts de lijst met klanten waarvan de lokale informatie aangepast is en die ook op het web geregistreerd staan Links verschijnt de webklant met hetzelfde klantnummer.
      Je wilt de webinformatie aanpassen, druk dan in de linkerhelft op "Neem lokale info over"


        je wilt de webinformatie toch niet aanpassen, klik dan met rechts in de rechtshelft en kies "Uit lokale editlijst"

    >> Mappenstructuur website

    op de website maak je map sitebeheer: inhoud van sitebeheer erin
    op gelijke hoogte maak je een map site. In deze laatste map site zit de eigenlijke website, met daarin:























































    map inhoud
    img
    img/site standaard meegeleverde plaatjes voor de website
    img/cat plaatjes hoofdcategorieen
    img/logos plaatjes merken, naam is logo_merknaam.jpg
    img/pakketten plaatjes met offertenummer.jpg als naam voor de offertesuitgebreid
    img/producten plaatjes per apn die je zelf upload
    img/producten/thumb bijbehorende thumbnails
    img/eigen overige eigen plaatjes
    includes eigen php-pagina`s
    includes/conf.php eigen instellingen en connectie-informatie database
    includes/prijsberekening.php prijsafronding
    templates/ Hierin staat de hele layout van alle pagina's en zijn dus naar wens aan te passen

    >> Speciale informatiepagina’s

    Er zijn speciale memo-mogelijkheiden om de website aan te passen:

  • Intern - Hoofdpagina, deze verschijnt bij het opstarten van de site en via de keuze Home

  • Site - Speciale Pagina - Aanvulling hoofdmenu, de inhoud van deze pagina wordt toegevoegd onderaan het hoofdmenu

  • Op elke gewenste plek kan door middel van de template files een nieuwe memo ingevoegd worden. Dit kan door de volgende code op te nemen in de betreffende template:{memo(memonr)}
  • >> Teksten op de website plaatsen

    Om teksten op de website te plaatsen moet je toegang hebben tot de berichten in wordpress.

    Je kan een nieuw bericht aanmaken en voorzien van categorie informatie en eventuele trefwoorden. Voor de opmaak kan je gebruik maken van stijlen zoals die in je thema-css zijn opgenomen. Bij gebruik van het ANB5 thema vindt je de css-informatie in de map onder wordpress/themes/anb5.

    In de ANB5 css zit bijvoorbeeld opmaak voor titels (H1 t/m H6), tabellen, div-containers met verschillende breedtes (span1 t/m span12, 60px plus veelvouden van 80px), menubalken, invoervelden, knoppen en nog veel meer.

    >> Teksten op de website: dynamisch producten toevoegen

    Binnen de ANB5website kunnen aan berichten lijsten producten worden toegevoegd. Ze kunnen uitgezocht worden op een eigenschap en je kan zelf opgeven welke kenmerken getoond moeten worden. Ook kan er een formattering in html worden opgegeven in een pagina-template:

    [anb5product parameternaam=parameterwaarde parameternaam=parameterwaarde parameternaam=parameterwaarde]

    <p>
    <h2>||DESCRIPTION||</h2>
    <sub>||PRICEINC|| inclusief BTW, ||PRICEEX|| exclusief BTW</sub>
    </p>

    [/anb5product]




    Parameternaam verwijst naar selectie- en weergave-opties, parameterwaarde is dan het selectie- of weergave-criterium.

    Selectie om op te zoeken:

    • description: woord uit productomschrijving

    • productid: APN van het weer te geven artikel

    • category: productcategorie

    • subcategory: subcategorie van de weer te geven artikelen

    • vendor: artikelen van dit merk (of land)

    • offerte: waarde bevat het offertenummer

    • maxprice: producten met een verkoopprijs lager dan maxprice (gebaseerd op de verkoopprijs voor prijsdif=100)

    • minprice: producten met een verkoopprijs hoger dan minprice (gebaseerd op de verkoopprijs voor prijsdif=100)

    • instock: true als alleen producten met voorraad weergegeven moeten worden

    • instockinstore: nummer van filiaal waar de voorraad moet liggen


    Weergave:

    • maxwords: het aantal weergegeven woorden uit DESCIPTION_SHORT van de productspecificaties

    • aantal: hoeveel resultaten per scherm weergeven

    • volgorde: sorteervolgorde met als mogelijke waarden (parameternaam volgorde lijkt te werken, eerdere notities suggereren parameternaam order)

      • random: willekeurig

      • prijsasc: oplopende prijs

      • prijsdesc: aflopende prijs

      • apn: productnummer

      • stock: aantal op voorraad

      • description: alfabetisch op omschrijving

      • offer: volgorde waarin ze in de offerte staan (dit werkt momenteel nog niet helaas)




    De parameters die gebruikt mogen worden in de pagina opmaak verwijzen naar productspecificaties of prijzen:

    • APN

    • EAN

    • VENDOR

    • VENDORPARTNUMBER

    • LINK

    • DESCRIPTION

    • DESCIPTION_SHORT

    • PRICEINC

    • PRICEEX

    • IMAGE_LOW

    • IMAGE_HIGH

    • SHORTTEXT

    • LONGTEXT


     




     

    De aanroep in een tekstpagina is bijvoorbeeld:

    • [anb5product productid=00010256]

      • hierbij krijg je een default weergave van APN=10256



    • [anb5product offerte=19727 aantal=100]

      • gebruik hier het offertenummer zoals je dat ook in ANB5Fact hebt, en niet het prijslijst nummer van de website



    • [anb5product vendor="India" description="Boeddha" instock=true minprice=400 maxwords=3]

      • hierbij krijg je een default weergave van alle producten met "merk"=India en omschrijving bevattend Boeddha waarvan voorraadaantal>0 en prijs hoger dan 400 euro. De eerste 3 woorden uit de omschrijving worden weergegeven (dat bepaald de breedte)



    • [anb5product category=”Outlet” subcategory=”Laptops”]
      <p>
      <h2>||DESCRIPTION||</h2>
      <sub>&euro;||PRICEINC|| inclusief BTW, &euro;||PRICEEX|| exclusief BTW</sub>
      </p>
      [/anb5product]

      • door het gebruik van [anb5product ....] [/anb5product] kan je zelf de weergave vastleggen met html-formattering



    • <tr>[anb5product productid=13303]<td><img src="||IMAGE_LOW||" width="50"/></td><td><font size ="-1">||DESCRIPTION||</font></td>

      <td><font size ="-1">||PRICEEX||</font></td>

      <td><font size ="-1" color = "red"> 175.-</font></td>

      <td><font size ="-1">RFA</font></td>

      [/anb5product]

      </tr>

      <tr>

      [anb5product productid=13303]

      <td><img src="||IMAGE_LOW||" style="max-height:80px; max-width:160px"/></td>

      <td><font size ="-1">||DESCRIPTION||</font></td>

      <td><font size ="-1">||PRICEEX||</font></td>

      <td><font size ="-1" color = "red"> 175.-</font></td>

      <td><font size ="-1">RFA</font></td>

      [/anb5product]

      </tr>

    >> Webshop – actieproducten weergeven op de hoofdpagina

    PHPcode is op aanvraag verkrijgbaar. De code kan gewoon opgenomen worden in een informatiepagina, bv Intern - Hoofdpagina


    Op eerste regel van de code staat: $productArray = randomproduct(300 12345)

    Hierin is het tweede getal het nummer van de standaardofferte waaruit producten moeten worden getoond. Deze standaardofferte wordt opgegeven in ANB5Config - ANB5Fact - Algemeen - offertescompact. Met ANB5Fact kunnen de artikelen worden beheerd in deze lijst.

    >> Webshop – systemtray applicatie

    Met behulp van de ANB5 Systemtray applicatie kunt u eenvoudig vanaf elk werkstation monitoren wat er op uw site gebeurt. Het geeft aan of er nieuwe weborders staan en of er klanten hun klantinfo hebben gewijzigd of zich hebben aangemeld.


    Vereisten:


  • Een windows XP/Vista of 7 installatie.

  • Het ANB5 websitepakket, minstens versie 5.8

  • Eenmalig toegang tot de configuratiebestanden op het web


  • Het programma bevind zich in de algemene ANB5 download als zip file: anb5tray.zip



    Zorg ervoor dat er op het web een API key is geconfigureerd, die langer is dan 20 tekens. Noteer deze ergens zodat u deze later kunt terugvinden. Vervolgens pakt u de bestanden uit die in de ZIP file zitten die u heeft gedownload. Wij raden aan om deze op een centrale plaats te zetten, bijvoorbeeld de N-schijf. Dan hoeft u niet op elke computer de bestanden te updaten als er een nieuwe versie is.



    Vervolgens past u de bijbehorende INI file aan. Het [main] blok wordt standaard ingeladen, alle andere zijn mee te geven bij het starten (anb5tray.exe anb0 bijvoorbeeld). Bij naam vult u een korte code in waaraan u uw website kan herkennen. Bij website vult u de link in waar anb5web is geinstalleerd, zonder een slash op het einde. Bij API key vult u dezelfde api code als dat er in config.php staat. Start nu het programma op.


    Tip: Maak een snelkoppeling van dit programma in uw 'opstarten' map zodat deze automatisch met uw computer opstart.

    >> Webshop – volgorde menu-items

    Bij submenu wijzigen krijg je een optie "level", hoe lager het getal hoe hoger het submenu-item in de lijst komt. De volgorde van de hoofdmenu's wordt bepaald door het laagste level van de submenu-items.

    >> Webshop iDeal

    Op het moment hebben we een koppeling met het bedrijf Sisow. Een account is hier aan te vragen.

    Als u een account heeft kunt u in het configuratie bestand op de webshop het gedeelte over de iDeal payment gateway invullen (u gebruikt dan vendor assurepay en de authenticatie gegevens van Sisow).

    U kunt voor u zelf een testaankoop doen bij uw webshop en deze zelf met iDeal betalen.

    Afhankelijk van de instellingen die u bij Sisow gemaakt heeft krijgt u de gezamelijke iDeal-betalingen over een periode overgemaakt naar uw bankrekening. U verwerkt deze bij uw bankafschrift alsof het een chipknip is (per transactie). Aan het eind houdt u de bankkosten over die Sisow ingehouden heeft bij de overbooking en daar maakt u een kostenbonnetje voor aan.

    >> Webwinkelkeur aanmeldlink

    Stichting WebwinkelKeur